スムーズなWEB学年会のための７STEP

WEB学年会は、場所を問わないため、移動時間等がかからずとても便利な方法として、今、活用することができます。

特に、分散勤務等でバラバラに勤務する場合はとても効果的です。

デメリットは機材の有無ですが、今は、大体の人がスマートフォンを所持しているため、機材面の心配はほぼありません。

では、より効果的、効率的にWEB学年会を行うための基本的な７STEP(個人的に大切だと思うこと)を紹介していきます。

７STEPは下記の通りです。

１　日時を決める

日時決めは準備をする上でとても大切になります。ここの設定がずれてしまうといくら良い資料を用意していても実施できません。まずはスケジュールを組むと良いと思います。

２　話すことを整理しておく

学年会を設定するということは、話す内容がもともとあると思うのですが、話す順番や所要時間等を整理しておきます。

そうすることで、かなり効率よく話合いが進められますし、流れが見えると話合いをファシリテーションしやすくなります。

３　資料を準備して共有しておく

事前に作成した資料がある場合は、共有しておきましょう。そうすることで、話合いの時間を短縮したり、質問の質を高めたりすることができます。

４　時間を決めて話をする

話合いが始まったら、時間を意識して話します。

基本的なことですが、WEB会議だと相手の表情等、微妙な所がわからないためか、ついつい話過ぎてしまうことがあります。

より質の高い話合いにするためには、時間を決めてその時間内に効率よく、楽しく話せるように工夫をするのが良いと思います。そうすると、話のスキルアップにもつながるのではないでしょうか。

５　随時、記録をとる

WEB学年会では、記録役を決めて、共有しているファイル等に議事録を作成すると後で齟齬がなく、便利です。事前におくった資料等に追記していく形で記録すると手間もかからず、資料としてもよいものができるのではないかと思います。

６　記録をもとにまとめと確認をする

会議の記録を見返しながら、話合いのまとめを最後に行います。決まったこと等があれば、それを確認したり、役割分担がある場合や〆切がある場合等はそれをチェックしたりしましょう。

ここで、確認をすると共通理解がより確実なものなります。

７　次回の内容と日時(できれば)をきめる

最後に次回の話合いの内容をきめておくと各々準備がしやすくなります。また、日時決めまでしておくと、仕事等のスケジュール管理がしやすくなるので、オススメです。

以上になります。

個人的にやっている７つのSTEPを紹介しました。

人によって順番等はかわるかもしれませんが、大体このような感じで行えば、効率よく、行えるのではないかと思います。

私自身、順番や時間に気を付けて行ったら、学年会の質があがったと感じています。

ぜひ、みなさんも機会があれば試してみてください。

お読みいただき、ありがとうございました。