メモをきっちり取りまいよ！

おはようございます。
社労士＆診断士のたけちゃんです。
みなさんはどのようなときにメモを取りますか？
私は何でもかんでもメモを取っています。
ただ最近の若手社員はどうもそうでもないような感があります。
ちなみに今日はカマタマーレ讃岐の試合があるのですが、スタンドでいつもメモを取っている方がいます。
一体何者なのでしょうか？笑笑

メモを取らない

先日、クライアント先の管理職の方と雑談をしているときに部下の1人である若手社員がメモを取らないんだよねとありました。
この間もその若手社員が顧客先との納品時の取り決めを忘れていたことがありヒヤリとしたことがあったとありました。
それで「前から言ってるように忘れないようにメモを取りなさい。メモを見てから仕事をしなさい。」と注意したところ「次からは忘れないようにします。」と何だか要領を得ない返事があったとのことです。

そう言えば私も新入社員時代に上司や先輩からメモを取るようにと口を酸っぱくして言われたことを思い出しました。
サッカー日本代表の森保監督も試合中にノートにメモを取ってますし、メモってやっぱり大事なんでしょうね。

メモの取り方

そこであらためてメモって何なのかを調べてみました。

まずメモを取る目的やメリットには以下のような点があるようです。
①忘れないため
②情報の整理
③情報の共有・見える化
④相手に話をちゃんと聞いて貰えている印象を与える

たしかに、たしかにという感じです。
④はカウンセリングの講座でも同じようなことを言われた記憶があります。

次にメモの取り方です。
⑤タイトル・日付・場所を記入する
⑥要点をまとめる
⑦余白を十分に取る
⑧色分けをする

自分自身は⑤⑥はやっているけど⑦⑧はできてないです。
まあでもこちらもたしかに、たしかにという感じがあります。

メモを取れない

ここまで調べていて気になったのが、「前から言っているように」と「要領を得ない返事」という冒頭のくだりです。

そこで管理職の方にさらに突っ込んで話を聞いてみたところ、別の部下である先輩社員からもあの子（若手社員）はメモを取らないんですよということを聞いていたようです。

もしかするとこれはメモを取らないのではなくて、メモを取れないのかなと思い、再度調べてみると以下のようなことが出てきました。

・メモを取る習慣のない人は情報の取捨選択が苦手な傾向にある
・会話の流れは把握するものの「何が重要」で「何を優先すべき」の要点を押さえていない

言われてみると過去にこういうアシスタント職の方がいました。

会話の流れは把握できているので、打ち合わせや会議中は特段の問題がありませんでした。
ただ後からやるべき仕事上の大事なポイントがよく抜け落ちていました。

その時は不思議だったのですが、なんだか腑に落ちた気がします。

メモ以外の手段も考える

ではどうすれば良いのかなと思うのですが、メモはあくまでも手段ですよね。
忘れないようにとか、情報を整理するとかの目的を達成するための。

それでもし本当にメモを取ることが苦手・できないのであれば別のやり方を試してみても良いでしょう。

上司や先輩の側はメモを取りなさいというアドバイス以外に「同じ失敗を繰り返さないためにどんなことができそう？」といった問いかけをしてみてはどうでしょうか。

昭和生まれだとノートに鉛筆でメモを取っていくのが当たり前でした。
でも当たり前が当たり前でなくなっている部分もあります。

それならやり方自体を当人自身に考えてみてもらうのも良いでしょう。

上司や先輩もアドバイスだけでなく、やり方を当人自身に考えせるというオプションも持っていた方が良い時代です。

考えた結果、やっぱりメモを取るのが良いとなればそれは本人自身が選んだ選択なので納得感もありより行動に移しやすくでしょう。