オンライン会議におけるファシリテーションの重要性と最適な進行方法についてまとめてみた。
「会議中に話が脱線し時間が足りず、想定した議論ができないまま会議が終了した。」
「想定した流れとは違う議論が進み、会議の目的を見失ってしまった。」
誰しも一度は、このような経験があるのではないでしょうか？
この記事では、オンライン会議の進行に必要な「ファシリテーション*スキル」と、「会議を仕組み化するための具体策」をまとめてみました。
*ファシリテーション：オンライン会議やミーティングの進行を円滑に進めるための手段
オンライン会議ではなぜ進⾏役が必要とされているのか
議論の進め方によっては、「課題の発見」が遅れてしまったり、論点がズレることにより「偏った施策」が実行されてしまい、プロジェクト進行に大きなコストを発生させてしまう恐れがあります。
特に、昨今Zoomを活用したオンライン会議が主流になりました。よりカジュアルにミーティングが開催されるようになったことで、気軽さはある反面、余計なミーティングが増え、業務効率が低下しているという事例も耳にします。
コンサルティング会社や大手企業では、ミーティングや議論の型が用意されており、時間を無駄にすることなく適切な進行を実現するための「議論の仕組み化」が行われています。
しかしながら、想定した型だけではスムーズな議論を進行させることが難しいです。人と人とのコミュニケーション（対話）の中で進んでいくミーティングでは、進行役の手腕が問われる場面が多く、そのポジションは属人的になりやすい傾向があります。
場を進行するファシリテーションの課題感
ファシリテーションに対する課題は、その課題に直面している人の立場や状況によって対応策が異なります。
会議の進行を任される若手社員のケース
■問題
「明日は、プロジェクトの今後を左右する大事なミーティング。今ある課題を整理した上で、最適な施策を提案し、合意を取ってプロジェクトをスムーズに進めたい」
といった状況ではあったが、会議が終わった後には、
「関係者の意見に耳を傾け過ぎた結果、会議の時間が終わってしまい、合意を得ることができず、再度ミーティングを行うことになってしまった。」
■対応策
会議スタート時に、会議の目的共有とゴール設定を全体に共有する
議論に必要な時間を見積もり、会議当日のタイムマネジメントを行う
本題からそれた議論がはじまった場合は、それを元に戻す
以上のように、より良い会議を実現するためには、さまざまなテクニックが存在しており、それらを網羅した総称をファシリテーションスキルと呼びます。オンライン会議が増えた今、よりファシリテーションスキルのニーズは高まっており、プロジェクト進行に欠かせない重要なスキルとなっています。
きっと、あなたの参加するミーティングにも、会議を進行させる役割の人がいるはずです。意思決定を行う人と、進行者が同じ場合は、属人的な組織運営になっているケースが多く、チーム全体で会議を進行する意識を持つことが重要になります。
ベンチャー企業の経営者が自ら進行を行う組織のケース
■問題
「組織における重要な判断を行う会議では、自分自身が出席して、課題を整理しながら議論を進めなければいけない。しかし、新規の案件が増えるにつれ、ミーティングの時間が増えて、考える時間を取れなく、もやもやしている。」
■対応策
ミーティングの型を用意することで、スムーズな議論を実現する
会議進行ができる人材を育てる・探す
こちらは、先ほど記載した「意思決定を行う人と、会議進行者が同じ」パターンに当てはまり、それを経営者1人が担っているという非常に深刻なケースです。
対応策 1. について
会議の型は、定例会議でかなり有効的に作用します。定期開催される会議は、ルーティーン化されることで、会議の目的意識が薄れたり、ダラダラと話を続けてしまい無駄な会議に陥るケースがあります。会議の型を用意することで、組織における課題を共有・相談・確認する場所として有効に活用できるようにしましょう。
対応策 2. について
しかしながら、対応策 1. のように、全ての会議が想定通りに開催されるものではありません。流動的な日々の課題に対応するには、会議の進行をできる人材が組織内に複数名いることが、健康的な企業運営を行う上での必要条件かもしれません。
プロジェクトを進行する担当責任者は、そもそもファシリテーションスキルを持ち得ないと、対応すること自体が難しいかもしれません。
tenderでオンライン会議の課題を解決
プロジェクト進行において、組織内で「協議する」という場面は必ず起きます。その中でも、オンライン会議が主流になった今、全ての会議で進行役が必要なのか？と言われればそうではないケースがあることも分かってきました。
オンライン会議の進行を自動化するサービス「tender」は、そんな課題を解決するためのツールとして、さまざまなビジネスシーンで活用されています。
定例会議でのtenderを使った場合
組織にあった定例会議の型をフォーマット化し、自動音声で機械的に進行します。
事前に会議進行の時間設定をすることで、タイムマネジメントへの配慮がなくなり、全員が議論に集中することができます。
KPT(Keep・Problem・Try)などのフレームワークを活用したtenderの会議テンプレートは、社内のより良い会議を実現します。
オリエンテーションやコミュニティ運営に最適
tenderは強制力を持った進行が可能になるので、顔合わせや、オリエンテーションなどの初回ミーティングでその力を強く発揮します。
特にコミュニティを運営する場合、メンバー間の交流は必須事項になると思います。tenderを導入することで、人的リソースを軽減させるだけでなく、会議や交流会の目的に沿ったより良いコミュニケーションを実現させる施策の一つになると考えています。
tenderを活用する時の最適な時とそうではない時
最適な時
事前に想定した会議進行が強制的に行われる
タイムマネジメントの必要がなくなり、全員が会議に集中できる
定例会議で活用することで、無駄のない組織のコミュニケーションが可能になる
最適ではない時
臨機応変な会議進行に対応できない
アイデア出しを目的にしたブレスト会議には不向き
※こちらの場合は、ファシリテーターとtenderのハイブリット的な運用も可能です。
こんな課題を抱える人におすすめです
定期的な交流会や会議の進行を担当しており、作業的に進行を行っている
複数名の顧客に同じ項目のヒアリングを行っており、誰が対応しても同じ
自由な発言で会議の進行を妨げるメンバーがおり、会議進行に疲弊している
コミュニティ運営を行う中で、メンバー間の交流会の進行役をしてる管理者
ご自身や組織の課題にピンときた人は、tenderの活用事例をぜひご覧ください。
tenderを導入したキャリア支援サービスcanauの事例
“中高生向けキャリア教育×社会人研修”によるオンライン進路相談サービス「canau」で行われる、中高生と会社員のオンラインメンタリングには、tenderが実際に活用されています。
このように、人と人のマッチングが発生し、初見での交流を行う場合は、機械的な進行が役立つことが実証されており、すでにサービス内でもご活用頂いております。
まとめ
さまざまなシーンで行われるオンライン会議では、進行役が場を回すことが不可欠となっています。ファシリテーションスキルを駆使して、プロジェクトを進行している優秀な人材がいる一方、一部のメンバーにその負担がのしかかっていたり、会議に人的リソースを割かれている企業や組織も多いのではないでしょうか？
会議進行にお悩みの方は、ぜひ組織全体でその課題を共有してみてください。あなただけが抱える不安から、組織の課題に変わっていくはずです。
作業的なオンライン会議に疲弊している人や、「必要のない会議」という言葉に心当たりがある人は、是非ご自身の課題と、tenderの活用事例を照らし合わせてみてください。
Zoomを活用した会議進行を自動化するtenderでは、そのような課題にアプローチし、事業運営のコスト削減やサービス価値の向上に貢献していきます。
tenderで解決してみたい課題が思い浮かんだ方は、お気軽にお問い合わせフォームよりご連絡ください。
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