計算機を使うな！Google検索で終わる！（営業アップデート）
今回は営業の生産性を上げるITリテラシーに関して記事にさせていただきました。会社員時代からITリテラシーは低いと痛感していましたが、独立してフリーランスになって顧客とのスムーズなやりとり、生産性の向上には必要不可欠だと改めて感じています。特にIT業界の方と仕事をすると仕事のスピード、効率の良さに舌を巻きます。
餅は餅屋といいますが、彼らからのインスピレーションによって生産性欲求、知識欲求がクスぐられて意識が高くなりました。
もう一つ気づいたのが会社員時代のツール選択は受け身だったということでした。かつ、会社の業界や規模に応じて活用していくツールは限定されるため、新しいサービスへ疎くなっていたのも事実だと思います。
あとは職種ですね。
営業職はぶっちゃけ「効率を重視するよりも顧客とメンバーに時間をつかった方がいい」そんなイメージすら持ってしまっていたのでITリテラシーはまあ低いですよね。。
営業の方は共感いただけますかね？笑
そんなこんなでITへのアレルギーを無くすためにインプットをしていった訳なんですが、ある一定の受け皿を持つと境界線は無くなり、良いものは良い。必要なものは導入していこうと考えられるようになりました。
まだまだITリテラシーが高いとは言えませんが、低い状態からアレルギーを無くした点。デジタル非ネイティブでも導入しやすいツールやノウハウを共有することで価値提供できると考えて記事にさせていただきました。
この記事の提供価値は、、、
・営業職で生産性を高めていきたいと考えている方
・ITリテラシーが低く危機感を感じている方
上記の方はお役に立てる内容になっているかと思います。
（正直、今回の記事長いです。。YouTubeでも同じ内容を小分けして投稿していくのでよかったらそちらからもご覧ください！）
【YouTubeチャンネル】
https://www.youtube.com/channel/UCizApX9vl_us4sHBaZkUgVg
①電卓は使わずGoogle検索で計算がオススメ
電卓に関しては最近は使っている人は少ないかもしれません。大体は携帯のアプリを使って計算している方が多いと思います。数字を扱う仕事の場合は電卓が必須なのかもしれませんが、こと営業でいうと扱う数字はそこまで複雑ではないケースが多いと思います。
・プロセス
・売上、粗利
・アナリティクス
上記ぐらいでしょうか？
何度も計算を重ねるケースは少なく、あっても2〜3回で終わる計算内容が多いと思っています。かつ、最近でいくとZOOMの様にオンラインで商談をするケースも増えていると思いますので、一回ごとに画面から目を離して計算するよりも早いやり方をご紹介します。
それは、、、、
「Googleのブラウザ検索」で計算してしまうことです。
実はGoogle検索の中で計算式を入力すると勝手に計算してくれます。
詳細は下記の通りです。
※ブラウザは常に開いている状態と仮定
・計算したくなったら新規タブを開く
①新規タブを開く時のショートカット「ctrl（command）」+「T」
②計算後のタブを消したい時は「ctrl（command）」+「W」
・Googleの検索欄で数字と記号を入力
【計算記号】
①足す・・「+」（「shift」＋「；」）
②引く・・「-」（※「0」の隣）
③掛ける・・「*」（「shift」＋「：」）
④割る・・「/」（※右端の「矢印キー」付近）
※「％」を最後に打つと％で反映してくれます。（桁確認の凡ミスを防ぐ）
（計算記号はキーボードの右側に寄っているので慣れてしまえば楽です）
■メリット
・2つ以上の計算を重ねる時（一度計算した数字メモ書きしてませんか？）
・携帯や電卓を探したり、取り出したりする必要がないこと
・ZOOMなどで画面から目を離さずに計算をできること
■デメリット
・入力する時に設定によっては文字が小さくて見え辛い
・キーボードでの計算記号が定着するまで時間がかかる
営業は複雑な計算や方程式などはないと思うので、これくらいで十分です。
作業の効率化を考えた時にPCから手を離さないことで生産性は改善できると思います。あとは複雑な計算が必要な場合はExcelで関数入れてしまった方がミスも無くなるし早いですよね。
②フォルダやファイルは検索をして探しましょう
振り返ると会社員時代にやってしまいがちだったのが、、
（というかずっと無意識でした、、）
・デスクトップがフォルダやファイルで埋まっている。
・必要なファイルをどこにしまったか分からない。
こんな状況ありませんでしたか？
顧客や社内とファイルのやりとりをするとダウンロードしたデータがデスクトップに溜まっていき、どこに必要なファイルがあるかわからなくなてしまったり、一度片付けてどこに置いたかわからなくなることが多々ありました。
あとはマネジメントしている中で気づいて不思議と相関性があると思っているのが、デスクトップが整理されていないメンバーは仕事のスピードが遅く、ミスが多かったり、注意力散漫なケースが多いです。
探している時間って見落としがちだったりすると思うんですが、意外と馬鹿にならない時間をロスしてしまっていると思います。
実は携帯でも同じこと言えますが、アプリを探す時間ももったいないです。
ホーム画面で下にスワイプすると検索窓が出てきますので、そこで頭文字を入れるだけで簡単にアプリが見つかります。
一度、ファイルやアプリを探して手が止まってる時間があったら呼吸止めてみてください。息続かないくらいには探していると思うので。
（キツくなったら途中でちゃんと息は吸ってください。）
あとは習慣にするだけ、慣れの問題なので一度騙されたと思って継続してやってみてください！
③日頃から辞書登録を習慣に
タイピングが遅いからPC作業は苦手だ。そう決めつけている方いませんか？（僕はそうでした。。。）
ただ、その認識は間違いだったと気付かされたエピソードがあります。
会社員時代にタイピングは遅いのになぜか仕事は早い後輩に聞いてみたことがありました。
（芳賀）「なんでPC苦手そうなのにそんな仕事早いの？」
（後輩）「別にPC苦手じゃないですよ。タイピングが苦手なだけで」
と後輩から言われてハッとさせられたのですが、仕事ができる＝タイピングが速い人ではないと気付かされました。その後輩は辞書登録をめちゃくちゃしていて、タイピングをほぼすることなく、大体の文章が完成する様になっているとのことだったので真似してその日から辞書登録をしまくりました。
（あとはそもそもの仕事の初動が早かった）
大体は2文字で文章を登録しているケース多いのであとは組み合わせを習慣づければ圧倒的にスピードは速くなります。
1点、注意して欲しいのはダブりです。
だいたいよく使う文章って頭文字が一緒だったするので、2〜3個登録した文章が出てきてしまうことあったんですよね。2文字目、3文字目を工夫してやらないと選ぶ時間をロスしてしまうので注意しましょう。
【辞書登録】
・「あど」→自身のアドレス
・「かぶ」→株式会社
・「おせ」→お世話になっております。株式会社〇〇の芳賀です。
・「おつ」→お疲れ様です。芳賀です。
・「なに」→何卒、よろしくお願いいたします。
・「ひき」→引き続き、よろしくお願いいたします。
・「ずーむ」→※固定のZOOM URL
・「スプシ◯」→※よく使うスプレットシートURL
④電話、オンライン商談はワイヤレスイヤホンで対応
電話が来た時に顔と肩で携帯を挟みながらPCを操作して電話をしている営業のイメージを持ってる方いると思います。まだそんなことをしている方は肩と首を悪くしますし、PC操作し辛いのでやめましょう。
イヤフォン使いましょう！
おすすめはワイヤレスイヤフォンです。
最近はZOOMでのオンライン商談も多いと思いますので線がないイヤフォンは快適です。絡まった線を見ているとストレスが逆にたまってしまいますよね。線がないことで大きくストレス軽減できます。
あとは接続の切り替えがスムーズじゃないワイヤレスイヤフォンは仕事観点だとNGです。僕は過去Ankerのイヤフォンを使っていて満足していたんですが、接続切り替えがスムーズなAirPodsに変えたらストレスがなくなりました。特にMacBook、iPad、iPhoneを使っている方は絶対あった方がいいと思います。
※アップル製のPCでない人は「Jabra」のイヤフォンは3デバイスまでシームレスに接続移行できるみたいです。
デメリットは、充電が短めのなことくらいですかね。あとは電車で音楽を聴く際は頻繁に途切れます。僕はあまり音楽を重視していないので問題ありませんが。
⑤ショートカットキーを無理矢理使って習慣に組み込む
メンバーに提案資料の作成をレクチャーしている時に
「今のどうやったんですか？」と聞かれることがありました。
結論、ショートカットをつかっただけでした。ｗ
知らない人からすると魔法みたいに見えるんですよね。
習慣化のために、ショートカットは紙でコピーしてしばらくはPCの近くに置いておくことをおすすめします。基本的に何度も繰り返す作業があったら「先人」が効率よく仕事を進めるやり方を考えてくれています。
繰り返している作業に気づいたらGoogleで検索してみるのもいいかもしれませんね。僕は都度探すようにしています。
※参考までに営業が最低限覚えたいショートカットを記載します。
【ショートカット一覧】
・コマンド A全選択
・コマンド Cコピー
・コマンド Xカット
・コマンド V はりつけ
・コマンド Z 元に戻す
・コマンド N新規ページ
・コマンド、シフト、「3」 スクショ
・コマンド W
・コマンド S 保存
・コマンド P 印刷
【習慣にする方法】
・ショートカット一覧をコピーしてPCの近くに置いておく
・繰り返してしまう作業があったらGoogleで検索してみる
・ショートカット内容を3回繰り返して使ってみる。
・プライベートタスクで1週間後に継続の確認（僕はticktickを使ってます。）
習慣にするのが難しかったりしますし、急いでいる時は慣れ親しんだやり方を実施しがちです。それだといつまで経っても効率が上がっていかないので仕事は余裕を持って取り組む。その中でショートカットなど時間効率を高めることを取り入れつつ進めていくことを心がけましょう！
⑥お礼メールフォーマット化
営業の業務で悩みどころなのが「お礼メール」だと思います。
拘った方がいいとは思いつつも拘り過ぎると他の業務を圧迫してしまい、結局は送信できなかったということあると思います。僕は新人時代よくお礼メールを中途半端にして上司から怒られていました。
優先順位を間違えてはいけないのが、まずはしっかりお礼をすること、メールを相手に届けることです。これができないのであればメール内容を拘ることすら無駄です。
僕は途中から優先順位に気づきフォーマット化しています。今は「paste」というアプリを使ってスムーズに文章を呼び出せるようにしています。
結局、お礼メールの文章構成はいつも大体同じです。なので、過去送信した2〜3通のお礼メールからフォーマットを作ってしまいましょう。
（フォーマット欲しい！という方はTwitterからDMください）
ただ、相手からフォーマットだと思われたらアウトなので、文章構成で必ずオリジナル文章を入れる項目を用意します。
で大事なのがこのオリジナルの文章は商談後すぐに5分くらいで作成しましょう。1日の何件も商談をする営業は前の商談を思い出す時間がもったいないです。商談後すぐに感情のままに文章を作成しておき、可能ならそのまますぐ送信していまいましょう！
⑦怖がらないことが大切！アプリ活用！
参考までに業務で活用しているアプリ（Mac）を紹介させてもらいます。
僕のアプリ導入の基準は「継続できるか」あとは「シンプルに操作できるか」です。日々の業務に馴染んでくれやすいツールだと思うので是非使ってみてください！
【オススメアプリ一覧】
・PASTE・・コピー&ペイストを効率化（フォーマット登録も可能）
・YOINK・・画像の一時保存
・ticktick・・タスク管理ツール
・BetterTouchTool・・画面分割やトラックパッドの操作を登録して効率化
・POPCLIP・・コピー補助アプリ（トラックパットの片手操作でコピペなどができる）
・XMIND・・マインドマップを作成（商談時のヒアリング整理にぴったり）
XMINDは効率化というよりも思考の整理につかえます。僕はこれで提案資料の構成を考えてからPowerPoint作成に入るようにしています。グループ化して伝えたい要素をまとめるとスムーズに資料を作成できるのでおすすめです。
あとは、商談時のヒアリング内容のメモって散らかりませんか？
あとから書き直す時間はもったいないのでマインドマップを使うと整理がスムーズなのでその点でもおすすめです。
⑧エクセル、スプレットシート 営業が覚えるべき最低限の知識
・関数「SUM」：足し算の合計
・関数「COUNT」「COUNTIF」：探したい数字を自動で抽出
・ドラックで連続で計算式を反映：同じ計算（関数）は何度も入力せずに反映
※注意 スライドしてセルの位置が変わるので固定したい場合は「＄◯＄◯」（F4キーでもOK！）
・フィルター：昇順、降順や表示したいグループを並べ替えして表示
・入力を選択式に変更：「データ」→「データ入力規則」→条件「リストを直接指定」→選択したい項目を「,」で区切りながら入力。
※データを後からまとめるときに便利
Let'stry！アポ数、商談数、有効商談数、契約数をA、B、Cさんと分けて作成してみましょう！
数値をまとめて現状把握するスキルは「顧客へ価値提供の強化」と「マネジメント」に必須です。これからマネジメントに挑戦する方は苦手意識を持たずに挑戦してみましょう！
（PDCAなどの参考にしたい方は僕が振り返りに使っていたスプレットシートも無料で共有します！TwitterからDMください！）
まとめ
営業の見られ方、求められる点が今後大きく変わっていくことが想定をされます。営業職は年々減少傾向な中で今までのやり方を踏襲しているだけでは勝ち残るのは難しいです。
ならば今までできていなかったけど、必要な点を見直してスキルを中長期的に強化していきましょう！
■参考までに改善までのアプローチ、、、
①繰り返している業務を把握しましょう
②今取り掛かっている業務が簡略化、最短化できないか考えてみましょう
③ネットで調べるとだいたい先人の知恵を使って目的を達成できます
④設定した内容を習慣にしていきましょう。
（設定仕立ての時は習慣になっていないので、過去の手法に流れて、結果元のやり方にもどってしまう）
※入り口の時間は恐れずにチャレンジをくりかえしましょう。
上記の流れで自身に必要な効率アップの手法を試しにやってみていただけると嬉しいです。習慣にできると麻薬の様に生産性向上にとりつかれていきます（良い意味で）。
結局は「手法」の部分よりも「考え方」の点が重要になってきます。
緊急度は低いが、重要度は高いポイントになるので目的を持った上で実践してみてください。
4月からYouTubeでも営業業務の効率化の動画を配信していきます！
そちらもご覧いただけると嬉しいです！
ではまた！
■Twitter（毎日発信中してます！フォローよろしくお願いします！）
https://twitter.com/Takafumi_Haga
■YouTube（今月から毎週配信していきます！）
https://www.youtube.com/channel/UCizApX9vl_us4sHBaZkUgVg
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