社内コミュニケーションを促進する、たった2つの簡単な仕掛け

こんにちは、Talknote編集部です！
Talknoteアドベントカレンダー2021 7日目の本日は、社内コミュニケーション活性化のためのコツについて。

我々が開発、提供する「Talknote」は、ただのコミュニケションツールとしてではなく、コミュニケーションを基軸とした組織開発ツールです。そのため、社内コミュニケーション活性化ノウハウを多数保有しています。
今回はそのなかで、すぐにでも実践できる2つのTipsをご紹介いたします！

ちなみに弊社では、導入いただいたお客様に必ず1名以上のCS担当者が伴走する体制をとっており、だからこそ上記のノウハウを保有しています。
CS担当者は、まずお客様の組織課題や潜在的なニーズをヒアリングして引き出し、理想の状態までのロードマップを敷きます。その理想を叶えるためにはどんなコミュニケーションをとっていく必要があり、そのためにはどんな設計が効果的かを検討し構築のお手伝いをする。いわばコミュニケーション設計のプロです。

そんな、日々さまざまな企業のコミュニケーション支援をしているCSの皆さん直伝のTips、ぜひ参考にしてみてください。

プロフィール写真の設定

個人用、ビジネス用問わずコミュニケーションツールにつきものなのがアイコン設定。
Talknoteでは、以下の3つの理由から本人の顔がよくわかる写真の設定を推奨しています。理由は以下に列挙している3点です。

1）顔写真を見る回数が増えるほど対象者に好印象を持つようになる

ザイオンス効果という、同じ人やモノに接する回数が増えるほど、無意識的にその人に対し好印象を持つようになる効果があります。別名「単純接触効果」と言われています。

2）社員同士が顔を覚えることで会社への貢献意欲などが醸成される

3）顔と名前の一致から組織の一体感が生まれ人材の定着につながる

「え、そんなことで？」と思われる方も多いかもしれませんが、顔写真設定による効果は馬鹿にできません。
下記のグラフは、Talknoteユーザーのプロフィール顔写真登録率下位100社と上位100社のいいね数、メッセージ数、コメント/投稿数の比較です。こう見てみると、顔写真設定率が高い方がコミュニケーションがアクティブなのは明らかですよね。

実際に弊社でも、入社してすぐに社内カメラマンに写真を撮影してもらい、それをTalknote上のアイコンに設定いただくというフローを取り入れています。
相手の顔が見えずキツくなりがちなテキストコミュニケーションにおいて、送り手も受け手も相手の顔をイメージすることができるのでリモートワークにもおすすめです！

小さなリアクションを重ねる

ツール上であったとしても、オープンな場所での発言や行動するのは勇気がいるものですよね。
そこで効果的なのが、いいねやスタンプなどのリアクションです。これらは、承認のコミュニケーション文化の醸成に効果的です。
承認のコミュニケーション文化は、心理的安全性の担保につながります。

心理的安全性とは、生産性の高いチームが持つ重要な特性の一つで、これが担保されるとチームのメンバー一人ひとりがそのチームに対して、安心して気兼ねなく発言できるようになります。小さな行動一つでも、いいねやスタンプなどのリアクションがあれば、心理的安全性が向上しコミュニケーションは活性化します。

また、一口に承認といっても、結果のみを承認する「結果承認」は、褒められることが目的化してしまい逆効果になることもあるので要注意です。「今回の受注よかったね！」「目標達成おめでとう！」ではなく、「今日、商談後すぐお礼メール送ったのいいね！」など結果のための行動に焦点を当てた承認が効果的です。

承認のコミュニケーションは、特に経営/幹部陣など、組織の上層部のメンバーが率先して行うことでより効果が上がるので、ぜひ意識してアクションしてみてください！

いかがだったでしょうか？
この記事を読んで、いつもより少しだけ承認のアクションをとってみたり、社内のコミュニケーションについて考えてみたりするきっかけにしてもらえたら幸いです！

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