＃23 【Teams・Planner・ToDo】効率的なタスク管理方法

　皆さんの所属する学校では、働き方改革を推進するためにどのような取り組みを行っていますか？私は今年度、教務主任として先生方のスケジュールやタスク管理をしています。その中で、Microsoft Teams、Microsoft Planner、そしてMicrosoft ToDoというツールを活用したタスク管理が非常に効果的であることを実感しています。今回は、これらのツールの活用方法について、メリットや効果的な使い方をご紹介します。

１　３つのツールを活用するメリット

①　共有スペースの確保（Teams）
　教職員が同じグループやチームに所属することで、共有スペースが確保されます。この共有スペースには、必要な資料や情報、締め切りなどが記載されることになります。これにより、情報共有やタスク管理がスムーズに行われるようになります。

②　チームワークの向上（Planner）
　教職員が同じグループやチームに所属することで、協力し合いながらタスクを遂行することができます。特に、プロジェクトなどの大規模なタスクにおいては、複数人で協力することが重要です。Microsoft Plannerを使うことで、各メンバーの担当タスクを明確にし、スケジュール調整が容易になります。

③　時間と手間の削減（Todo）
　Microsoft To Doを活用することで、個人的なタスク管理が簡単になります。教職員は、自分自身が担当するタスクを整理し、締め切りを設定することができます。また、担当タスクに関する情報をMicrosoft Teams上で共有することで、繰り返しの質問や確認作業が省略できます。

　以上のように、Microsoft Teams、Microsoft To Do、Microsoft Plannerの活用により、教職員間のコミュニケーションやタスク管理がよりスムーズに行われるようになります。

２　効果的な活用方法

①　教職員の時間の節約
　Microsoft Plannerを活用することで、プロジェクトの各タスクを分類し、担当者を割り当てることができます。これにより、誰が何を担当しているのかを明確にし、チーム全体でタスクを効率的に管理することができます。
　また、提出物の締め切りを割り当ててお知らせすることで、教職員は自分で締め切りを設定する手間が省けます。これにより、教職員は時間を節約し、他の業務に集中することができます（図１）。

図１　Teamsでの担当者別タスク管理画面

　図１のようにタスクの進捗状況を全員でチェックすることができるため、各担当者がどのくらいの進捗状況を達成しているかを確認することができます。これにより、全体の進捗状況を把握し、課題があれば早期に対応することができます。

②　タスク管理の効率化　
　Microsoft ToDoは、タスク管理に特化したツールです。スマートフォンとの連携も可能なため、いつでもどこでも自分自身が担当するタスクを確認することができます。また、スマートフォンでタスクを追加することもできるため、忙しい時間帯でも簡単にタスクを管理することができます。自分で追加したタスクとPlannerで割り当てられたタスクを合わせて表示することもできるため、効率的に業務を進めることができます。

３　おわりに

　Microsoft TeamsとMicrosoft Planner、Microsoft ToDoを活用することで、以上のようなメリットや効果的な使い方があるため、教育現場での業務管理に非常に有用なツールとなります。是非、活用を検討してみてください。
　今後も、授業改善や働き方改革に向けて、効果的な活用方法を模索していきたいと考えています。
　子どもたちの深い学びの実現、教員の働き方改革の推進に向けて、ともに頑張りましょう。