♯36 ワーママだからこそもっと早く学びたかった『Excel ゼロ』
こんにちは、甘夏です。
皆さんは普段、Excel使いますか？
わたしは仕事でも私生活でもかなりExcelを多用しています。
この記事ではとある本をきっかけに、忙しいワーママだからこそ、もっと早くに学んでおきたかったExcel の基礎やわたしが育休復帰明けからExcelを多用する理由などについて綴っています。
育休復帰後とにかく多用しているExcel
皆さんは普段どのくらいExcelを使っていますか？
わたしは常時Excelファイルを3～5つくらい開きながら仕事をしているような感じでExcelを多用しています。
また私生活でも家計簿を集計したり、FP複業としてライフプランを作成する上でもExcelは欠かせない存在です。
わたしの本業は、のちにご紹介する本の著者であるみっちーさんのようなエンジニアではなく、文系の食品系の会社で働く営業職です。
そして中小企業に勤めていることもあって、『必ずこれを使う』などルール化されたものは少なく、また会社の中でもかなり新しい業界に携わっている特殊な部署にいるため、自分で新たにExcelファイルを作って作業をすることが圧倒的に多いです。
振り返ってみると、なぜわたしがこんなにExcelを多用しているのというと、目的は以下の2つが大きいと思います。
①誰にでもできるようにする・再現性を高める＝仕組化
②限られた時間でパフォーマンスを最大化する＝効率化
ありとあらゆる業種で多くの方が仕事でExcelやスプレッドシートを使っていると思いますが、わたしは小さい子どもを育てながら働くワーママだからこそ、特に上記の目的を果たすために以前よりさらをExcelを活用している気がしています。
①誰にでもできるようにする・再現性を高める＝仕組化
育休明け復帰して最初に思ったのは、業務をやる目的は理解したが、手順が仕組化されていないために、毎回毎回「これってどうやるんだっけ？教えてもらったメモは・・・」と考える・見返す時間が発生していました。
また、この状態だとわたしが子どもの体調不良で急なお休みがあった時に誰かにその業務をお願いするにも一苦労だなと思いました。
そこで、マニュアルを整備することももちろん大切ですが、Excelで仕組みを作れば大がかりなマニュアルを作成せずとも、Excelの中に分かりやすいメモをつけておくだけで、誰にでも同じ業務ができるような状態にできるのでは？と思い、複数の業務をExcelを使って仕組化をしました。
②限られた時間でパフォーマンスを最大化する＝効率化
ワーママに限られた話ではありませんが、毎日定時ぴったりに退社するわたしは、週ごと・日ごと・時間ごとと粒度を分けてスケジュール管理・タスク管理をしながら、いかに効率よく働いて定時ダッシュで帰るかに情熱をかけています(笑)
会議や商談などの固定されたスケジュールの間のすきま時間にも「あ、あと10分あるからこれをやっておこう」というタイミングも多々あります。
そんな時に手入力や何かを見ながら作業すると30分かかる作業もExcelの関数を使えば5分もかからず終わらせられることも沢山あります。
仕事をする上でこの2つをかなり重視しているので、著者であるみっちーさんのこのポストにとても共感したのですが、仕組みを整えることに最初に時間を費やすことは、必要な投資だと割り切って時間を作るようにしています。
(当然わたしはプログラマーではないですが、ワーママにも同じ習性があるのかも・・・！）
これはプログラマーの習性だと思うけど、単純作業が大嫌い。30分かかる作業を3分で片付けられるように、3時間かけて仕組化する。よく『仕事が早い』と褒められるけど、仕組化のおかげです。かんたんに同じ成果を出し続けるよう、楽をしたいだけです。楽をするために頑張っています。
— みっちー｜Excel先生 (@mittii_biz) April 6, 2024
Voicyをきっかけに出会った本『Excel ゼロ』
前回のMBさんに関する記事に引き続き、今回もわたしが毎日聴いているVociyをきっかけに出会った本についてのお話になります。
『はるゆきラジオ』の3/30の配信で、この本の著者であるみっちーさんがゲスト登壇された回のアーカイブを何気なく聴いていました。
はるゆきさんのラジオは、わたしがプレミアムリスナーに加入している竹澤かおさんとFP関根さんとのコラボ対談をきっかけにルーティーンで聴くようになりました。
この時の放送も何気なく聴いてはいたものの、普段からExcelをかなり多用しているのでタイトルからして気にはなっていました。
Excelのきれいな関数・汚い関数とは？
そんな中でわたしに刺さったのは、みっちーさんがわりと序盤に仰っていた『Excelを使う人のなかにもきれいな関数を書ける人は仕事ができる人だと思う。一方でExcelを使いこなしているように見えて、汚い関数を使っている人も多い』というような一文でした。
なぜなら、わたしは関数を多用しているものの間違いなくきれいな関数を書ける部類ではない自覚があるからです。
ここで、みっちーさんがおっしゃるきれいな関数と汚い関数の定義について整理してみようと思います。
◆きれいな関数：論理的に整理された無駄のない関数
◆汚い関数：整理されていないとっ散らかった関数
わたしは元々Excel活用やデータ分析はどちらかというと苦手で、ここ1年くらいで色んな関数を調べながら自己流でExcelシートを作っているのですが、自己流ゆえに•基礎を学んでいないゆえに、きれいな関数や数式を使えていないな、という自覚があります。
これの何が問題かというと、きれい•汚いの美的観点は置いておくとしても、わたしがExcelを使う重要な目的である『再現性』についても整理された関数にしておかなければ、誰かにこのExcelファイルの管理ごと引き継いだ場合に何か項目を加えたり、分析の切り口を変えたい時などの編集にすごく苦労させてしまうのではないかと思うからです。
そんなこともあって、みっちーさんのご著書を購入して読んでみました。
Excelも料理も手順が大事
この『Excelゼロ』という本で学べることについては、詳細はご著者であるみっちーさんのnoteにわかりやすくまとめられていますので、こちらをぜひご参照頂ければと思います。
わたしがこの本を読んで学んだ感想を一言で言うなら、『Excelを活用するには手順があったのか。これをもっと早く知りたかった！』ということです。
詳細はぜひ本でお読み頂ければと思いますが、
ポイントはExcelも料理と同じで段取りや手順がとても大事、ということです。
どういうことかというと、料理をする時には『何を作るか』というメニュー＝ゴールがあって、それを作り上げるためには以下のような手順がありますよね。
①材料を揃える
②材料を下ごしらえする
③調理をする
④盛り付ける
⑤仕上げる
Excelも全く同じで、成果物＝ゴールのイメージがあって、そのために一つずつ手順を追って作成する、ということです。
みっちーさんはこの手順を簡潔に集める•まとめる•仕上げると表現されています。
気になった方はぜひこちらから👇
この本には小難しいテクニックや関数について詳細が書かれているのではなく、あくまでも『Excelゼロ』というタイトルの通り、Excelの基礎やExcelを使うということはどういうことなのか、という本質を学ぶことができます。
むしろExcelの関数などは常に新しいものがどんどん追加されており、本などで情報を収集するより、その都度必要な知識を調べて使う方が良いとみっちーさんも書かれていました。
わたし自身もExcelを多用していますが、パッと自分で迷いなく使える関数はごく僅かで、大部分をchatGPTに頼っています。
chatGPTに書いてもらった数式をコピーしてそのままExcelに貼り付けて使うことも多いので、本を読んでいてもそれについては悪くなさそうだなとは思ったのですが、関数の意味をあまり理解していないものも多いというのが正直なところです。
そのため、自分が将来見てもよく分からない、他の人に引き継いでも数式を組み換えるのに一苦労するいわゆる汚い数式になってしまっている気がします。
この本を読んでどんな関数もルールさえ理解していれば使い方は全て同じで、実はシンプルであることがわかりました。
復帰後1年をかけてExcelを活用して複数の業務を仕組化•効率化することができましたが、逆戻りにはなりますが、わたしの次のステップとしては、せっかく学んだ知識を活かしてExcelの本質に立ち返って、論理的に整理した数式にしていき、誰に引き継いでも自由に加工してもらえるような再現性のあるExcelにしていこうと思います。
最後までお読み頂きありがとうございました🌸
～2023年11月からstand.fmで音声配信を始めています～
お金まわりの話・営業職ワーママとしてのキャリアの話・ここ最近取り組んでいるお片付けの話など、をお話しており、
気がつけばこのnoteの記事よりも配信数が多くなりました！
配信頻度が低いせいもありますが・・・）
ご興味あるトピックなどあれば、こちらも聴いて頂けると嬉しいです♪
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