光る絵本展開催レポート③【運営編】
こんにちは。新潟県湯沢町にUターンし、子ども向けプログラミング教室で勤務している腰越です。この度2021年3月27日に開催した光る絵本展in南魚沼の記録を内容ごとに3つに分けて残そうと思います。
最後の3発目は「運営編」です。
ここは反省しか無いです。。。
（1発目「クラファン編」はこちら、2発目「メンバー編」はこちら）
プペルトラックについて
まず私が準備する中で、プペトラについて知らなかったことがいくつかあったので書き出します。
（トラックオーナーからもらえる「主催者要項」をよく読めば書いてあることも多々あったのですが...）
①トラックの乗入場所対策
南魚沼開催では、会場入り口前にトラックを停めてもらいました。
しかし、ここに停めるには段差を乗り越えなければなりませんでした。
私は段差がある事には気付いていましたが、素人判断で「大きいトラックならこれくらい（の段差）大丈夫だろう！だって大きいタイヤなんだから（？）」と勝手に思い込んでました。
しかし、当日トラックオーナーから
「【※注1】段差のブロックが破損する可能性があるので、何か段差緩衝材ほしいっすねー」というお言葉を頂き、
「おぉぉぉ、そうなんだ…ヤバっ」と内心すげー焦った記憶があります。
【※注1】
2021/4/7投稿時は「トラックが傷つく可能性があるので、何か段差緩衝材ほしいっすねー」と記載していましたが、私の認識違いでした。内容改訂前にこの記事をご覧になった方、大変申し訳ありません。
（会場からナイスサイズの木材をすぐ借りられたので良かったものの、何も無かったら時間を大きくロスしていたでしょう…）
②トラックの演出備品
私たちが用意しようと思っていたけれど、聞いたらオーナーがお持ちだったのはこの辺です。
【プペトラ演出用備品】
・映画えんとつ町のプペルのED曲&Bluetoothスピーカー
（鑑賞の演出としてトラック周辺で流す）
・突っ張り棒 ※閉じた状態で行う場合
（暗幕設置用、暗幕自体は自分で用意）
・階段 ※閉じた状態で行う場合
（トラック乗り降り用｜下記写真参照）
・映画バナー(幕)
（W3600xH1800mm｜下記写真参照）
※2021年3月現在｜最新状況はオーナーに要確認
準備時間の反省点
南魚沼開催は（こちらの完全なミスで）開始時間までに準備を終わらせる事が出来ませんでした。その理由は2つありました。
①会場準備がギリギリまで出来ない
これが最大最悪の問題でした。。。
開催当日は午前中に建物内で市内の保育園児の卒園式が行われていたのですが、我々は外で準備するだけなので、早めに会場入りしても問題無いだろう...と思っていたら、直前打ち合わせで
会場担当「9:30までは敷地に入らないでください」
私「駐車場ならいいですか？」
会場担当「ダメです」
私「え、じゃあもう少し早く会場に...」
会場担当「9:30までは入らないでください、絶対に」
私「せめて駐車場で待機...」
会場担当「だから9:30まではダメだって、絶対に」
私「はい...」
※南魚沼では10:00〜特別招待者に優先鑑賞してもらう予定でした
HPへSNSで優先鑑賞時間を公表しているのに、準備できるのが開始30分前からしか出来ないという致命的状況。。。
僕個人のイベントだったら「うるせー！こっそり早く会場入ったらぁ！」と言う判断を下していたのですが、今回会社や行政を巻き込んだイベントでもあるし、午前中に利用している保育園にも迷惑はかけられないので、結局開始時間を遅らせて、早くお越しになった招待者に謝罪したり、オーナーの準備を超せかしたりしてバタバタのスタートとなりました。本当にすいません...
ちなみにプペルトラックは電源・音源チェックや、荷台清掃、ワックスがけetc...といったより良い演出をするために、本来2時間くらい前に入って準備をしてくれるそうです。
②トラックのポジション微調整
乗り入れ後の、ポジション微調整も地味に時間がかかりました。
「映えやすいように少しでも良いポジションを」と思い、変に拘りすぎてしまったのは反省です。
開催中の反省点
開催中は事前準備不足で2つ反省点があります。
①スタッフ荷物置き・休憩場所
始まる前は、きちんと荷物をまとめて置いといたのですが、始まってからは置いてはいけない場所（非常口の前）に荷物があり、何度か自分が勝手にズラしていました。
それをする事で「ここに置いた荷物がない！」などというプチトラブルもあったので、開始前に当日スタッフの方との打ち合わせでその辺もきちんと伝えれば良かったと思います。申し訳ありませんでした。
②情報拡散訴求用のグッズ準備不足
せっかく盛り上がっているのだから、どんどん写真をとってSNSで拡散してもらいたかったのですが、「写真いいですか？」と何十回も聞かれたり、インスタやツイッターでつぶやいている人を探そうとしてもハッシュタグを指定していなかったので、中々見つけられませんでした。この辺の対策はSNSの達人である、ジンボラボの神保さんから言われていたのに、準備をしませんでした。。。（私の怠慢です）
ちなみに、翌日の湯沢会場では「撮影OK！」の看板立ててました。流石。それでも何人かは「写真いいですか？」と聞いていたのでもっと大きく「撮影OK!!」と書いたものが1つあってもいいのかも。
撤収作業の反省点
撤収でも反省点が1つありました。。。
少し話がそれますが、南魚沼の絵本展開催翌日は、湯沢町のエンゼルグランディア越後中里でも光る絵本展が行われていました。
私は湯沢町民なので、湯沢会場も鑑賞客として行ったのですが、そこでオーナーから、
「そういえば。昨日、会場外にこれ落ちてましたよ」
と言って見せられたものが。なんと...飲みかけのペットボトル数本とぞうきん。会場外に残っていたそうで......たぶんスタッフの飲み残し等です...
忘れ物をしないように会場内はチェックしたのですが、外はあまり（というかほとんど）確認しませんでした.....
トラックオーナーが拾ってくれたから良かったものの、もし貸した会場側が先に見つけていたら相当不快に思われたでしょう。
終了後に一気に気が緩んでしまいましたが、「最後のゴミ掃除までがイベントである」ということを痛感しました。（イベント経験者なら当たり前のようですが...私は知りませんでした...）
いつぞやのサッカーW杯でも観戦後に日本サポーターがゴミ拾ってましたよね。あれ、すっごく大切ですね。次はMyゴミ袋を用意します。（...次？）
良かった点
あまり思いつかないのですが、
少しでも自分を褒めてあげようと思い、絞り出しました。
①事前申し込みによる人数調整
行政からコロナ対策として、来場者からは代表者・同伴者氏名、住所や連絡先などの情報を必ず記載してもらう指示がありました。その辺はgoogle formを活用して、あらかじめ情報入力をお願いしたり、来場時間を分散させておいたため、鑑賞待ち時間の3密は阻止できました。
もしフォームを使いたい方いましたらnoteでお声掛けください。
↑鑑賞時間も予約数を制限して30分刻みで設定。一斉送信機能等も【※注2】 GASを組んで行いました。
【※注2】
Googleが開発したプログラミング言語
もし他の会場で事前申込の設定をする必要があればお手伝いできますので、noteやSNSでお声掛けください。ちなみに入力した情報と異なる場合（ex:同伴者増えた等）や、予約無しの鑑賞者は当日紙に直接書いてもらいました。
トラックは閉じた状態で行ったので、
・最大鑑賞時間：5分
・最大鑑賞人数：1組6人まで
として行いました。（プペルバス長岡の情報を参考に）
▼当日の来場者（予約分）※予約無しも含めると約450人程度来場
「光る絵本展は夜（＝遅い時間）こそ人が来る！だって映えるから！」
と私は思っていたのですが、イベントのプロからは「いや、イベントって普通スタートが一番人が集まるから」とさらっと突っ込まれました。
②待ち時間対策
トラックを閉じた状態で絵本展を行ったので、どうしても鑑賞するまでの待ち時間が発生します。そこで、ストレスが少しでも緩和されるように
・Youtube（東宝）を流す
・ネットを参考に謎解き作成
・鑑賞直前に専属カメラマンによる撮影
を行いました。
↑オフライン再生しようと思ったら、PCからは出来ないらしくポケットwifi借りて流しました。（当日知って焦りました）
ちょいちょいチャレンジしてた方も
③仮装スタッフの配置
仮装している人がいると、イベントが盛り上がっている感が一気に出ました。また写真撮影の声掛け（「撮って下さい」「一緒に撮りましょう」など）もして頂きました。
でも主催者はクレーム対応とかする事を考えたら本当は正装の方が良かったみたいです…（まぁ僕は「盛り上げに徹してくれ」と言われていたので遠慮なく仮装しました）
運営編感想
スタート前がとにかくバタバタでしたが、大きなトラブルが無く終わることが出来たのは本当によかったです。また気づきがあれば追記していこうと思います。
とりあえず、振り返りレポートはこれで終わりです。
長文をお読み頂き、ありがとう御座いました。
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