言った言わない

「言った言わない」で揉めること、ありがちですね。
この議論に費やす時間のなんと無駄なことか。
少しでもこういうことを減らすためにはどうしたらいいでしょう。

なんと言っても「記録に残すこと」ですね。
契約書を結べればそれに越したことはありませんが、そこまで大袈裟にはしたくない。

その場合、「議事録」という方法が考えられます。
「議事録」は忘れないうちに、できるだけ早く作って双方が確認し合うことが必要です。
時間が経つと、双方の理解や記憶が食い違って、そこでもまた不毛のやり取りが発生してしまいます。
名称は「議事録」でも「打ち合わせメモ」でも効力に違いはありませんから、双方の都合の良い名称にすれば良いでしょう。

少し前には印刷機能付きの「電子黒板」というものがありました。（今もあるのかな？）
議論を進めながら、参加者が確認しながら決定事項を書いてゆき、最後に印刷し、参加者全員または代表者が署名した上でそれぞれがコピーを持ち帰る。
その場で確認ができ、後から議事録を作るという手間も省けてとても有効な方法です。

しかし、打ち合わせの場所に「電子黒板」があることは少ないでしょう。
また、相手との関係によっては「そんな水くさいことしなくたって」「自分が信用できないのか！」などと嫌がられることもあると思います。

そういう相手に限って「言った言わない」問題が起こりがちですね。（笑
このような場合には、双方の署名はないながらも、こちらから決定事項を書面にまとめて相手に送ります。
その中に「認識の相違がありましたら⚪︎月⚪︎日までにご連絡ください」という一文を添えておくと、いざとなったときの助けになることがあります。
可能でしたら、この一文の後にさらに「ご連絡がない場合はご了解いただいたものとします」と書ければなお良いですね。

最近はボイスレコーダーというものがあります。
これで録音するという手はありますが、相手の了解を得たほうが良いでしょう。
無断でも違法ではなさそうですが、それを後から相手に知られた場合に相手からの信用を失ったり、気まずくなったりするなど、かえって面倒なことになるかもしれません。
録音は、相手との関係が良好のときに、相手の許可を得てからのほうが良いでしょう。

また、ちょっとした連絡事項もできるだけ記録を残すと良いです。
依頼やそれへの返事は必ずメールでおこなう｡
それができないときは、誰からいつどういう依頼や連絡を受けたかを後から分かる場所に記載しておく｡
それだけでもだいぶ違います。

「言った言わない」を減らすためには何らかの形で記録を残すこと。
面倒がらず、双方に抵抗がない方法で記録を残すことが重要です。