ドキュメントの第一印象は大事

ドキュメントを作成するときに、ヘッダ、フッタが記載されていない、フォントがバラバラ、誤字脱字がある、というような状態で査閲を依頼したり、レビューに持って行ったりしている人はいないでしょうか？

■ ドキュメントにもファーストインプレッションはある

私はドキュメントレビューをするとき、まず5秒で「体裁」を見ます。それが整っていなければレビューはしません。なぜなら、レビューするまでもなくそれは「たいしたドキュメントではない」と思うからです。

■ 体裁は整っていないが中身はきちんと書いてある

こう言う人がいますが、そんなドキュメントにお目にかかったことは過去に一度もありません。体裁が整っていないということは「体裁を整える余裕がなかった」「体裁まで気が回っていない」ということです。

つまり、このドキュメントはセルフチェックが行われていない可能性が高いのです。

セルフチェックなしのドキュメントがどれほどのものかは想像がつくと思います。必ず抜け漏れがありますし、文脈もおかしいものかもしれません。相手への伝わりやすさへの配慮もないでしょうから、それを読んだところで日本語を理解できないかもしれません。

■ お前のドキュメントはわからない！俺が作る！

昔、上司に何度も資料の出し直しをしたのですが、ことごとく却下されました。最終的には「俺が作る！」と資料を取り上げられてしまいました。後日、上司が修正した資料を見てみると「フォント」が変わっただけでした。

当時の私にしてみれば「内容はよかったんじゃねーか！」と不満タラタラでしたが、今ならわかります。確かにフォントが変わって見た目が良くなったんです。ファーストインプレッションが違うんです。それが大事なんだと。

その経験から、私も次第に体裁にまで気を配るようになりました。そうするとドキュメントの中身にまで気配りができるようになりました。「相手に見てもらう」という意識が強くなったからかもしれません。

■ 人もドキュメントもファーストインプレッションが大事

従いまして、見た目、体裁は大事にしましょう。せっかく一生懸命作ったドキュメントなんだから、相手に気持ちよく見てもらいたいですよね。