「自分じゃなきゃいけない仕事」に取り組むためにデジタルな相棒を作る！
これまで色々学んだ技術の活用方法を検討してきましたが、今回実際に制作に挑んでいこうと思います。もっと「自分じゃなきゃいけない仕事」をするためにRPAを主として手伝ってくれる相棒の案を検討してきました。
*前回の検討はこちら！
【課題1】回答の手間を削減した社員アンケートツールが欲しい！
前提
社員満足度の向上施策として社員の意見を定期的に収集している。
内容によっては事務局から追加調査のヒアリングを行う。
多くはグループウェアのアンケート機能を使うが、制限が多く、Excelフォーマットで解答を依頼する事も。
なぜ取り組むのか？
理由1
グループウェアのアンケート機能またはExcelで解答を依頼しているため、各事務所の個人貸与PCでしか回答できない。
アンケート機能に柔軟性が無く、設問の作成や集計の為にExcelを使用せざるを得ない。
PCが立ち上げ必須な点や回答ページへ到達するまでのページ遷移が多いなど回答する為の手間が多く、社員の投稿意欲を削ぐ要因となっている。
理由2
グループウェア自体の閲覧率が低く、アンケート回答率が低下している。
そもそもグループウェアを活用する風土が無く、全体的に閲覧率が低い。
構成費の多くを占める営業社員は外出が多いため、その傾向が顕著。
理由3
不定期に投稿される為、事務局スタッフが人力で投稿有無の確認と集約を行なっており非効率。
集約のタイミングによっては追加フォローが必要な投稿の把握が遅れる。
投稿後のフォローが遅れると投稿者の熱量が下がり、協力を取り付けにくくなる。
関係する範囲は？
投稿を希望する全社員
運営事務スタッフ
実現する方法は？
Google Formsの導入とRPAで回答集約と初回フォローまでの期間を短縮！
面談実施が可能な日付を事務局スタッフが共有カレンダーに登録。
アンケート回答者がGoogle Formsで回答。
投稿内容に応じて、面談対象者の場合、共有カレンダーを通知。
アンケート回答とカレンダーの更新を事務局スタッフに通知。
回答した社員が希望したツールで面談を実施する。
実現までのスケジュール案
【課題2】全社公開しているダッシュボードのデータ更新を自動化したい！
前提
業界動向の社員周知を図るため、数値をグラフ等で可視化したダッシュボードを導入している。
ダッシュボードの更新は社内データは自動化されているが、一部手動で更新しているものがある。
なぜ取り組むのか？
理由1
担当者による判断等が不要な作業である。
市場動向の把握が目的であり取得したデータを正とするため、人の判断が不要。
公開データをダウンロードした後、対応形式で所定のアップロード手順を踏む単純作業となっている。
理由2
月単位等で発生している作業ベースの業務である。
大半のデータが月単位で更新されるなど、定期的に発生している。
作業ベースの業務であり、取得方法等が一定である。
関係する範囲は？
更新作業を行うスタッフ
更新情報を基に営業、業務等を行う社員
実現する方法は？
公開データの取得とアップロードをRPA化する！
スケジューラーで公開データをRPAが要求。
公開データをRPAが取得。
ダッシュボードに公開データを格納。
作業結果をスタッフに通知。
実現までのスケジュール案
課題実装に向けて
スムーズな業務の実装に向けてRPAの活用を検討してみました。
実装するにあたっては独りよがりな解決策とならないよう、周囲にフィードバックを依頼しながら実施してみたいと思っています。
お気づきの点がございましたらぜひコメント等で教えてください。
閲覧ありがとうございました！
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