Zoomのホストが気をつけること

こんにちはこんばんは。おはようございます。さて世の中の流れに呑み込まれまいとうち（環境NGOで働いてます）もZoomを使ったイベントを始めました。

日本各地の動物園とつないで配信する中継イベントは先日無事に第1回を終えまして、なんと初回から70名ほどの方にご参加いただき、盛況のうちに終了。

とはいえ、これまでZoomといえば数名参加のミーティングにしか使ったことがなかったなかでいきなりのこの規模ですから、大きなトラブルこそなかったものの、次に向けてたくさんの課題も見つかりました。それについてしばらく書いていこうと思います。

1.何はともあれ有料版のライセンスを買おう

無料版は3人以上で使っていると40分で接続が切れちゃいます。仲間内ならともかく、外部から人を招待しておいて「すみませーん、そろそろ40分なのでいったん切れます。お手数ですけどこっちに入り直してください」とかさすがにあり得ないですね。月額2000円でZoom Proにランクアップできますから、しのごの言わずすぐにライセンス買うべきです。

2.ホストは複数いないとまわらない

参加人数が30人を超えてきたあたりから、ホスト（主催者）がワンオペで全てに対応するのは厳しくなります。有料ライセンスを持っていればホストを複数の人数で務める「共同ホスト」機能が使えます。

「メインでしゃべる人」のほかに、「チャット機能を読んだり情報を投げ投げたりする人」や「参加者の招待やミュートを管理する人」など、最低でも3人いると安心。

一旦イベントが始まってしまうとメインスピーカーはチャットを追ったり遅刻してきた参加者の招待ボタンを確認したりする余裕は一切なくなってしまうと割り切り、バックオフィスは他のスタッフにまかせるのが吉。しゃべる人はしゃべることに集中するのが、良いイベントを提供するのにつながります。

3.ホストは名前を変えておこう

共同ホストがいるときには名前欄を編集して「鈴木一郎（共同ホスト）」みたいに明示しておくのがマナーです。

参加者が多いイベントだと、スタッフの名前を知らない人も当然いるはず。そんなときにこうして自分の存在をアピールしておくことで「あ、この人はスタッフなんだな、だからスピーカーの人とタメ口でしゃべったりしてるんだ」と参加者に理解してもらうことができます。

これをしないと「こいつだけなんでいきなり質問したりできるんだよ」と他の参加者に余計な不満を抱かせる原因になる可能性もあります。

4.なんなら背景も揃えておこう

そんな共同ホストは、背景を変更する機能を活用してみんなが同じ背景にしておくともっとわかりやすい。フォントを入れた画像で団体名を表示するのもいいですし、団体を象徴するような画像を使う、というのもアリです。

とにかく同じものを使うこと。あんまりやってる人を見かけませんが、参加者にも一発で理解してもらえるのでお勧めです

5.リハは必須

これはもう絶対。絶対、です。慣れてきても必ずやりましょう。自分だけでやるパターンと、シナリオに沿ってできるだけスタッフ全員がそろい、本番に近いシチュエーションで行う2パターンを両方ともやっておくのが理想です。

自分だけでやるリハーサルで気をつけるポイントは画面共有のタイミング、マルチディスプレイを使っているときの設定など。

画面共有機能を使っているときにプレゼン資料を全画面表示にしたりするとZoomがどの画面にあり、プレゼン資料はどの画面で管理していて、カーソルがどこにあるのか、がわかりにくくなったりします。本番中にいきなりそんな状況に陥ると、確実にプチパニック状態ですから、そんな恐怖に怯えないために、とにかく念入りにリハーサルを繰り返しておくと良いと思います。

6.YouTube配信もした方が良い

最初の設定がやや難ありですが、そこを越えればYouTube配信が簡単にできてしまうのがZoomの良いところ。配信はプライベート（非公開）かパブリック（公開）かを選べますし、何より公開しておけば、動画のアーカイブが残ることが大きな魅力。

Zoom録画は容量がデカい。ローカルに撮っておいて後で編集しようとか考えない方がいいし、Zoom Proでもらえる程度のクラウドの容量はすぐいっぱいになってしまう。イベントに参加できなかった人が見るためにはYouTubeに上げておくのがベストな選択です。

さて、今日はここまで。明日ももう少しZoomの話題でいけそうです。