説明をする側・受ける側の認識違いトラブルを未然に回避

誰かに何かを説明する人は、説明したい内容が全て頭の中に入っている状態ですが、それを全て口に出して説明する事は物理的・時間的にとてもじゃありませんが出来ません。その人のセンスで説明すべき話し方を組み立て、最小限の説明すべき単語をチョイスし相手に伝えるのですが、説明をする側と説明をされる側では基本的な知識の違いや感覚の違い、はたまた単語の意味の捉え方が違っていたりする為、正確に情報を伝達するのは非常に難しいのです。

例えば、説明する側が「僕は自動車が欲しい」と言った場合、言われた側はどんな車を想像するでしょう？どんなデザインなのか？何色なのか？排気量は排気量は何ｃｃなのか？何人乗りなのか、オートマなのかマニュアル車なのか？色々な情報をインプットしてもらわないと、説明する側がどんな車を欲しているのかわかりません。

仮に数百項目の質問を説明する側の人に投げかけて、欲しい車はきっとコレだろうと思って提示してみても、その後で「ホイールはBBSのアルミ製がいい」といった質問事項以外の希望が出てきたら、もうその時点で質問を何百回繰り返しても、この人が欲しい自動車はわからない。という結論に落ち着くでしょう。

つまり、説明をする側とされる側の両者において、説明される側から相手の意思を汲み取るのは不可能に近いという事なのです。なので説明をする側が自分の意思を具体的な情報としてきちんと相手に伝えないと、コミュニケーションが正常に成り立たない事となります。

説明をする側が気を配らないといけないのは、

・結論は何か？

・時期はいつか？

・何処の話か？

・関係する人と利害関係はどうか？

・何に対して

・どうしたいのか？

といった大項目の説明を行い、必要に応じて情報の粒度を細かく説明していく方法が、相手の理解を得やすいと思います。また、自分しか分からない様な専門用語ではなく、誰でも知っている様な単語や数字を使う事で更に意思疎通が取れる様になります。

営業マンがお客様に説明する場合、外注業者へ必要な部材の説明をする場合、会社の上司にトラブルの内容を説明する場合、お父さんがお母さんにお小遣いの必要性を説明する場合など、説明の機会は多々あると思いますが、上記の説明方法を使用する事で、後から「話しが違うじゃないか！！」といったトラブルを回避できると思います。

相手に対する説明力を磨き、気持ちよくコミュニケーションをとれる人になりたいものですね。