Trelloカンバン方式で受注管理の可視化に挑戦

前提

・案件は受託制作が中心。

・デザイナー5名（内マネージャー1名）。

・ディレクション部が2部署あり、それぞれのチームマネージャーが営業から下りてきた案件に部署のディレクターをアサイン。各ディレクターからデザインチームのマネージャーにデザイナーのアサイン依頼が来るフロー。

課題

・全体の案件数や今後の受注状況を見通せないため、アサインが「話が来た順」「先着順」になっており、チームとして戦略的な取り組みが出来ない状態。

・ディレクターサイドからも「部署としてこっちの案件にあのデザイナーをアサインしたかったのにー！」の様な機会損失（？）もありました。

Trelloカンバン方式で受注管理の可視化に挑戦

・Trelloに各ディレクション部とデザインチームのマネージャーが入ったボード【案件見通し】を作成。

・営業から軽くでも引き合いのあった案件は【予定案件（確度低）】【予定案件（確度高）】の各リストにカードを追加してもらう。（案件が消滅したらカードも削除）

・案件キックオフのタイミングで実際にデザイナーのアサインが必要になったら、リスト【アサイン依頼】にカードを移動、メンバーにデザインチームマネージャーを加えてメンションを飛ばしてもらう。

・デザインチームマネージャーはアサイン依頼のあった案件を現在のリソース状況と今後の案件状況を鑑みながら、担当ディレクターおよびチームのデザイナーとコミュニケーションを取ってデザイナーをアサイン。

・アサイン後、リスト【アサイン済み】→【完了】の順にカードを移し、一定期間を経てアーカイブ。

・具体的に各リストは以下のルールで運用。

【予定案件（確度低）】
受注確度が不明な案件や、稼働時期が未定の案件はこちらにカードを追加してください。

【予定案件（確度高）】
受注確度の高い案件はこちらにカードを追加してください。後から参照しやすいように、初動の時期やその他のステータス、担当Dir、付随情報なども分かる範囲で記載してください。案件種別のラベルも分かる範囲でつけてください。

【アサイン依頼】
実際に動ける段階になり、デザイナーをアサインして欲しい案件のカードをこちらに移して、デザインチームマネージャーをメンバーに追加してください。

【アサイン済み】
アサイン依頼のあった案件にデザイナーをアサインし、カードをこちらに移します。

【完了】
案件が動き出したらこちらに移して一定期間でアーカイブします。

まとめ

1年ほど続ける中で、（ディレクターの協力ありきではありますが）受注案件をある程度俯瞰して、いつでも見えるようになったので、チーム運営上、戦略的かつ効率的なリソース配分を考えられるベースはできてきたかなと思います。
今後、例えば組織規模が拡大した場合はどうすれば良いのか、あたりを今後の課題と捉えて運用改善を行っていく予定です。

最近では、ここからアサインされたデザイナーが、同じくTrelloで管理しているデザイナーの稼働管理用ボードにカードをコピーして、受注からアサイン、実制作のスケジュール管理まで、一連のフローとして連携させる検証もしています。（デザイナーチーム内の稼働管理については、また別記事にまとめる予定です）

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