整理を習慣づけて「タスク残している感」をなるべく無くして、さらに作業効率をあげる。

年末で大掃除の時期だが、僕は子供の時から整理が苦手だ。

捨てるのが苦手だ。

「いつか使うかも」と思い、取っておいたもので部屋が片付かない。

・いつか僕が使うかも
・機会があればあの人にあげよう
・年に１回あるかないかのイベントで使うかもしれない

こう言って、溜まっていったものをこの１週間で全て捨てた。

３畳程度の僕の自宅の作業スペースから出たゴミ袋は6個分。よくこの狭いスペースにこれだけ「いつか使うかも」を取っておけたなと、整理し終えた時に実感。

部屋の整理は終わったが、ここからはパソコン内のデータの整理を今年中に行おうと思う。典型的な「パソコンのデスクトップがデータでぐちゃぐちゃ系」なので、今年中に整理して来年はしっかりデータの整理を習慣づけていこうと思う。

なぜ整理が大事か。

これまでひたすら制作案件の作業、たとえば企画書作成、ワイヤーフレーム作成、デザイン作成、写真の加工、報告書作成などをしていると、スクショは撮りまくるし、XDデータは日付ごとに量産されてしまうし、写真はRAWデータとJPGデータと複数できるしと、とにかくパソコンの「デスクトップ」と「ダウンロード」のフォルダがぐちゃぐちゃになる。

そうすると、

誰かから「あのデータください」とか、自分で探すときも時間がかかる・・・・。あとで整理しよう。と思っても膨大な作業で、そんな暇はなし。これって本当にいいことがない。

本当にこれって悪い習慣。

「タスク残している感」ほど気持ちの悪いものはないので、
習慣づけでこういったものを無くし、精神的にも作業効率をあげていく。

習慣づけ①：名刺交換をした日の夜に必ず「Eight」に入れる。

これまで交換した名刺、約2000枚ほど。
人にもらった名刺って本当に捨てるというのは、違う気がする。とはいえ、なかなか会うこともないだろうという人も中にはいる。

いつか連絡することがあるかも。
そうやって溜まっていった名刺。

名刺管理の「Eight」で管理をすればいいよね。

名刺交換をした日の夜の必ず「Eight」に取り込むことを習慣づけよう。

習慣づけ②：案件が終わった資料は全て「ScanSnap」でデータ化

その時に進めている制作案件は、打ち合わせなどにも出向くため、仕様書や企画書、スケジュールやワイヤーフレーム、デザインなど全て紙に出してファイリングするようにしていたが、これがどんどん溜まっていく。

もらった資料なんかは全て「ScanSnap」でデータ化して取り込んで仕舞えばいい。「Eight」とも連携しているので、名刺を「ScanSnap」で取り込むことも可能だ。

ちなみに僕はデータは全て外付けの「HDDドライブ」で管理している。
常に持ち歩いている1TB、自宅で管理をしている3TBで管理。

クラウド上に保管するものもあるが、これは他の人に共有したいものや、その時に進行している案件の資料、運営しているWEBメディアの撮影写真などだけにしている。

人によって「Google drive」「OneDrive」「dropbox」など様々で、散らばってしまうため、なるべく自分が管理するものは外付けのHDDにまとめている。

習慣づけ③：スケジュール管理は一番使い慣れているmacデフォルトの「カレンダー」

お客さんとの打ち合わせや、東京とのリモートの会議などは全てmacの「カレンダー」で管理している。他のカレンダーアプリも考えたが、やはり使い慣れているものから離れられない。

個人用のアカウント、仕事用のアカウントなど複数持っているが、カレンダーに色分けして同期させている。

作業中は集中したいので、なるべくスマホを見ないため、リマインドも「Androidのスマートウォッチ」でしっかりと受け取れるようにし、逃さないようにする。

制作の細かなタスクなどは全て「Backlog」「Jira」「Google drive」などで管理しているが、これがまた使い分けたりが大変・・・。

タスク管理は本当にまだまだ課題だ。。。

習慣づけ④：決済系はiOSの「Wallet」、搭乗券の管理などもできて便利。

クレジットカードやSuicaなどは全てiOSの「Wallet」で管理。
実は最近まで使っていなかったが、実際に使ってみると本当に便利。

出張も多いため、飛行機の搭乗券も「Wallet」で管理できるので本当に楽チン。オンラインチェックインってここまで便利だったのかと実感。

ちなみに、月に１回「モアイ」という沖縄独特な文化の飲み会を固定メンバーで行なっているが、そこでもお金のやりとりがある。

その決済は最近メンバーの提案で「Kyash」というアプリで行うことになった。

ツールの使い方がわかれば整理って本当にラクになる。知らないって本当に罪だなと反省。

本当に整理が苦手だったが、こういうツールをちゃんとこまめに習慣づけて使うようにすれば、結構作業自体の時間短縮にもなるし、何よりも「タスク残している感」がなくなるだけで、精神面で気持ちよく仕事ができる。

なるべく効率化、自動化などを行い、整理を習慣づけていこう。

というお話。