相手に伝わって初めて意味がある！

今回は『伝え方のキホン』をもとに相手に伝えるについて書いていこうと思います。
よろしくお願いいたします！

会社では教えてもらえない ムダゼロ・ミスゼロの人の伝え方のキホン

■伝え方がうまい人は「相手視点」で話をする

新入の時よくやってしまっていましたが、自分が話したいことを話すのはNGです。
自分が相手だったら、自分の知りたいことだけ知りたいですよね。

【留意点】

1.  相手の知りたいことを話す

2. 相手が理解しやすい順番で話す

3. 相手が理解しやすい言葉、表現を使う

4. 相手が興味を持つように話す
   

 

■伝わったかどうかは「相手の反応」がすべて

伝えるとは相手に伝わって初めて意味があると思っています。
話が伝わっていない場合、相手は何かしらのサインを発します。
サインとは非言語（表情やしぐさ）での反応が多く、以下をチェックしてみてください。

【チェックポイント】

• 顔色はくもっていないか？

• 眉間にしわが寄っていないか？

• 首をかしげていないか？

• 目がボーっとしていないか？

• 話を聞き入ることはなく、忙しく動いていないか？

ただ、昨今はリモートワークで表情などが見えない場合も多いです。
その際は、ある塊ごとに「伝わりましたか？」、「何かご不明な点はありますか？」、「〇〇の部分は理解いただけましたか？」と確認するのがよいです。

■思いつきではなく「箇条書き」で話す

とりあえず思いついた順に話すのはビジネスでは問題ありです。
頭の整理のために3～5個に内容を絞り、メモに書き出すとよいです。

ex.A社へのプレゼン結果と今後についてのメモ

1. A社へのプレゼン

2. 反応は上々

3. 商品データ提出

 また、ここでは5W3Hを意識するとヌケ・モレを防ぐことができます。

 

■伝え方のテンプレート「結論優先型」

別名PREP法と言われているテンプレートです。
ただ全貌を説明しているところに差異があります。

1. 全貌　(どんな用件か？)

2. 結論　（もっとも伝えたいメッセージは何か？）

3. 理由　（そのメッセージの理由は何か？）

4. 詳細　（どんな詳細か？）
   

 

■「〇個あります」で見通しを示す

これから話す内容は〇個あると伝えておくと相手に安心感を与えることができます。
これを言っておくのとそうでないのでは相手の集中力が違うように感じます。

ex.ご報告が3つあります。第一に…、第二に…

 

 ■事実と意見は分けないから誤解される

理系の現場で働いている自分は特に気をつけていることです。
起きている事象（＝事実）と自分の推測(意見・解釈)をごちゃごちゃにしてしまうと現場が混乱します。
ですので、意見を言うときは前置きが重要になります。

【前置き例】

• 個人的な意見ですが

• 私としては

• 私見ですが

 

 長くなってしまったので残りは次回に書いていこうと思います。
最後までお読みいただきありがとうございました。