仕事を人に任せるポイント(適度に！)

今回は、業務についてです。(他業種でも似ていると思います。)

日々たくさんある業務のうち、人にお願いをしたり、任せたりできることがあると思います。
しかし、実際は、「自分でやったほうが早いし効率がいい」という理由で、結構自分だけでさばいてしまうことが多いのが実情ではないかと思います。（私自身もかなりそういう所がありました。）
ですが、業務の負担を分散したり、お互いに信頼関係を築いたりする面では、仕事を人に任せることは、大いにメリットがあります。
また、短期的には自分がやった方が効率が良くても、長い目で見ると任せていったほうが効率が良いこともあると思います。(行事の練習のスケジュール管理や会計の仕事等々)
大前提として、適度に任せることは当然とします。やりすぎは、相手にとって大変迷惑なのは、自明ですので…

以下、私が思う、人に仕事を任せる時のポイントについて書いていきます。

人に仕事を任せるポイント

①任せることの締切や内容を具体的に伝える

相手にも仕事があります。締切が曖昧では、スケジュール管理がしにくいです。後出しじゃんけんのように「実はあの仕事明日までなんだ」といったようなことは万が一にも避けていきたい所だと思います。
効率よく進められるように、内容を具体的に伝えるのが良いと思います。
例えば、
〇〇さんに、〇月〇日までに、～の提案をお願いしたいです。過去の資料があるのでそれを参考に、当日までのスケジュールとやる目的と内容をA４で１枚程度にまとめてもらいたのですが、可能ですか？
といった具合です。
相手が大体何をするのか分かるような伝え方を心掛けるようにします。
具体的であるほど、やるべきことが焦点化されて、相手の仕事の効率が良くなるのではないでしょうか。

②任せっぱなしにせず、途中で進捗状況を確認する。

仕事をお願いして、放置では、相手に失礼だと思います。
締切や相手の状況に応じて、声をかけていきましょう。
その際、「進み具合はどうですか」と確認するだけでなく、「この前の～だけれど、昨年の資料だと〇〇の部分はどうなっていましたか？」と内容を想起して確認できるようなことを聞いてみても良いかもしれません。
相手の進み具合や、状況が分かりますし、必要ならフォローをすることもできます。

③終了した仕事を確認とお礼をする。

必要に応じてですが、相手がやってくれた仕事のチェックをしましょう。
お願いしたことができているかどうか、相手が頑張ってくれたであろう点はどこか等を意識しながら確認をしていきます。
また、やってくれた相手に必ずお礼の気持ちを伝えましょう。これは、絶対です。
相手は、こちらのお願いに自分の時間を使って応えてくれているのですから、仕事の出来に関わらず、それをしてくれたことへの感謝は必ず伝えるのが良いと私は思います。
終了した仕事の確認はそこまで時間がかからない上、しっかりとしたお礼を伝えたいため、私は基本的に、相手がしてくれたことの確認をやるようにしています。

まとめ

仕事を適度に任せると信頼関係も築けるし、業務分散や長期的な効率化を図ることができる。
ポイント①相手が効率よく作業できるように任せることの締切や内容を具体的に伝える。
ポイント②任せっぱなしにせず、途中で進捗状況を確認して、必要ならフォローを入れる。
ポイント③終了した仕事を確認して、自分の時間を使って作業してくれた相手に感謝の気持ちを伝える。

以上、仕事を任せる時のポイントでした。私自身、満足にできていない面も多々ありますが、心がけていることを改めてまとめてみました。

次回は、今回とは逆に仕事を任された時のポイントについて書いていきます。