３種類の技術報告書を使い分ける

はじめに

エンジニアだと、技術報告書を書くのは避けられませんよね。

卒論もその一種ですし、期末のレポートから軽い上司への報告まで種類も分量もさまざまです。

技術報告書は大きく３種類にわかれます。相手がこのうちどのタイプの技術報告書を求めているかを間違えると、だいたい痛い目にあいます。

３種類の技術報告書

大きく分けると次の三種類。

相手に理解してもらうための報告書
相手からアドバイスをもらうための報告書
相手にアクションを起こすための報告書

卒論なんかは理解してもらうための報告書ですね。アドバイスをもらうための報告書は例えば研究室のミーティングなどでしょうか。

会社だったら同じ週報だとしても、どのタイプに分類させることも可能です。大事なのは、どのタイプなのかを意識することでしょう。

この中でも難しいのは、アクションを起こしてもらうための報告書。頼まれ仕事だと、こういう報告書をつくろうという気分にもならないですもんね。

しかし、年を減るにつれ、このタイプの重要度が増してきます。なので、早いうちからこのタイプの報告書を意識して作るといいと思ってます。

アクションをとってもらうためには

じゃあどうやってアクションをとってもらう報告書をつくればいいんでしょうか。

コツとしては得られた結論が十分かを考えることと、大きな仮説を一つたてることだと思います。

例えば、新しく装置に用いる材料評価をしていて、材料AとBのある分析装置を用いた評価をして、Ａのほうが良かったとします。

このとき、この分析だけで十分なのかを考え、足りないと思えば次はこの評価をしましょうと提案する。

また、材料Ａのほうが良かった理由の仮説をたてて、それを実証する評価を提案する。

このようなところまで報告すると、上司としても、じゃあそれやってみようか、というアクションを起こしてくれる可能性が高まりますよね。

こういうったことを報告書を作る前から意識すると、効率が上がりそうです。