介護系イベントを開催したい方へ①(kaigo×kaigo ツナガルをモデルに)
kaigo×kaigo ツナガル代表の曽木です。
今回は私が代表を務めるツナガルを例に、イベント開催の手順や注意点等を書いてみます。
私自身、たいした経験があるわけでもないですが、あまり経験を重ねると最初の頃のことを忘れてしまいそうなので、いまのうちに書いておきます(笑
①まず初めに
まずツナガルは、任意団体です。任意団体とは何か？等はGoogle先生を頼ってください。
勿論個人でもイベントを開催することはできます。
ですが、私は先に団体の設立をした上でイベントを開催する方法を選びました。仲間と一緒にやりたかったので。
※それと、「第1回ツナガルイベント」ならお客さんを呼ぶ宣伝はできるけど「第1回曽木達のイベント」とか、自分が辛いでしょ(笑
また、集客や活動報告、発信力を考えると、各SNSのアカウントやwebサイトがあったほうが確実に良いです。
まずそれらがないと宣伝しようがないですし、参加する側から見てもしっかりしたものがあるほうが説得力も安心感も感じやすいです。
ツナガルでは団体の設立告知前にTwitter、Facebookのアカウント・ページと、webサイトを作成しました(初心者でも無料でつくれるサービスがたくさんあります)。
全て作成が完了した上で、団体の設立と第1回イベント開催を同時告知しました。
②開催場所について
ツナガルは現状で、レンタルスペースを借りてのイベント開催を主としています。
まずどういった内容のイベントにして、何人くらいの人を呼ぶつもりなのか。それに応じて場所を探します。
場所探しには以下のサイト等を利用しています。
また、公的な場所(公民館とか市区町村が運営している建物の会議室とかいろいろあります)を使うと費用がかなり抑えられますが、だいたいは「その地域に住んでいるor働いている人」でなければ借りられません。
その他、規則も民間のものよりは細かいものもあったりもします。
また、ツナガルでは現在レンタルスペースを借りるときは、必ず「バリアフリーの会場」であることを条件にしています。
これについては以前の大失敗を反省し糧にして、今に至ります。
https://note.com/tohru_sogi/n/n7c6b015b244e
会場を探すときの注意点ですが、レンタルスペースの紹介サイト等に書いてある内容は「全くあてになりません！」と言ってしまおう。
もちろん、書いてある備品などはあるでしょうし、素晴らしい会場もあります。
でも、「ゆったりしたスペース」とか「広い入口」とか、そういう抽象的な表現は、何の意味もありません。
会場選びは、基本的に「内覧」をすることを強くお勧めします。
③開催日時や参加費、宣伝について
開催規模や条件に合った会場を選んだら、開催日時を決めて会場を抑えます。
申し込んでしまったらもう後には引けません。開催あるのみです。参加費を集めないと、自腹ですからね。
参加費の設定は、とても重要です。
ゲストスピーカーを呼ぶのか、ケータリング等を利用するのか等々。内容によって使う費用は大きく変わります。
ツナガルでは現状ゲストは呼んでいません。ケータリングも使わず、こちらで用意するのはちょっとしたお菓子程度です。なので参加費は介護のイベントとしてはかなり安価な1300円です(2020年1月現在)。
これは、3000円4000円する講習やイベントへの参加を躊躇する層の人たちでも気軽に参加できるイベントをつくりたいという考えの表れでもありますし、そこが「隙間」だと見た戦略でもあります。
自分が「なんのために、どうやって、どんなイベントを開催するのか」という、根本的なところをよく考えた上で、その理念に合った金額を定めるのはとても大事だと思います。
また、何曜日の何時にやるのか。どれくらいの期間を使って宣伝・集客をするのかもとても大事です。
介護現場従事者は不定休の人が多いため、土日にやれば来れるというものではありません。また、事務職だと月末月初は忙しいという方も多くいます。
また、土曜日は「他の団体のイベントも多い」です。つまり似たようなイベントと競合の可能性があるので、注意が必要です。
子供が小さいママたちは、開催時間が夜だと厳しいという方もいます。しかし、仕事後の参加を増やしたいのであれば、夜の方が集客は望めます。何かを諦めなければなりません。
集客期間については、現場職に職場の希望休を使ってもらうことを意識するのか(つまり希望休の締め切りへの配慮が必要)、それとも希望休なしでも集める自信があるのか。
ツナガルでは大きなイベントについては開催2か月前には告知をします。ですが、数日で埋まってしまう人気イベントもありますので、一概に2か月必要なわけではありません。自分の知名度やゲスト等を併せてよくよく考える必要があるところかと思います。
余談ですが。
実際に集客を始めてから、反応が鈍いと毎日気持ち悪くなります。赤字の恐怖、集めておいて当日になったらガラガラだったら、それでも来てもらった人に申し訳が立たないだろう恐怖。そういった想像でなかなかのストレスに襲われます。毎日ものすごく気になります。
参加者希望者が一定数を超えてくると安心感が増してきますが、このストレスは開催するたびになるので、そういう覚悟はある程度必要かもしれません。特に私みたいに貧乏な人が開催すると、だいぶきついです(笑
その2へ続く...(そのうち書きます)
この記事が気に入ったらサポートをしてみませんか？