これからディレクターを始める方へ②オンライン会議を振り返ってみる

こんにちは、TAM UX/UIチーム ディレクターの平上です。

今回は、新入社員のタスク管理どうしてる？でも触れた「クライアントへの訪問が欠かせないので、移動は多め」について働いてみて感じたことをご紹介します。

インターンシップでは、ちょうど新規クライアント（京都リサーチパーク株式会社）のサイトの立ち上げ時だったので、打ち合わせやヒアリングに同席させていただきました。その際は、大阪ー京都を移動したりと、ほぼ1日中外出でした。社内にいることが少なく、今考えるとすごい移動量だったなと思います。最近は、コロナの影響もありますが、実はその前からTAMでのクライアントとの会議は基本的にオンライン会議（Web会議）です。

オンライン会議を行う上でのポイント

①イヤホンを使用しての会話
基本的なところですが、一人で、静かな部屋の中でもイヤホンを使用しましょう。自分の声をマイクが拾いやすいので、相手も聞き取りやすいですね。複数の人が集まる時は、スピーカーを用意し、メンバーの中央に置くと全員の声を拾ってくれます。（声が小さいメンバーがいる時は、ちょっと近づけてあげる）

②話すのはゆっくりめで
どれだけツールの性能が良くなって時間差がなくなってきたとしても、相手に自分の声が聞こえずらいタイミングはあると思っておいたほうが良いです。そもそも、話す内容が相手に聞き取りやすいようにゆったりと話しましょう。また、聞こえにくかった場合に、相手から「もう一度お願いします」と声をかけやすいですね。

③画面共有をうまく使用しましょう
ほとんどのオンライン会議ツールでは、画面の共有ができます。「実際の成果物（デザインなど）を見せながらどこの話をしているのか視覚的にわかる」ことは打ち合わせしていく中でとても大事です。

④使用したことのないツールは、下調べをしておく
クライアントから、使用したことのないツールの案内が来ることもあるでしょう。そんな時は事前にどのようなことができるツールなのか、メンバー登録が必要かを確認しておきましょう。

⑤もし接続が切れてしまったら
すごく焦りますよね……
しかし大丈夫です。焦らずに一度抜けてから入り直しましょう。心配なら、最初に「接続が切れた場合は入り直すので少し時間いただきます」などの説明をしておくと双方で安心だと思います。
どうしても回線が安定しないときは、ビデオをOFFにしてみると改善することもあります。画面共有を行っている場合は、誰かに代わってもらいましょう。

社内のコミュニケーションもオンライン会議で

みなさんが出社している場合であれば、さっと集まって対面で打ち合わせを行えば良いのですが、現在も出社している人は少ないです。現在連絡を取る用の基本的なツールはslackですが、なんでもかんでもテキストだけで伝えるのはNG。無駄にやりとりが長くなってしまい、混乱を招いてしまうことも多いです。オンライン会議を意識的に行いましょう。

こちらからの説明が多くなる場合や、不確定要素があるときは必ずテキスト＋オンライン会議で繋ぐようにしています。その際に、相手からの懸念事項もまとめて聞くことができるので、お互いの不安も潰せます。

Google Meet

zoomを利用する前は、meetsを使用する事が一番多かったですね。GoogleカレンダーですぐにURLを発行できて、Googleアカウントを持っている人は誰でも利用できるのが使いやすい理由の一つ。
しかし、zoomを使用するようになってからは、zoomの方が回線が安定していると感じ、移行しています。
（Meetは有料のG-Suite利用者しか使用できませんでしたが、現在のコロナ渦を経て、Googleアカウントを持っている人なら誰でも利用できます。9/30まで）

zoom

チームmtgなどでも一番利用する事が多いのがzoomです。TAMでは、各チームで有料アカウントを所有しています。画面共有などを行っても一番回線が安定していて良いですね。

UX/UIチームのオンライン会議風景紹介

私たちUX/UIチームでは、週に一度、個人のYWTや案件の振り返り内容を共有するなどの約2時間のチームmtgを行なっています。ここではその様子をご紹介します。

事前にDropbox Paperに本日のアジェンダを記載し、進行役がアジェンダを画面共有してmtgを進めていきます。

出社しているメンバーはmtgルームに集まりますが、それぞれzoomにログインします（一人ひとりの顔が見えやすいのでおすすめです）。ただ、音声は一つのPCのみONに。それ以外はPCの音声を切ってハウリングが無いようにします。

議事録を画面に出しながら発表していき、1人の発表が終わったらその度に発表内容についてディスカッションしています。みんなが発表し終わった後にまとめて話すと、どうしても意見が出にくいので、一つの内容の温度感が冷めないうちに、気になることがあった人はどんどん発言！

そして5分間の休憩を挟んで次の議題へ進みます。（この5分休憩が結構大事！数時間に及ぶ打ち合わせでは、1時間ごとに一度休憩を挟むとみんな助かります）

まとめ

そろそろオンライン会議にも慣れてきた頃でしょうか？今一度自分の行なっている方法を振り返り、改善点が無いか見直してみましょう！
次回は、「デザインに携われる仕事で楽しそう」ついて、デザインのやりとりを行う上で気をつけている点をご紹介します。お楽しみに！

平上 依未理 / Emiri Hiragami
ディレクター
学生の頃に経験したTAMでのインターンシップを経て、会社の雰囲気や仕事内容に魅力を感じ2019年に新卒で入社。webサイトやコンテンツの運用を中心に行いながら、新規サイトの立ち上げにも少しずつ参加しています。