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Exchange Onlineでメンバーの予定表の内容を見れるように一括変更する方法

あどみ@ティーケーネットサービス

こんにちは！駆け出しITコンサルのあどみです。
今回はMicrosoft 365 ビギナーお悩みあるあるから1つ。

国産のグループウェアに慣れていると、Exchange Online の予定表を使い始めた時に必ずと言っていいほど躓く問題があります。それは…「他の人の予定表が見えない問題」です。

デフォルトではグループスケジュールを開くと、自分以外の人の予定は予定が入っているところが塗りつぶされているだけで、その予定の内容を知ることはできません。予定のありなしだけがわかっても内容がわからないと、「佐藤さんは14：00～15：00に予定が入っているようだけど、これは外出しているのかな？そしたら移動時間を考えると会議は16：00以降にしたほうがいいよね…？」というように、予定を合わせたいときにちょっと困りますよね。

一人ひとり個別に設定変更することはできますが、社員が数十人、数百人といるとあまり現実的ではありません。そこで今回は、Exchange Onlineでメンバーの予定表の内容を見れるように一括変更する方法をお伝えしたいと思います！


予定表の共有設定の規定値を一括変更する

Exchange Online の予定表の共有設定を一括で変更するにはPowerShellを使っていきます。

要注意！事前に確認しましょう

  • Windowsアップデート
    作業する前に…お使いのPCの、「Windowsアップデート」が最新の状態になっていることを確認してください！これが最新でないとエラーが出てPowerShellの内容が正しく反映されないことがあります。

  • メールボックス
    そもそもメールボックスは作られていますか？Exchange Online が使えるライセンスが割り当たっていないなど、メールボックスができていないと、PowerShellでコマンドを流しても設定が反映されません。


1．EXO V2 モジュールをインストールする

PowerShellでコマンドを流す前準備として、EXO V2 モジュールが必要です。
こちらからダウンロードしましょう。

2．PowerShellを開く

タスクバー左下の🔍のマークのところで「PowerShell」と入力して検索、「管理者として実行する」を選択してください。


3．コマンドを流す①

PowerShellを管理者として実行できたら、下記のコマンドを流します。

Connect-ExchangeOnline -UserPrincipalName navin@contoso.com

※[navin@contoso.com]は自社の管理者アカウントに置き換えてください


4．サインインする

3．のコマンドを流すと、ポップアップでMicrosoft 365へのサインインを求められます。管理者アカウントのパスワードを入力し、次へ進みます。


5．コマンドを流す②

サインインができたら下記のコマンドを流します。

$AllMailbox = Get-Mailbox | Where-Object { ($.RecipientTypeDetails -eq "UserMailbox") -or ($.RecipientTypeDetails -eq "RoomMailbox") -or ($_.RecipientTypeDetails -eq "EquipmentMailbox")}
foreach($MailBox in $AllMailbox){
$MailAddress = $MailBox.PrimarySmtpAddress
$MailBoxName = $MailBox.Name
Write-Host "「${MailBoxName}」の予定表のアクセス権限を「参照」に変更します.“
Set-MailboxFolderPermission -Identity “${MailAddress}:\予定表” -User “既定” -AccessRights Reviewer

このコマンドを流し、「[ユーザー名]の予定表のアクセス権限を『参照』に変更します」という結果になれば成功です！


成功例

ちなみに、成功した場合はこのような画面になります。


おわりに

これでメンバーの予定が、予定のあり・なしだけでなく、「●×社訪問」など予定の内容も見られるようになります。社員が数百人といてもこの作業だけで規定値をあっという間に変えられるので一安心ですね！

今回はExchange Onlineを取り上げましたが、Microsoft 365には管理画面の設定変更だけでは実現できないことが多々あります。さらにIntuneなど、高度なサービスを利用しようとすると、細かい設定はコマンドで指定する必要が出てきます。

私なんかは、コマンドと言われただけで身構えてしまいますが…逆に言うとコマンドも駆使できれば、痒い所に手が届く設定にできると思うと、自由度が高く自社に合った使い方ができるのはいいところですよね。とはいえ、一から勉強するというのも大変なので、お近くの専門家に相談してみてください。

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