仕事を任された時のポイント

前回、仕事を任せることについて書きました。

今回は、逆に仕事を任された時のポイントについて触れていきたいと思います。

仕事を任されることは、大変だなと思うかもしれませんが、ポジティブに捉えれば、自分の株とスキルを上げられるメリットがあります。
これをできると思っている人や信頼している人に仕事を任せませんから、前向きに捉えていくと良いと思います。

私が思う人に仕事を任された時のポイントは、仕事を任せる時のポイントとかなり似ています。ですから、これを確認しておけば、人に仕事を任せる時や相談に乗るときに役にたつのではないかとも思います。

人に仕事を任された時のポイント

①締切と内容を確認してから引き受ける。

仕事を任されるとき、伝えられたことに締切が示されていなかったり、内容があまり具体的ではなかったりすることがあります。ですから、そのことについて最初に質問をしておきます。
例えば、「締め切りはいつでしょうか。」「～といった内容でよろしいでしょうか。」といった質問です。
また、二つ返事で引き受けるのではなく、自分の状況を把握して返事をしましょう。締め切りまでに難しそうでしたら、「～さんと一緒に作業してもよいでしょうか。」「締め切りを〇日にしていただけませんか」という風に交渉してみるのが良いと思います。
確認をすることは恥ずかしいことではありません。また、無理そうなら断る勇気も持ってください。自分の健康は第一です。その中で、可能な限り頑張るという視点を忘れずに。

どの場合もしっかりと見通しをもってやろうとしている姿勢を相手に伝えれば、大丈夫です。むしろ信頼されます。ぜひ、試してみてください。

②参考資料がないか確認をする。

仕事を任されて、時間にゆとりがあるならば、オリジナルのものを作り上げるのも良いかもしれません。しかし、現実では、なかなかそうはいかないことが多くあります。そこで、オリジナルのものを作る時でも、そうでない時でも、過去の資料で使えるものがないかどうかを確認することをオススメします。特に、共有のフォルダがあるPCが配置させている学校では、確認は容易にできます。
過去の資料を確認をするだけで、作業の効率はグッと上がります。
また、過去の資料を生かして作成した場合は、実情に合わせて、変更点等を明確にしたり、内容を改善したりするのが良いと思います。
それがなければ、ただの前年踏襲になってしまい、より良くはなりません。効率よくやりながらも可能な限り、質を向上させるという視点を忘れずに仕事に取り組みたい所です。

③経過報告をする。

任されたならば、相手に経過を報告することを忘れずにしましょう。相手も安心します。また、必要に応じてフォローやアドバイスをもらえると思います。
経過報告の際には、進捗状況に加えて、作業をしていて気になったこと等を交えて報告することをオススメします。
具体的には、
「提案資料の大枠は完成しました。昨年度の資料を確認したところ、～ということがあったのですが、今年はそれを削減して、〇〇の活動に絞って行いたいと考えているのですがいかがでしょうか」
等といった経過報告をするのが良いと思います。
そうすることで、相手も内容についてアプローチをしやすくなると思います。任せてくれた相手との関係を築くチャンスでもありますので、経過報告は有効に活用しましょう。

まとめ

仕事を引き受ける時のポイント
①質問をして、締切と具体的な内容を確認してから引き受けるようにする。無理は禁物。
②過去のデータ等、参考資料がないか確認してから効率よく取り組む。質の改善ができればさらにGOOD。
③具体的な経過報告をする。経過報告の際は、疑問や考えたこと等を一緒に伝える。

終わりに…

仕事を任されるということは、負担が増えるということです。
また、任された仕事をする分、自分の時間も使うことになります。
その自分の時間をどう生かすかについて前向きに考えながら、上記のこと等を自分なりにアレンジして実践してみてください。
任された仕事を面倒な事ととらえるか、チャンスと捉えるかで、モチベーションも変わってきます。ぜひ、前向きに捉えて、スキルアップをしていって下さい。
ただし、「健康第一」を忘れずに！