進捗管理 3つのポイント　～プロマネシリーズその5～

プロマネとは？
目的をスケジュール通りに達成するために、チームの成果に責任を持つ人。プロマネのテクニックとか小ネタを紹介します。※自分の中での整理や備忘録を兼ねています。

プロマネがスケジュールやチームを管理する上でやることは、大きくこの4つです。

①初期計画
②進捗管理
③リスク管理
④課題管理

今回は②進捗管理について。

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チームで物事を進めている中で、一番難しいのが進捗管理だと思います。
これはチームの規模を問わず、そう思います。

長年一緒にやってきた息の合うメンバーばかりだと難しくなかったりするのですが、そうでもない限り大体トラブルや、想定外のことが起きます。

プロマネは「目的をスケジュール通りに達成させるために、チームの成果に責任」があるので、誰かの進捗が悪ければ、全てプロマネの責任です。

進捗管理をしている中で一番多いトラブルが「あれ、今日終わるはずだったのに…」です。

スケジュール上だと、今日が完了日だった。
けど、あれ？終わってる？終わってないよね…ってやつです。

大きく
・アウトプットが出てこない（途中の確認もれ）
・アウトプットは出てるけど、思ってたのと違う（完了の認識ずれ）
の２パターンがあります。

前者を防ぐには
①途中の「良い頃合い」で進捗を聞く
②進捗報告のフォーマットを決める

後者を防ぐには
③どこまでできれば完了か？をちゃんと定義する

が重要かなと思っています。

①途中の「良い頃合い」で進捗を聞く

タスクが始まったばっかりで聞いても進捗はありません。
逆に終わり間際にきいて「まだ全然終わってません」となっても意味がありません。
常に良い頃合いを見計らって、進捗把握することが重要です。

②進捗報告のフォーマットを決める

進捗の報告は、人によって上手・下手の差がハンパなく激しいです。
（能力や性格というより、経験値の差だと思います）
そこで各人の経験値によらず、明確に進捗が把握できる、簡単なフォーマットを作っておくことが大切です。
進捗報告に手間がかかってしまっていては元も子もないので、5W1Hが簡単に抑えらるフォーマットなら何でも良いと思います（色んな便利ツールもありますし）

③どこまでできれば完了か？を言語化する

例えばプログラムだったら、一通りコードを書き終わったら完了？それとも自分でテストしてバグを取ったら完了？それとも自分以外の第三者がテストして、全てのバグを直したら完了？
これらのどれも、言葉上「完了」になります。
どれが正しい「完了」か？はそのチームのワークフローや、スケジュール設計によって、大きく変わります。
大事なのは、その時々のタスクを、期限日までにどんなアウトプットにすべきか、言語化しておくことです。
言語化するときに目印になるのが「誰のチェックまでしたか？」です。
チェック無し・自分でチェックした・上司がチェックした・チーム全員がチェックしたくらいの粒度で完了の定義を決めておけば、そこまでブレません。

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余談ですが、なぜ息の合ってるメンバー間だと進捗確認が楽になるか？
これは主に下記の理由かと思います。

その人の「人となり」がわかっているから
- シビアに見積もる人？固く見積もる人？
- 遅れがちな人？余裕もって終える人？
- どんな要領でタスクこなす人か？

相互にコツがつかめているから
- どのタイミングで、どんな粒度で握っておけば良さそうか
- いつ声かけるのがよいか

なので、進捗管理の本質も、結局はチームワークなのかもしれません。

いまだに進捗管理って難しいなぁと思うので、自戒も込めてのNoteでした。