【緊急事態宣言を受けて】今、企業がやるべきこと #1

2020年4月7日 23:06

みなさま、こんばんは。ワークプレイスストラテジストのyuiです。

遂に本日「緊急事態宣言」が政府より出されました。
欧米に比べて強制力は劣りますが、日本にとっては、国からの最大限の危機レベルの勧告ということで、企業の皆様は様々にご対応しないといけない部分が出てくると思います。

オフィスワーカーとしての業務が多い皆様は、まず「テレワークへの移行」を真剣に考えるべき時だと思います。
厚生労働省が3月31日、4月1日に実施したLINE調査では、テレワークを実施している人が、なんと5%との回答。
https://www.google.com/amp/s/www.asahi.com/amp/articles/ASN4472L7N44UBQU001.html
様々な業種・業態の方がいらっしゃると思いますが、PCがあればある程度の仕事が完了する企業であっても、テレワークを実施している企業はまだ少ないのが現状かもしれません。

なぜ日本企業はこのようにテレワーク推進に遅れているのか。

やりたいけど、情報が多すぎて、何から手をつけていいのかわからないのかな？と思い、ステップで導入までのフローをまとめてみました。
（私は前職で、国内チームの立上げをしていたため、国内に同僚がおらず、毎日、海外のチームメンバーとリモートワークで仕事をしていました。
その時培ったノウハウをお知らせできればと思います。）

非常に初歩的なファーストステップとなります！

リモートワークをする際に用意する優先順位がA~Eの順位だと思っています。
A.ノートパソコンと B.ネットワーク環境
→個人作業が可能になります。

もし従業員の自宅にネットワーク環境がない場合、社用でスマホを配布していれば、そのテザリング機能である程度の作業は可能です。(メールや資料作成など)
もし社用携帯を配布していなければ、個人のスマホのテザリング機能を使用してもらい、その分のネットワーク料金を後日実費清算でもいいと思います。
ここで注意いただきたいのは、金額です。会社が払ってくれるのをいいことに、ネットフリックスやYoutubeなんかを見まくられると困ってしまうので、金額に上限をつけておくこと。

私が先日、多摩の奥地に引きこもって、テザリングでリモートワークをしていた際に、10営業日で6GB程使用し、追加料金6,000円程。テレビ会議も1日1時間ほど毎日していたので、上限10,000円でも十分な印象です。

C. オンライン会議システム
→リモートワークでの会議が可能になります。
　やり方さえ覚えれば難しくありません！弊社ではZoomを利用しています。
Zoomの利点としては、
・無料で利用可能
・40分で中断されるが、同じリンクで入室すればまた再開できる。
・アカウントがなくても、リンクによる参加が可能で、外部やITリテラシーが低い人も参加は簡単。
→最後の点でセキュリティの懸念が話題になっていますが、会議に入るためのリンクを関係者にしか漏らさないように徹底することで避けられます。
また参加するためのパスワードもつけられます。

Eに繋がりますが、セキュリティを気にして何もやらないのではなく、セキュリティポリシーをきちんと決め、守ってもらうことで、リモートワークによる情報漏洩を恐れる必要はありません。

D. ファイル共有システム
→社内の共有フォルダを会社以外のネットワーク環境でも見られるようになります。手法としてVPNとクラウドの２タイプが主流ですが、VPNは構築に時間がかかるので、"緊急"を要している今は、gSuite Business (¥3,000/人/月)というクラウド管理システムに、とりあえずこれから1~2週間で使いそうなデータをぶち込むというのがいいのでは、と思います。

外部ドメインでも利用できます。（メールアドレスがGoogle出なくてもOK）

E. セキュリティポリシー
→リモートワークで新たに使うことになるツールのポリシーを決め、認知させておくことで、セキュリティは基本的には守られます。
・オンライン会議システム
・ファイル共有システム
・自宅以外での勤務

自宅以外での勤務の場合にまず気を付けていただきたいのは、「公共の無線LAN」を使わないこと。ハッキングされやすいです。
お家のネットワークを利用する場合は、無線LANの場合、IDとパスワード設定を他人に憶測されにくいものに設定すると良いです。

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つらつらと掻い摘んで書いてしまいましたが、
まず自分たちの企業が、A~Eのステップのどこにいるのかを把握することから始めましょう。

次回記事よりA~Eについて、それぞれもう少し詳しく説明したいと思います。その後はもう少し踏み込んだ普段のコミュニケーション方法やタスク管理方法などをお伝えしたいです。
もしご興味あれば「いいね」をして頂けると、市場の要望度が分かって、
更新速度も早められると思いますので、よろしくお願いします〜！

1ヶ月は外出自粛が要請されることが判明しました。
皆さんで頑張って1ヶ月乗り切って、安心したゴールデンウィークを迎えましょう〜！