オフィスで作業はもうしない！コミュニケーションの促進を目的としたオフィスの再設計
こんにちは！株式会社COMPASS 取締役の常盤です。COMPASSは「新しい学びの環境を創り出す」をミッションに掲げ、小中学生に対してAI型教材Qubena （キュビナ）を提供している会社です。
COMPASSは2021年11月に事務所移転を行いました。今回で2012年に創業してから合計8回目の移転です。これまでは事業拡大に伴ってより広いオフィスへという移転ばかりでしたが、2020年にコロナ禍が始まって以来リモートワーク中心の働き方になったことによって、COMPASSにとってオフィスはどういう存在なのか？ということから考え直しました。そして、これまでとは大きく異るコンセプトで事務所移転を行いましたので、noteで紹介します。
オフィスはコミュニケーションを活性化できる場所へ
最初に結論を書くと、新しいオフィスはオフラインコミュニケーションを活性化できる場所をコンセプトにしています。固定席をゼロにして全席フリーアドレスとし、基本的にはオフィスは作業をする場所ではなく、コミュニケーションをする場所として運用を開始しました。
前提として、オフィスのあるべき姿は、その会社がどういう働き方を選択しているか？に依存すると思います。働き方は大きく以下に分類できます。
対面重視 … 従来通り、オフィスに皆が集まり、顔を合わせて働く
在宅重視 … 基本的にはリモートワークですべて完結させる
ハイブリッド … 対面重視と在宅重視の組み合わせ
ハイブリッドは会社によって差が出るところで、「週2〜3回は必ず出社」のように対面重視よりもあれば、「オフィスの方が快適に業務遂行ができる場合は出社可」のように在宅重視よりのやり方もあります。
COMPASSは在宅重視の働き方を選択しました。リモートワークは、通勤や会議室の予約など、仕事に対する物質的な障壁が排除されるため、より作業に集中できるメリットがあります。また、地方勤務 / 時短勤務などの方でも支障なく働くことができる強みもあります。実際、働き方の変更後に首都圏外で働くメンバー、子育てをしながら働くメンバーが増えました。
一方で、リモートワークは、組織文化の醸成やメンバーの育成・指導などは対面にどうしても劣ります。また、偶発的なコミュニケーションが減って人間関係が固定化されてしまう弱みもあります。こうしたメリット・デメリットを理解し、デメリットを補う仕組みを考えていく上で辿り着いたのが今回のオフィスのコンセプトでした。以下の写真はCOMPASSを卒業するメンバーの送別会をしているときの様子です。
メンバーのこれまでの労をねぎらいながら思い出を語り、また他のメンバー同士の交流が深まったとても良い会でした。オフィスに行く時は個人で集中する予定を入れず、コミュニケーションに集中します。
こちらは社内ラジオの放送をしている様子です。
社内ラジオは社長のその時々の動きであったり、新しいメンバーの紹介であったりと、コミュニケーションの重要な役割を担っています。そこで、YouTuber御用達の照明を用意し、こうした配信がしやすい環境を整えています。
このようにリモートワークのメリットを享受しつつ、デメリットを補う仕組みを導入することで、会社全体で充実した仕事ができるように取り組んでいます。
※ オフィスに集まる際は東京都の新型コロナウイルス感染症対策の基本方針に準拠した対策を行っています。
減床してコストを削減し、代わりに福利厚生を充実
オフィスをコミュニケーションに特化することで、以前のような広々とした執務スペースが不要になり、結果として大きく減床し、固定費を下げることができました。そして、その分福利厚生を充実させています。
在宅の業務環境を充実する制度
毎月1万円の在宅勤務手当を支給しています。特に用途の制限や報告義務もなく、業務環境を充実させるために各自の判断で自由に使ってもらっています。もちろんオフィスに出社する場合はその時の交通費もカットすることなく支給しています。
モニターの貸与も始めました。オフィスで業務をしていた頃は基本的に1人に1〜2台のモニターを支給していたため、モニターの在庫が多くある状態でした。これらを契約形態に関わらず、契約社員やアルバイトの方でも自宅で使用できるようにしています。デュアルディスプレイにすることによって業務効率が大きく変わるため、好評な制度の一つです。
コミュニケーションを促進する制度
クラブ活動を推奨し、1回の活動につき、1人1500円まで実費を補助しています。COMPASSには、サウナ部、ランニング部、ゲーム部、キャンプ部など様々なクラブが存在し、活発に活動しています。ちなみに、私も今年からランニング部に入部して朝に走るようになりました。来年はフルマラソンに挑戦します。一体どうなることやら・・・。
オンライン・オフラインを問わず、ランチ代の補助を行っています。これは新しく入社したメンバーを含めたランチの時に対象となるのですが、現在積極的に採用活動をしているため、ほぼ1年中が対象期間のようになっています。少し贅沢なランチをUber eatsで頼みつつ、オンラインで繋いでメンバー同士の交流を深めたりしています。
その他、様々な制度・仕組みがあるのですが、全てを紹介すると長くなりすぎてしまうので、別の記事で紹介できればと思います。
まとめ
以上、オフィスで作業はもうしない！コミュニケーションの促進を目的としたオフィスの再設計、でした。コロナ禍によって働き方がこれまでとは大きく変わりましたね・・。COMPASSの良いところは外部環境の変化に対して臨機応変に対応していけるところだと考えています。これからもまだまだ改善は続いていきますので、継続して情報発信していければと思います！
最後にお決まりのものを。COMPASSでは引き続き採用活動を積極的に行っています。応募意志が明確でなくとも、カジュアル面談からスタートすることも可能ですので、少しでもご興味があればご連絡を頂けると嬉しいです！
COMPASSの公式noteもありますので宜しければご覧ください。