教え上手の教育担当の秘訣とは【前編】

こんにちは！古尾谷です。
春は採用シーズンということもあり、連続して新人教育の投稿をさせてもらっています。

今回は、「教育が上手な先輩の指導のコツ」についてお伝えをします。

弊社では、新人教育については「ロードマップ」という統一ガイドラインを作っているのですが、実際には教える人で成果が変わってきています。

最初に結論からお話をしますと、教育が上手な人は「ホウレンソウ」と「共有」が上手です。

新人に具体的な質問を投げかけて「ホウレンソウ」の習慣を身に付けさせることで、常に新人の状態を的確に把握します。

新人の側からホウレンソウをしてくれれば理想ですが、多くの新人は「何をホウレンソウすれば良いのか」がわかりません。
「こういうことを報告してほしい」と理解してもらうためには、先に教育者から問いかけをすることが必要です。

そして、ホウレンソウでわかった新人の教育状況を、代表税理士やオフィスリーダーに「共有」をすることで、教育の方向性がずれていないかを、随時すり合わせていきます。

【注意！】
自分の子分を作るような教育になってしまうと、時間が経てば経つほど視野の狭い人が育ってしまい、結果的に望む形と違う人が育ってしまいます。

このように「新人の状況を的確に把握するためのホウレンソウ」と「成長の方向性を確認する共有」ができている教育者は、確実に良い教育者になっていきます。

教育はセンスではなく、技術だと思う所以です。

＜ホウレンソウ＞

良い教育担当者は、最初に新人に「なぜホウレンソウが大事か」を教えます。
税理士に限らず仕事のホウレンソウは大事だと思いますが、特に税理士業では重要だということを理解させるのです。

ホウレンソウの重要性は、以下の４点です。

▼そもそも税理士業においては、スタッフはお客様とのやりとりを代表税理士に報告し、指示を仰ぐことが税理士法で求められている。

▼お金に関わる仕事なので、新人であっても「うっかり」や「知らなかった」では済まされない重要な仕事である。

▼わからないことに悩んでいる時間が勿体ない。
　成長を早めるためには、ホウレンソウで相談をすることが大事である。

▼ホウレンソウの本質は、相手を安心させること。
　社内のホウレンソウが出来ない人は、顧問先のお客様ともコミュニケーションができない。

こういった点をしっかり伝えることで、ホウレンソウへの意識を高めます。
社内で先輩から「あれ、どうなっているの？」と言われるのは、クレームだと思えと伝えています。

ホウレンソウが自然とできるように育てるためには、先に教育者から問いかけをしないといけません。

では具体的に、どういうふうに「問いかけ」をしていけばいいのでしょうか？

ある教育者と新人の１日のやりとりを見てみましょう。

①スケジュール確認

---------------- Check Point👉 ----------------

✅ 今日何をするのか、今週一週間何をするのか。

✅ スケジュールアプリ（サイボウズなど）を最新状態に保っているか。

新人の多くは、目の前の仕事に意識を奪われやすく、予定を組めません。
つまりこの質問は、組めていない予定を一緒に組むことが目的です。

この問いかけは非常に大事で、担当者になった後に優先順位を考える癖を付ける訓練になります。

②作業ごとに具体的な運び方を確認

---------------- Check Point👉 ----------------

✅ 誰の何の作業をするのか。

✅ 作業に着手するための資料は揃っているのか。

✅ どういう手順で進めるつもりか。

✅ 最終、どんな形が作業終了なのか。

✅ おおよその作業時間の目安。

✅ 初見の作業なのかどうか。

このように作業の進め方については細かく確認をします。
作業を効率的に進め、無駄がないようにするためです。

新人が我流で仕事を進めていけば、必ず非効率になります。
そして、手も止まる時間が増えますので、仕事への自信を失い、楽しさを感じられなくなります。

また、不足資料の確認を入力前にすることで、資料督促を早くする癖を付けます。
不足資料の督促が遅れると、あらゆる作業が遅れていきますが、新人は「一度全部入力を終わらせてから、まとめて不足資料を確認しよう」と考えがちです。
これではアイドリングタイムがどうしてもできてしまって、作業スピードは落ちます。

最初に不足資料があるのかどうかを見てから作業を開始し、作業が終わって気づいた不足資料や内容不明の資料があれば、そのとき再度確認する。

この考え方を浸透させます。

さて、教え上手な教育担当者のコツをお伝えさせていただきました。

「新人からのホウレンソウが上手い」「代表税理士への共有が上手い」という2点が特徴でした。

教育担当から新人への問いかけについては、続きが結構ありますので、次回に引き続いてお伝えをさせていただきます。
ありがとうございました。

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