自分らしく生きるための、タスク管理

数年前受講したライティングセミナーは、記事の書き方だけではなく、自営業として必要とするスキルも教えてくれました。その中で、日常生活にこそ使えるものがあるので、覚書がてらその話をしようと思います。

タスク管理との出会い

朝起きてから夜寝るまで、頭は実にいろいろな事を考えていますよね。「今日の晩ごはんは何にしようかな？」とか「換気扇のフィルター掃除、そろそろしないとなぁ」とか。

いろいろ頭に思い浮かび過ぎて、いざという時に何も浮かばなかった経験、ありませんか？セミナーでこの話を聞く前の私は、常にそうでした。

実は人の脳は、その実力を3割ぐらいしか使っていないと言われてます。その貴重な3割の容量で常に考えて、考えた事を溜め込んでいるせいで、メモリーオーバーになってます。だから、いざという時に何も思い浮かばず、ふとした時に思い出すから、気がかりとして悶々としてしまうんですね。

そこで、溜め込んだ考えを吐き出して頭のメモリーに余裕を持たせると、気がかりがなくなって新しい考えが浮かびやすくなります。

その考えを吐き出す方法が、タスク管理というわけです。

「タスク管理」と聞くと、全てをきっちりやるイメージがありますよね。「タスク」という言葉の意味が、「作業」「課題」「仕事」なので当然といえば当然です。でも、ここでお話する方法はちょっと違います。どちらかというと、「作業の選別」に近いものがあります。では、やり方を見てみましょう。

タスク管理で準備するもの

タスク管理を始めるために、準備しておくものがあります。タスクを書き出す付箋と、それを貼るノートです。オススメの付箋サイズは1.5cm×5.0cmです。ノートはB5サイズが付箋を貼ったり剥がしたりしやすいですよ。

タスク管理のやり方1：1日でやる事を付箋に書き出す

朝起きてから夜寝るまで、その間にやる事、やりたい事を全て書き出します。朝食の準備、犬の散歩、掃除機をかける…などなど。思いついたものからどんどん書きましょう。

書き出す時間は、長くて30分までにしましょう。それ以上考えても、出てこない時は出てきませんし、毎日やることなので、続けやすい30分がおすすめです。

タスク管理のやり方2：優先順位を決める

書き出したタスクに優先順位を振り分けます。決める順位は4つ。

『1位：重要で緊急』

『2位：重要だけど緊急ではない』

『3位：重要ではないけど緊急』

『4位：重要でも緊急でもない』

ここでの重要とは、あなたが何を大切にして日々の生活を送っているかが、ポイントになります。私が大切にしている事は「自分らしく生きること」。なので、自分らしく生きるために重要かどうかを基準にしてタスクを割り振っています。例えば、朝食の準備は1位。起業セミナーに行くは2位、息子の爪切りは3位、といったところでしょうか。

そして、これが重要です。優先順位4位はやらないタスク。

重要でも緊急でもないってことは、やらなくても良いってことです。やり方4に出てくる『止めたタスク』に付箋を貼りましょう。これで、ほかの事をする時間が作れたわけです。

タスク管理のやり方3：いつやるか決める

優先順位を決めたら、次はいつやるか振り分けます。

まず見開きでノートを開き、ページの上下半分の所に線を引きます。それを見開き2ページ分作ります。見開き1ページ目に『今日』『明日』『今週中』『来週中』と書き込んで枠を作ります。見開き2ページ目は『1ヶ月後』『2ヶ月後』『3ヶ月後』の長期の枠を作ります。

枠ができたら、書き出した付箋を貼っていきましょう。

タスク管理のやり方4：終わったタスクは捨てない

付箋に書き出したタスクが終わっても、捨てないで下さい。

やり方3で作ったページの次に、『終わったタスク』一番後ろのページに『止めたタスク』と、終わった付箋を貼るページを2種類作ります。やり終わった付箋は『終わったタスク』に貼って、書いたけどやるのを止めたタスクは、『止めたタスク』に貼ります。

終わった付箋を残しておくと、自分がどれだけやったかが目で見て分かるので、モチベーション維持に役に立つんですよ。

書いた事は先送り出来る

最初のうちは、なかなか予定通りにいかない日が続くと思います。急な用事ができたり、家族の都合もありますからね。でも、出来なかったからといって自分を責める必要はありません。

このタスク管理の大きな特徴は、書いたタスクを先送り出来ることです。今日できなかったら明日やればいいんです。今週できなかったら来週でいいんです。

「タスクが出来なかったらどうしよう」っという気持ちも、気がかりの一つですから、それもなくしてしまいましょう。

自分らしく生きるためのツール

自分らしく生きようと思ったら、自分を見つめ直すところから始めると思います。そんな時に、日常の気がかりが多すぎると、なかなか出来なかったりします。でも、タスク管理で頭のメモリーを空ければ、安心して自分探しができますよ。
手軽に始められるタスク管理を使って、充実した日々を送ってみませんか？