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外資コンサルはなぜ資料を高速・高品質で作れるのか
コンサルティングファームで働いていると、事業会社のクライアントから、資料作成のスピードと品質を褒められる機会が少なくありません。
コンサルタントは入社研修の段階から資料作成のイロハを叩き込まれます。加えて、研修で基礎を身につけたら終わりではなく、配属されたプロジェクトの現場でそのスキルを磨き続けなければ、コンサルタントとして生き残れない環境にいます。特にアナリスト〜コンサルタントランクの新卒3年目あたりまでは資料作成が主タスクとなるため、本スキルは実戦を通じて否が応でも磨かれていきます。
事業会社では、ここまで豊富な資料作成の研修〜実戦の機会はなく、本スキルは、ある種コンサルタントの特殊能力とでも言えるでしょう。(※コンサルタントが優れているという意味ではありません。当然、事業会社に就職された方は、その間だけ、営業、マーケティング、バックオフィス業務など、配属先に応じてそれ相応の専門スキルを身につけているはずです)
コンサルタントは、なぜ高速かつ高品質で資料を作成することができるのでしょうか。「資料作成の経験値が他職種よりも圧倒的に蓄積されているから」―――これも理由のひとつです。しかし、その他にも、事業会社の方でも簡単にご参考いただけるコツがあるのです。
その答えは、
「ショートカットを覚え、使いこなしているから」
...ではありません。
正しい答えは、
「手戻りを防ぐため、また、品質を高めるため、こまめにレビューを受けているから」
です。
資料を高速で作成できる理由は、手戻りを防いでいるため。また、資料を高品質で作成できる理由は、関与者の意見を取り入れて多角的な視点から見直しているため。この2つを実現する手段が「こまめなレビュー」です。
前述の誤回答に示したように、PC操作のスピードは、コンサルタントの資料作成において必要条件ですが十分条件ではありません。
よく聞かれる誤解として、「コンサルティングファームでマウスを使うと殺される」というものがあります。安心してください、マウスを使っていても優秀な社員は多くいます。
確かに、新卒のプロパー社員は、新人研修の段階からExcelやPowerPointでショートカットを使うよう叩き込まれます。そのため、PC操作の観点から、事業会社から中途入社した同僚や上司から驚かれることは、少なくありません。(中途入社組の多くは、ExcelやPowerPointのリボンをカスタマイズして、作業効率化を図っています)
しかし、ショートカットをマスターしているプロパー社員よりも、リボンでマウス操作をしている中途社員の方が、高速かつ高品質で資料を完成させるケースも多々あります。資料作成において時間短縮に最も寄与するのは、決してPC操作ではないのです。
簡単な例を挙げましょう。パワポ資料1枚を10分で作成できるショートカットの達人・新卒3年目のAさんが、マネジャーレビューをなかなか通過できず3度のやり直し命じられた場合、彼は資料完成に40分を費やします。一方で、PC操作はAさんの1.5倍かかるものの、業界知見や論理的思考に優れる社会人歴5年目・コンサル歴2年目のBさんが、マネジャーレビューを2度目でクリアした場合、彼の資料は30分で完成します。
実際、ショートカットを覚えれば、PC操作は圧倒的に速くなります。また、周囲からの見栄えも良く、高速で資料を作っている感も出て、少しは自己満足に浸れるでしょう。それでも、手戻りが続く限りは、どんなにPC操作が早くとも資料は永遠に完成しません。資料作成のスピードにおいて、PC操作の速さは枝葉末節でしかなく、手戻りを防ぎながら最短で完成を目指すことこそが根幹なのです。
では具体的に、コンサルタントはどのようにして作業の手戻りを防ぎ、かつ、資料の品質を高めているのでしょうか。そのコツは、下記「3段階のレビュー」を設計・設定し、こまめにプロジェクトの関与者と合意形成を図ることです。
3段階のレビュー
①全体構成・メッセージのレビュー
②メッセージとコンテンツの整合性のレビュー
③品質担保のレビュー
上記レビューを設計する際のポイントは、レビューの種類によって、レビューを依頼する対象者(上司、先輩、クライアントなど)を変えることです。(※厳密には、クライアントに「レビュー」を求めるケースは皆無であり、「クライアントミーティング」という形式で意見をもらいます。ただし、本記事では便宜上、当該形式もクライアントからの「レビュー」と定義します)
本題に入る前の前提として、そもそもの「レビュー」の目的は、主に下記2点となります。
・社内やクライアントと共通認識を持ち、合意形成を図る(→手戻りの防止)
・社内外問わず、異なる視点・考えを持つ様々な人の意見を取り入れる(→品質の向上)
一般的に「レビュー」と聞くと「上位者が高い目線から資料をチェックし、その修正を促すもの」という認識があるかもしれません。しかし本質は「クライアント含むプロジェクトチームが共通認識を持ち、品質を高めながらプロジェクトを推進していくための手段」なのです。
ちなみに、実力のないコンサルタントほど、レビューの目的を勘違いし、後輩に対して上から目線の威圧的なレビューをする傾向があります。これは、実力がないために普段の仕事で誰からも認められず、自己満足に浸るために自分より能力に劣る後輩に対してマウントを取っている行動に過ぎません。威圧的なレビューをする先輩を見かけた時は、誰からも認められていない可哀想な人間だと哀れんであげるといいでしょう。
さて、話を戻します。レビューの目的は品質向上と合意形成です。そのため、抽象度の高い内容や、優先して合意形成を図るべき内容ほど、社内やクライアント側の責任者、プロジェクトリーダーなど、上位者のレビューを受け、高い視座からアドバイスをもらい合意を得ることが重要です。
①全体構成・メッセージのレビュー
資料全体を通じて、どのようなメッセージをどのような構成(=ストーリー)で伝えるかのレビューです。なお、ストーリーは仮説ベースで組み立てていくため、プロジェクト内の調査・分析を経て、一定の修正・手戻りは発生します。
ストーリーの方向性を間違えると、資料全体、ひいては、プロジェクト全体の方向性を見誤ります。結果として、一度進んだプロジェクトの全てをひっくり返しかねない大きな手戻りが発生し得ます。こうなってしまったプロジェクトは、メンバーが毎晩タクシー帰りで、時には徹夜も辞さない「炎上案件」と化してしまうでしょう。
そのため、資料作成の細部に入る前に、まずメッセージと全体構成、すなわち、ストーリーのレビューを受ける必要があります。コンサルティングファームであればパートナーなど自社の責任者は最低限。加えて、クライアント側のプロジェクトリーダーのレビューを受け、まずは大前提となる全体の方向性をプロジェクトチームで合意することが重要です。
コンサルタントの具体的な仕事の進め方として、PowerPointの資料であれば、まず「骨子」という形で全体構成とメッセージを作成します。すべてのスライドにスライドタイトルとキーメッセージを記載し、加えて、ワークゾーンにどのようなコンテンツを記載するかを文字レベルでメモ書きします。一見すると中身のない資料に見えますが、まずはこのレベルの完成度でレビューを受けることが、手戻りを防ぐ上で重要です。
②メッセージとコンテンツの整合性のレビュー
コンサルタントが作成するPowerPoint資料では、①で作成したストーリーを具体的にポンチ絵やグラフに落とし込んでいきます。本レビューでは、各スライドにおいて図やグラフがキーメッセージと整合しているか、スライド全体でコンテンツが論理不整合を起こしていないか、のレビューを受けます。コンサルティングファームであればマネジャーやシニアマネジャー、クライアント側であればプロジェクトリーダーや担当者とのミーティングを通じて、メッセージやストーリーに整合するコンテンツを作成していきます。
③品質担保のレビュー
①と②のレビューを通じて、概ね出来上がってきたPowerPointをさらに磨き上げるためのレビューです。マネジャー以上の役職によるレビューでは、メッセージやコンテンツ内の文言をもっと洗練できないか、など「中身」のレビューが主となる一方で、被レビュー者が新人で、シニアコンサルタントやコンサルタントレベルによるレビューがされる場合には、誤字脱字の確認や、スライドのオブジェクトの色合い・ズレなど「体裁」のレビューも実施されます。資料の完成度を高める上では、中身も体裁もどちらもなくてはならない重要なレビューです。
なお、上記①②③のレビューは、①→②→③のように順を追ってステップアップするわけではありません。どうしても、①→②→①→②→③→②→③のような手戻り・修正が発生します。これはコンサルタントの働き方として、まずはストーリーを仮説ベースで設計するためです。それでも、この手戻りを最小回数にするために、優秀なコンサルタントほどレビューの機会を重視します。
コンサルティングワークは、決して個人プレーではなし得ません。コンサルタントがクライアントに提示する高品質な資料の背景には、1人のスーパーコンサルタントのスキルではなく、プロジェクトメンバー全員の支援と、その支援を前向きに受け入れ自らの資料に反映するコンサルタントの度量と努力があるのです。
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