業務の集約化、メリットとデメリット①

勤め先が業務の集約化をスタートして1年半あまりが経過しました。正直に言うと、一部の業務はまだ軌道に乗ったとは言い難い状況です。それでもメリットを感じる部分があるので、デメリットと併せて数回に分けてnoteに書いていきます。今日はメリットについて。

まずわかりやすいところから、業務を集約化することで、見積が得意な人は見積センターへ、発注が得意な人は発注センターへ、電話応対が得意な人はコールセンターへ…ということができるので、各業務のクオリティーが高くなり、バラつきが減ります。適材適所で人員配置できていれば、の話ですが。

それと、内勤業務にあたっている人は休みを取りやすくなります。今までなら、例えば各営業所に1人しか事務員がいないとすると、その人が休む日は事務員以外の人が内勤業務を担わないといけません。営業が外出できない状況になりがちです。でも、見積センターで1人休んでも、見積センターには複数人いるので見積業務がストップすることはありません（多少ペースが落ちることはもちろんあります）。営業活動に支障が出にくくなります。

そして、意外とこれが一番のメリットだと思っていますが、不正が生じにくくなります。今までなら、営業1人に1人の事務員がついていました。1対1って、馴れ合いになりがちです。ついつい、本来はこうしないといけないけど、ちょっと目をつぶってもらえないかな…みたいなことが起こりやすくなってしまいます。ところが、内勤業務が集約化されると、見積はこの人、発注はこの人、請求はこの人…と、バラバラの人が対応します。こうして関わる人が増えると、全員にちょっと目をつぶってもらえないかな…は、通用しなくなってきます。不正を働きづらくなるのです。

おぅおぅ、なんだかいいことづくめやなぁ！と、ここまでだと思えるのですが、もちろんデメリットもあります。デメリットはまた次回に。