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効率的なミーティング手法とは何か？同期的に行うべき業務の整理の必要性について

伊藤 達也

こんにちは、キャディ経営管理部の伊藤です。

COVID-19の感染拡大により、4月から在宅勤務となりミーティング手法に変化がありました。今回はキャディにおける現在のミーティング手法と、そこから見える同期的に行うべき業務の整理の必要性について書かせて頂きます。

COVID-19の感染拡大前のミーティング方法

キャディでは高コストのMTG（全社MTGやリーダーMTG）をより効果的なものとなるよう試行錯誤してきました。

具体的にはコロナ直前のリーダーMTG（各部門のリーダーが集まり事業進捗報告＆議論）のルールは、次のような工夫を行ってきました。

コロナ前のMTGルール

・報告書のA4フォーマット化
・中途入社でも理解できるよう目標の背景などもA4に毎回記載
・報告書は会議前に印刷
・MTG冒頭はPCを閉じ、印刷した報告書を黙読（報告の時間短縮）
・黙読後、質問・議論の開始

特に、「報告内容を読みあげるだけの時間」というのは全員が同期的に集まり行うにしては、非常に無駄が多いことから黙読を用いることで短縮化しています（amazon流を参考にしました）。

参考：アマゾンが"無言の会議"を理想にする理由
https://blogos.com/article/331091/

COVID-19の感染拡大後のミーティング方法


在宅勤務が始まることで短い期間にMTG手法に更に多くの見直しが入りました。

・印刷ができない＆通信環境によっては聞き取りづらい
・Googleドキュメントを使い直接コメントで書くように(下記画像参照)
・非同期で質問できるため質問量が増えたが、clarificationの質問も増える
・discussionの時間が減ったため、質問のカテゴリ分類を行うことに

コメント 2020-04-19 223414

コロナ後 MTGの変化

・オンラインのため、印刷せずGoogleドキュメントを共有
・質問は口頭でなく、事前にドキュメントにコメント
・コメントはclarification（内容の確認）とdiscussion（議論）にカテゴリー分け
・clarification（内容の確認）はMTG前に回答
・当日はdiscussionにフォーカス

特に質問・コメントをclarification（内容の確認）とdiscussion（議論）に分けるようになることで「非同期でできること・同期でやるべきこと」への意識がより強くなります。

同期的な環境で議論することの本来の価値はdiscussionであり、非同期で出来るclarificationは事前に行うこととしました。

同期or非同期×オンラインorオフライン軸での業務整理

非同期を増やすことで、クリエイティブな作業に集中できる。
非同期でできるものを同期で行うことは非効率である。

今回のリモートを経ることでこの考えがより強くなっていくのではないかと考えています。

また、オフライン業務についても場所の調整が必要である＝コストがかかることを意識すべきだと感じています。

コメント 2020-04-25 002524

非同期コミュニケーションを増やすことの重要性はWantedly社の新人研修でも触れられています。

afterコロナに向けて

afterコロナに向けて、コーポレートとしてもできるだけ非同期かつオンラインでできる業務を増やし、一方で、オンライン・同期的であるべき業務は何であるべきかを改めて考え、より効率的に高品質なコーポレートサービスを提供していける体制を作っていきたいと考えています。

最後までお付き合いいただき、ありがとうございました。

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