朝礼の議事録のストックとフローを自動で
【朝礼】
皆様のクリニックでも朝礼をしているかと思います。 日々のことなので それほど大きな変化のあるものでは無いかとは思いますので 議事録を残していないところもあると思います。 しかし、日々の記録を残しておかないと 振り返りができなかったりします。パートの方であったり シフト制勤務で全員が出勤していない日もあると思います。
いつもお世話になっている半日パートの方から「午後出勤が多くなると朝礼での申し送りとか一切聞けないので、できれば＜朝礼ノート＞のようなものを作って後からでも確認したいです。
私だけでなくシフトがお休みの人も見られると思いますし。例えば＜その日お当番だった人が責任持って書く＞というようなルールを作ってはどうでしょう？」と提案を受けました。
素晴らしい！そのとおりです。小さな変更でも患者さんのケアに影響することがあるかもしれません。
【どんな条件が必要？】
ちょっと思考してみました
・何らかの方法で連絡の漏れを少なく（でも、ゼロを目指さない）
・簡単な方法（ストレスを少なく）
・わざわざ見に行かなくても良い方法（そうでないと続かない）
・フローとストックを自動で（日々の確認とまとめての確認）
と考えると朝礼ノートは違うな‐と思いました。（すみませんMさん）
そしていろいろな方法を表にして比較してみました。
＜コピーのしやすさ＞ノートは手書きなのでダメですし。デジタルでもアンケート結果のような形式のGOOGLE FORMも向きません
＜フロー＞情報の流れはタイムラインのように見られるメールやSNSが得意です
＜ストック＞一覧性は逆にメールやSNSは苦手です。エクセルのようなものが見やすいです
＜簡単入力＞どんなに便利なツールでも デジタルに馴染みの無いスタッフへの心理的ハードルが高いものは長続きしません。 そういった意味でSNSやブックマークで一発にアクセスできるGOOGLE FORMが便利です。 GOOGLE ドキュメントやスプレッドシートもブックマークすればいいのですが 入力場所を探さなくてはなりませんし 間違って上書きなどが発生する可能性があるので
＜簡単閲覧＞基本的にはわざわざ見に行かなくてはならないノートやGOOGLEドキュメントやEVERNOTEなどは継続的に難しいのです
以上を満たすためには 入力が簡単で閲覧も簡単という条件が必要です。そうなると入力はSNS もしくはGOOGLE FORMになりますが SNSの場合には個人のスマホなどで入力が必要だと仕事中は使いにくいので GOGOLE FORMで入力して
閲覧簡単なSNSに流すという方法がいいのでは？と考えました。
【GOOGLE FORMからSNSに流すメリットをもう一度】
・GOOGLE FORMだとブックマークで一発アクセス
・入力形式を自分たちで決められるため簡単入力できる
・ストックがGOOGLE SPREADSHEET方式で自動で行われる
これがGOOGLE FORMのメリットです。
そして足りない部分はフローと簡単閲覧ですが、それがまさにSNSが得意な部分で TIMELINEで時系列で流れてきますので いちいちGOOGLE SPREADSHEETにアクセスしなくても良いのです。
【どうやってGOOGLE FORMからSNSに？】
このNYAUWのKINDLEを読んでいる方はお気づきだと思います
何かが起これば（自動で）何かを起こす＝TRIGGERがあるとACTIONが起こるといえばZAPIERです
これによってGOOGLE FORMに朝礼の議事録を入れれば スタッフのSLACKに自動に転送され（フロー情報） そしてそこのメッセージにストック情報のリンク（GOOGLE SPREADSHEET）を添付すればまとめて見れる
という実装をしました
皆さん無料でできるのでお試しください
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