テレワーク中の飲み会幹事の心得
コロナが第5類になり忘年会や新年会が開かれる会社も多くなりそうですね。
私は飲み会大好きなのであまり気にしていないですが、飲み会嫌いな方からすると、ついに来てしまったか…という感じですよね。
私は飲み会の幹事役になることが多く、数人規模から数十人規模までの飲み会を月1回程度開催しています。
飲み会幹事はよく面倒くさいと思われがちですが、私としてはおいしいポジションだなと思い、割と楽しみながら行っています。
ただ、幹事が楽しいかどうか左右する、ある1つのことがあります。
そこで、今回は飲み会幹事を楽しく、楽にこなしていく手順を紹介していきたいと思います。
①知っておきたい、飲み会幹事のメリット。
飲み会幹事をやるのは嫌な方が多いと思いますが、幹事を行う事で得られるメリットもあるので紹介していきます。
メリット1：好きなお店を選べる
参加者のある程度の好みを押さえていれば、気になっているお店を選ぶことができます。
よほど変な店を選ばないかぎり満足してもらえるので、好きなお店を選びましょう！
メリット2：仕事の信頼度があがる
幹事をそつなくこなすと、それだけで仕事の信頼度が上がると思います。
単純なことですが、「みんなに確認を取る、日程を調整する、お店を予約する、お会計をする」という一連の流れは仕事に通ずる部分もあるので、評価はされていくかなと思います。
メリット3：顔が売れる
たまに知らない方が参加されたときも、飲み会幹事と言うことでお金をいただいたり、仕切ったりすることで自然と顔を覚えてもらえると思います。
メリット4：クレジットカード払いでポイントゲット
お会計をクレジットカードで払うことで少しですがポイントがもらえますよね。ちりつもではありますが、ちょっとおいしいポイントです。
メリット5：予約サイトでポイントゲット
食べログだとTポイントがたまり、TポイントをPayPayポイントに交換できるので、こちらも若干ですがおいしいポイントです。
②私が飲み会幹事を楽しくこなせている理由
私が飲み会幹事を楽しくこなせている理由は「周りが協力的だから」です。
「自分ではどうしようもないじゃないか！」と思われるかも知れませんが、幹事の対応次第で周りの協力具合は結構左右されることだと思います。
（③飲み会幹事を楽にこなす工夫 でご紹介します。）
周りが協力的とはどう言うことかというと、お店を選んでくれたり予約してくれたりするのではなく、出欠連絡に期限内にしっかりと返信してくれることです。
飲み会の幹事って面倒だなと思う反面、やる事って少ないですよね。
私は割と大雑把にこなしているので、下記のポイントだけ行っています。
やること①日程の決定
やること②お店の決定・予約
やること③当日の仕切・支払
周りが協力的だと「やること①日程の決定」は割と直ぐに決まります。
流石に全員参加となると厳しい事もありますが、部署の飲み会は基本的に中日と休み前日（例：水曜日と金曜日）に行う事が多いと思うので、最大人数を集められる日は意外と簡単に決まっていきます。
※出席者が偉い方だとそうは上手くいかないと思いますが・・・。笑
こんな感じで、面倒な飲み会幹事も最小限やることをやっていれば上手くいき、メリットも大きいので楽しんで行う事ができるんです！
③飲み会幹事を楽にこなす工夫
私が飲み会幹事を楽にこなすためにやっていることは、恐らく多くの方がされているのかなと思います。
ただ、テレワークで出社していない時に開催する際は少し工夫していますので、その方法も紹介していきます！
工夫①出欠表を作る（大人数の場合）
飲み会を開く際に大人数になるとメールで管理するのが面倒ですよね。
そこで私は飲み会出欠表をExcelで作成し、共有リンクでみんなに送っています。
ここでのポイントは、候補日と出欠を一気に行う事です。
Excelに直近1ヶ月～2ヶ月の中日・休日前を記載し、参加できそうな日程に”○”をしてもらいます。
そして、人数が多く優先順位が高い方（上司など）を候補日として決定しています。
候補日一覧に”○”を付けるだけということ、周りのみんなが入力しているのが見えることで、周りの協力は得られやすくなるかなと思います。
これだけで候補日と出欠を一気に片付けることができるのでおすすめです。
工夫②リマインドメールを送る
いくら出欠表を送付したとはいえ、忙しくて忘れる方もいらっしゃいますよね。
そんな方には直接リマインドすればOKです。
仕事でも返信が遅かったらリマインドするのと同じ事ですね。
最初に回答期限を1週間用意しておき、返信がない方がいればリマインドした日に入力してもらえば1週間ちょっとで日程が決まります！
工夫③早めに店は押さえておく
日程が決まったら直ぐにお店を押さえることが重要です。
特に大人数となると入れる店が限られる場合があるので、めぼしいお店があれば押さえておきたいです。
私も何度か「面倒だから明日やろう…」と先延ばしした結果、目を付けていたお店が取れなくなって焦ったことがあったので、お店を見つけていたら日程が決まった数日中に押さえておきたいです！
工夫④出欠表で最寄り駅を聞いておく（テレワーク中の工夫）
テレワークの人がどこに住んでいるか把握されている方はほとんどいないと思います。
そして、間違ってみんなが行きにくい場所を選んでしまうと文句を言われるかも知れません。笑
そこで、最寄り駅を聞いておくことでお店選びを簡単にしましょう！
最近は複数の駅から最寄り駅を探すことができるサービスも豊富なので、最寄り駅を調べておくことで、自分自身の安心にもつながります！
さいごに
飲み会幹事をやることになったら面倒ですが、メリットを感じながら行うしかないですよね。笑
これから飲み会幹事をされる方が、少しでも楽しく、楽に幹事をこなしていける記事になっていれば嬉しいです！
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