人事系システムに5つのクラウド型SaaSを放り込んでみた【クラウド型勤怠管理システム〜導入検討編〜】

こんにちは。
今回は、人事システムで注目を集めているクラウド型SaaS(Software as a Service)について、5つのシステムを社内に持ち込んだ経験をもとに、実際どうなの？という視点で書いていきます。

1.クラウド型SaaSは"人事"と相性が良い

クラウド型SaaSは、ある特定の機能を持ったサービスを、インターネット上ですぐに利用できるというものです。例えば、電子メールやブログ(noteもそう)、人事系の業務であれば給与計算や勤怠管理など、様々なサービスが提供されています。ユーザ登録や契約をすれば、必要な機能がすぐに使えるというのが特徴です。

人事担当者は、今ある業務を回すことで精一杯で、新しい仕組みを考え、構築する時間を確保することは容易ではありません。

クラウド型SaaSは、必要な機能がすでに準備されており、すぐに製品を体験することができます。オンプレミス（自社運用型）と比べ、ランニングコストが高くなりがちですが、初期投資は低くなるので、導入のハードルが低く、運用して合わなければ他のサービスに乗り換えやすいといった良さがあります。

2.クラウド型勤怠管理システム

2019年4月に「働き方改革関連法案」が施行され、「従業員の労働時間管理」が義務化されました。これを機に、勤怠管理システムの導入や更新を検討、実施された企業も多いのではないでしょうか。当社では、残業時間の上限規制や年次有給休暇の取得などによる管理職の負担軽減と、労働時間（時間外労働や深夜労働など）や休暇申請等の自動集計による効率化を目的に、クラウド型勤怠管理システムを導入しました。システム導入にあたり、オンプレミスではなく、クラウド型SaaSを選択したのは、下記３つの理由がありました。

▼オリジナリティを出す必要がない
勤怠管理にオリジナリティは必要ありません。なぜなら、フレックス制や変形労働時間制などの勤務形態をはじめ、休日や割増賃金の計算方法など、ルールが法律で定められているからです。そこに企業独自のルールを反映する隙間はないので、オンプレミスのような自由なカスタマイズは必要ありません。

▼人事のコア業務に関するシステム
社員の勤怠管理は、就業規則に記載されたルールに従って実施されますが、時にはより分かりやすい解釈に改訂したり、問題に対応する新しいルールを策定したり、運用しながら都度アップデートが必要になります。そうなると、ちょっとした変更だけで、情報システム部門やベンダーに、難しい法律の話をしながらシステム改修を依頼しなければならず、数日、下手すれば数週間は、改修されたシステムが使えるまで我慢しなければなりません。しかし、SaaSの製品であれば、人事部員が管理画面のパラメータを変更するだけで、簡単に新しい運用が可能になります。

▼外的な要因で変化する
2019年に、労働時間把握の義務化、残業時間の上限が規制されました。2021年にも、看護休暇の時間単位取得義務化など、次々と新しいルールが策定されていきます。これらのルール改正の度に、システムの改修に振り回されてしまうと、人事だけでなく、情報システム部門も巻き込み、社内の人的リソースが必要になって、見えないコスト（人件費）が発生してしまいます。その点、SaaSの製品であれば、必要な機能が勝手にアップデートされていくので、システム改修の負担がありません。また、人事の各領域のプロフェッショナル集団がサービス開発をしているので、安心してお任せできるというのも、人事担当者にとっては非常に心強いです。

3.まとめ

・オリジナリティを出す必要がない
・人事のコア業務に関するシステム
・外的な要因で変化する

これらに該当する人事システムの導入を検討しているようであれば、人事担当者目線で「クラウド型SaaS」の導入をオススメします。なぜなら、クラウド型SaaSを導入すると、人事担当者が主導で、情報システム部門やベンダーを介入することなく、外的変化や内部運用の変更に迅速に対応できるようになるからです。また、容易に運用テストや機能検証が実施できるので、現場の要望に応えながら、改善のサイクルを回しやすくなります。

クラウド型SaaS（勤怠管理システム）の導入後、

・どのような効果があったのか？
・目的は達成できたのか？

については、また次回に書いていければと思います。
最後までご覧頂き、ありがとうございました！