【レポート】リモートでも社内コミュニケーション促進！オンラインシャッフルランチを開催しました🎉
こんにちは、Talknote編集部です。
これまで基本出社の勤務体制をとってきたTalknoteも、オミクロン株の影響を受けて現在は基本リモートワークを推奨しています。
そんなリモート環境下、特に一人暮らしのメンバーからはやはり、こんな声が上がってきました。
「気付いたら、ミーティング以外で人間と会話をしていなかった・・」
「この3日間仕事の話しかしていない・・」
リモートで対面の機会が激減した結果、コミュニケーションの希薄化が起きていたのです。そんな状況を改善すべく、社内コミュニケーション促進施策としてオンラインシャッフルランチを開催しました！
今回は、そんなオンラインシャッフルランチ施策の企画、実施についてレポートしていきます。リモート環境下での組織強化にお悩みの方は、ぜひ参考にしてみてください！
■開催準備
リモート環境での社内コミュニケーションの希薄化・孤独感の増加に対し、どんな手段が有効かを他社さんの事例を参考にさせていただきながら検討を進めました。
レクリエーション的なものや雑談mtgなど、いくつかの候補の中でも「特別なツールが不要で実施しやすい」「転用できる福利厚生（※）がある」という理由から、オンラインシャッフルランチの実施を決定しました。
※Talknoteには、「ユニット交際費」という、ユニットのメンバーが揃って飲食などをすると、一人当たり2,000円（1ヶ月に一回まで）が支給されるという制度があります。現在はコロナ禍で運用休止していたため、その予算を充てることが可能でした。
−開催時に留意した点
・会社からランチ代上限2,000円を支給
・事前に2つ候補日を設定した上で、参加可能者をアンケートで募集
・参加可能メンバーを所属ユニットや年齢、社歴を考慮し、属性がバラけるよう、4名前後でグループ分け
上記の内容で参加者を募ったところ、30名のメンバーが集まってくれました。嬉しい！
また、各グループのメンバー構成を見たところ必要ないかとは思いましたが、念の為簡単なアジェンダを用意し、グループ分けとあわせて全体に共有。いざ、本番です！
■開催
無事、2日間で7グループの開催をすることができました！
当日は、気になっていたご近所グルメをデリバリーしたり、いつもよりちょっといいお弁当を買ってみたり・・と、手当を生かしていつもと少し違ったランチの時間を楽しんでいただくことができました。
中には参加時間に遅れてしまう、ランチが時間になっても届かなかった…など、少々のトラブルはあったものの、特に大きなトラブルはなく開催することができました。
■開催後
開催後、メンバーからは以下のような感想が挙がりました。
・久しぶりにわいわいと話す機会ができ、一人暮らしの孤独感が薄れた
・普段話す機会がないメンバーとも話すことができて、同じ趣味を持っていることが分かるなど新しい発見があった
・mtgではなく、カジュアルな雑談が息抜きになった
初めての試みということもあり不安はあったのですが、普段業務では関わりの少ないメンバーだからこそ話が弾み、楽しい時間を過ごしていただけたようです。
ただ、「直前のmtgが長引いてしまい、オンタイムでの参加ができなかった」「宅配の到着時間と受け取りの調整が難しかった」など、タイムマネジメントの難しさについての意見も挙がりました。
これらは、事前のアナウンスや設計の変更である程度カバーできる部分なので、改善点として次回以降に生かしていきたいと思います。
また、事前に設定していたアジェンダについては、結果的にどのグループもアジェンダはそこまで意識せずフリーに話が回っていたということでした。心配なら設定しておくのもいいかと思いますが、なくても問題ないかと思います。
■まとめ
今回のランチを通して、「ちゃんと話すのは今回が初めてだった」「この部署はいまこんな取り組みをしているんだね」というように、新しい発見があったという声が多かったのが印象的でした。
もともと社内コミュニケーションは比較的多く、メンバー同士の距離も近いTalknoteですが、まだまだ「お互いを知る」ということへの余地を感じることができた開催となりました。
社内コミュニケーションの活性化や組織内の連携強化は、お互いを知ることがとても重要で、一番の近道だと考えています。
特に昨今のように働き方の柔軟性が求められる時代では、どんな状況にも適応できる柔軟な組織づくりの重要性が増しています。
Talknoteでは、今回のオンラインシャッフルランチに限らず、今後もさまざまな組織強化施策を積極的に取り入れていきたいと思います。
少しでも、リモート環境下の社内コミュニケーションにお悩みのかたの参考になれば幸いです。
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