【Microsoft Teams】会議前にブレークアウトルームを作成する機能
見出し画像

【Microsoft Teams】会議前にブレークアウトルームを作成する機能

テラスク365【公式】

Microsoft Teams(以下Teamsと記載)で「会議前にブレークアウトルームを作成」できる機能が新たに追加されましたのでご紹介します。
※以下Microsoft公式サイトにて機能が追加記載

ブレークアウトルームってどんな機能?

ブレークアウトルーム

会議内で複数の部屋を作成し、部屋ごとにユーザーを分けることができる機能です。
※会議の開催者のみが使用できます

利用シーンとしては、グループディスカッション時に使用することが多いかと思います。
グループディスカッションは、対面での会議の場合、テーブルや部屋ごとにグループに分かれてディスカッションを実施することができますが、ブレークアウトルーム機能が追加される前のWEB会議では、複数の会議を個別で設定する等、手間が発生しました。

しかし、今では1つのWEB会議上でも複数の部屋を作成することができるのです。
リモートワークが増えている現状とても便利な機能ですよね。

従来のTeams会議のブレークアウトルームとの違いは?

従来は会議中にしかブレークアウトルームの使用ができませんでした。
その為、会議中に操作に戸惑ったり、時間を要してしまう方もいらっしゃったのではないでしょうか?

今回の追加機能は、そのような悩みを解決してくれます。
会議前にルームの作成とメンバーの振り分けができるようになったため、会議中にブレークアウトルームを作成する時間を省くことができます。
私も実際に使用してみたのですが、今までは会議中のブレークアウトルームの作成する際に、早く作成しないと!と焦ってしまうところがあったので、事前に焦らずルームの作成とメンバーの振り分けができるのは便利だなと感じました。

では、実際の使用手順を見てみましょう。

手順

①カレンダーを選択
②「新しい会議」を選択

ブレークアウトルーム1

③新しい会議の各項目を入力
(会議名/参加者/会議日時 等)
④「送信」を選択

ブレークアウトルーム2

⑤Teamsのカレンダーからブレークアウトルームを作成したい会議を選択
⑥「編集」を選択

ブレークアウトルーム3

⑦「ブレークアウトルーム」を選択

ブレークアウトルーム4

⑧「ルームの作成」を選択

ブレークアウトルーム5

⑨ルームの作成数を選択
⑩「ルームを追加」を選択
※最大50ルーム作成可能

ブレークアウトルーム6

⑪「参加者の割り当て」を選択

ブレークアウトルーム7

⑫参加者を「自動」で割り当てるか「手動」で割り当てるかを選択
※「自動」にした場合、参加者がランダムに均等に割り当てられる
⑬「次へ」を選択

ブレークアウトルーム8

⑭各参加者の↓を選択
⑮ルームを選択

ブレークアウトルーム9

⑯「割り当てる」を選択

ブレークアウトルーム10

⑰「歯車」を選択
(各ルームに参加者が割り振られていることを確認する)

ブレークアウトルーム11

⑱必要な設定に切り替える
※デフォルトでは、「会議室にユーザーを自動的に移動する」のみオン。今回はスクリーンショットの内容で設定

ブレークアウトルーム12


■発表者を割り当てて会議室を管理する
事前に発表者を割り当てることで、発表者はメインルームに割り当てられます

■時間制限を設定
ブレークアウトルームを開始後、各ルームの使用時間をタイマーセットすることができます。
ルームにいるユーザーのPC画面には残り時間が表示されます

■会議室にユーザーを自動的に移動する
時間制限を設定した場合、時間が来次第自動で各ユーザーは自動でメインルームに戻されます

■ユーザーがメインの会議に戻れるようにする
各ユーザーがルームからメインルームに手動で戻ることができます

⑲通常のWEB会議と同じ方法で会議を開始し、「ブレークアウトルーム」アイコンを選択
⑳「開く」を選択

ブレークアウトルーム12

㉑事前に作成しておいたルームに各ユーザーが割り当てられる
※ユーザーはPC画面が自動で切り替わる為操作は不要

ブレークアウトルーム14

㉒制限時間が終了すると、自動でユーザーがメインルームに戻ってくる。会議を終了する場合は通常の会議同様「退出」を選択
※⑱の設定で「時間制限を設定」「会議室にユーザーを自動的に移動する」をオンにしている場合の動き

ブレークアウトルーム15

まとめ

いかがでしたか?
今回は今まで以上にスムーズなWEB会議が行えるような機能の追加でしたね。
皆様も、是非今日から活用してみてください。

「社内にいち早くアップデート情報を教えてほしい」「Office 365 の利活用促進をしたい」と思われている企業様は以下『テラスク 365HPのお問い合わせフォーム』からお問い合わせください。





よろしければシェアもお願いします!
テラスク365【公式】
株式会社ソノリテが提供するOffice 365サポートやコンサルティングを行うサービス「テラスク365」のアカウントです。 毎週金曜日に記事を掲載していますので、是非フォローよろしくお願いします! 公式HP:https://telask365.jp/