公式サイト運用

【重要】

当記事は18歳以上を対象としております。

はじめに

Twitter（「X」（エックス）に改称）やInstagramなどのSNSでの広報が主流になりつつある昨今ではありますが、依然として公式サイトの需要は非常に高いといえます。
企業や団体や商店や習い事教室の概要や歴史、最新情報やサステナビリティへの取り組みや目標など。
いわば、企業や団体や商店や習い事教室などを代表する「顔」とも言える重要な存在です。
それだけに、顧客や消費者のニーズに応じたサイト作りが必要不可欠といえます。
本記事では、公式サイトを的確に運用できるための基本的な知識を説明いたします。

もくじ

利用者のニーズの把握

既に公式サイトを運用中のみなさまも、新たに公式サイトを立ち上げるみなさまも、公式サイトを訪れてくれている方達やこれから訪れてくれるであろう方達の層を把握することが大切ですね。
・おおまかな地域
・年齢層
・サイト訪問時間帯
・アクセスに利用されるであろう端末の種類
など
これらを把握したら、次はサイトの設計作業に入ります。

公式サイト設計作業

画面構成

訪問者層を把握できたら、公式サイト全体のレイアウトや画面構成作業に入ります。
主として、次のポイントに留意しましょう。
・文字の大きさ
・時代に即したデザインか
・スマートフォン用表示への対応
・動画や画像の取り扱い量
・訪問者が知りたい情報にスムーズにアクセスできるための、画面設計
・全体的なレイアウトのバランス
・トップ画面の動画の音声がいきなり流れてしまわないか（初期値をミュートに設定することをおすすめいたします）
・耳が聞こえない方や言語が不自由な方のため、電話では伝えきれない問い合わせを受け付けるための、問い合わせフォームの設置（スパムメールやクレーマー対策のために、電話番号欄への入力必須で入力値を「オールゼロ不可」に設定し、文字認証欄を設置することが望ましいです）
・情報量（顧客や消費者や利用者が知りたい情報が満遍なく網羅されているか、こまめにチェックすることが大切ですね）
・画像や動画の著作権とプライバシー
商用利用可能なフリー画像以外の画像を使用する際には、
著作権や肖像権に違反していないか、そのような疑いの強いものが含まれていないか
（例・アニメキャラや著名人のネット拾い画や、テレビ番組や雑誌を撮影・録画したものや、店内で放送中のテレビの画面やBGM。
なお、これらに関連するグッズの写真や鼻歌や個人による演奏（楽曲の著作権の扱いに要注意！）、商店街や商業施設の店内呼び込み放送、店内に掲示されている芸能人のポスターやサイン色紙、芸能人とスタッフが一緒にカメラに収まった来店時の記念写真は問題なし）
・画像や動画の作成・管理者や、被写体の人間への掲載許可は得たのか。

以上の点に留意しましょう。

情報の更新

たとえば、習い事のお教室や開業医の場合。
レッスンスケジュールや診察予定表、講師や医師の変更や休校日や休診日など、重要な情報を定期的に掲載することが大切ですね。
特に開業医の多くは、速報性の強いTwitter（X）に参入していないところが多いだけに、漏れなく掲載するよう心がけましょう。
企業や団体や商店の場合、SNSでの告知をメインにしていても、公式サイトにも欠かさずに掲載しましょう。
また、明らかに古くなった情報（例・既に放送終了した番組に10年以上前に取り上げられた時の、出演者さんと先代社長との写真付きの「◯◯（番組名）で取り上げられました！」との記述）は、定期的に削除しましょう。また、代表者やスタッフの写真も定期的に変更しましょう。
また、スタッフの集合写真を掲載する場合は、写真内や欄外につけるスタッフ名のキャプション（説明文）を次のように取り扱うと、悪用やストーカー被害の防止につながります。
・スタッフ名を入れる場合は、（右から）や（左から）など位置を示す文言をつけず、苗字をランダムに並べた記載にする
・スタッフ名を入れない
「スタッフ一同」や、「私たちがお待ちしております」などのコメントだけにとどめる。

習い事教室の場合

プライバシー

主に個人経営の教室では、レッスン風景の画像や動画や、生徒の成長日記的なブログコーナー（外部ブログへのリンクも含む）が掲載されています。なかには、入会条件として、レッスン風景の画像や動画の公式サイトや公式ブログへの掲載への同意を掲げている教室もあります。
しかしながら、誰もが自由に閲覧できる状態で掲載してしまうと、予期せぬサイトやSNSへの無断転載、被写体の生徒のストーカー被害が発生してしまう恐れがあります。
また、別れた親によるDV被害の保護下にある生徒の居場所特定に繋がる危険性が高いです。
生徒の中にすでに芸能活動中のかたが含まれている場合は、事務所によっては肖像権の侵害になりうるケースがあります。そのため、公式サイトへの動画や画像や成長日記の記載に際しては、次のような形式を取ることを強く推奨いたします。
なお、コンクールや大会で受賞した生徒の顔写真を掲載する際は、事前に保護者や本人に許可を取りましょう。

撮影

公式サイトやブログ用の画像や動画を撮影する際は、撮影日時を事前に伝え、撮影に同意できない場合は休みを認め、または撮影時のみ一時的に退室してもらう措置をとりましょう。
無許可で撮影し、無断で公式サイトや公式ブログに掲載する行為は望ましくありません。

掲載

撮影した画像や動画を掲載する際は、次の点に気をつけましょう。
・動画で生徒の名前が呼ばれていないか（入っている場合は、そのシーンをカットしましょう）
・生徒の名前が表示されていないか（名札や練習着や帯や前垂れやユニフォーム背面や靴など）
生徒のストーカー被害防止のために、名前部分にモザイクや黒塗りを施すことが適切です。
加工せずに掲載したい場合は
・facebookへの生徒や保護者限定での公開
・公式サイトへのパスワード入力必須での掲載
が望ましいです。

表情

レッスン時の表情のズームアップを使用しているケースもありますが、安全の為にズームアウトした画像や、後ろ姿や手元や足元だけの画像を使用することが適切です。

名前

講師によっては、生徒の成長日記をブログに綴っているケースもあるので、講師と生徒の絆の深さに感銘を受けています。
しかしながら、生徒の名前を記載する際は、下の名や苗字や名前を示すアルファベットは避け、苗字や名前に使用されないアルファベットや果物や動物に置き換えての記載が安全です。

こんな時は

不祥事

予期せぬ不祥事や事故などが発生した際は、処分内容などの詳細が決まった段階で謝罪文を掲載しましょう。その際、再発防止への取り組みを必ず添えましょう。

企業の社会的責任

企業や団体の規模が大きくなるに従い、それを取り巻く人間や組織が必然的に増えます。
そこで、企業や団体の健全性を証明するために、次の項目をトップページに盛り込むことを強く推奨いたします。
企業や団体の社会的責任を明示することによって、人々が安心してその企業や団体を利用できやすくなります。
・地域社会との連携
・環境保護への取り組み
・社員や職員が安心して仕事に臨める環境づくりの実施
・人権啓発への取り組み
・反社会勢力排除への取り組み

まとめ

いち消費者や利用者の立場から執筆させていただきましたが、私たちが求めてい
る情報を常に提供してくださっている、公式サイト担当者のみなさまに常に感謝しております。
今後も、より充実したサイト作りに取り組んでくださることに期待しております。