仕事やイベントで大活躍！Googleの一斉送信機能を使いこなそう！！

こんにちは。湯沢町にUターン後に小学生向けのプログラミング講師として活動している腰越です。この内容は現職でハマった「Google」についてご紹介をしています。

【※注意】
以前の私のように「仕事ではWindowsのエクセル・ワードが命です」という方に向けてオススメする内容です。既にGoogleを活用して仕事をされている方の閲覧はご遠慮ください。

ポテンシャルが凄い

「仕事＝Windows一筋」の私はマジで知らなかったのですが、Googleは検索ツール以外にも様々な機能があり、パワポ・ワード・エクセルと同等のものが存在します。

で、私が今回おすすめしたいのは「Google Form」です。（※知っている人からすれば「今更かよ！」案件で恐縮ですが...）

問い合わせフォーム・各種アンケート・小テストetc...どんな形でも使え、フォーム作成も簡単...最初に使った時は「何故こんな便利なものを誰も教えてくれなかったんだ！」と発狂しました。

ラジオボタン、チェックボックス
プルダウン等の回答形式も簡単に作成可能

でも、1番の衝撃は「簡単につくれるところ」ではなくて。

連動性が半端ない！

私はGoogle Formを体験会申込フォームとして活用しているのですが、この申込状況をスプレッドシート（Google版エクセル）にボタン1つで反映させることもできます。

一覧表のような形式でスプレッドシートが出力されるのですが、このGoogle Formの回答を反映させたシートってのが、とんでもない化け物なんです。

冗談抜きで、発想次第で大体の便利機能はつくれます。

私の場合は
・メールアドレス
・名前
・体験会日時
の部分を利用して1人1人違う内容のリマインドメールやお礼メールを一斉送信しています。

①必要な部分だけ、別シートにコピペして

②更に別シートにメールの件名・本文を入力
→自作の一斉送信ボタンで実行

氏名・体験会日時といった異なる部分は
自動で置換して自動送信

流れとしてはこんな感じです。

「Google Form」「スプレッドシート」「Gmail」という全てGoogleによって開発されたものをうまく連動させると、こんなことも出来るんですね。

ただし、これを活用するにはGAS（「ガス」というGoogle発のプログラミング言語）を使っていじくる必要があります。

コピペが出来れば無問題！

前回ちらっとGASのご紹介した時にも書きましたが、「プログラミングをいじらないと出来ない」という時点で、未経験者からするとハードルがグッとあがりますよね。しかし！そこはご安心を。先人達（めっちゃ凄いエンジニアの方々）が既に解説付きで必要なコードを紹介してくれています。

この機能を実装することで、それまでは申込内容が異なる内容のメールをいちいちミスが無いか確認しながら1通ずつ送信していたのですが、それが一瞬で片付くようになり、作業負担がグッと楽になりました。送る件数がどれだけ多くなろうとも、毎回かかる時間は一緒ってのも有難い。

転用もしやすい！

先程紹介したのは自分が勤務するプログラミング教室（教育事業）での活用方法でしたが、この機能は他の業種でも使えると思っています。

例えばちょっとしたイベント。自分で開催した「プペルトラック光る絵本展in南魚沼」や、新潟県燕市で行われた「プペルトラック光る絵本展 in つばめ」では、

①絵本展の優先鑑賞者を募る予約フォーム作成
②メールによる一斉送信機能の実装
さらに
③予約人数状況表の作成等

のお手伝いをGoogle1本で、させていただきました。イベントの方が圧倒的に連絡する件数が多いので、一斉送信が必要な場面があるなら、この機能は必須ですね。

↑余談ですが、先程紹介したGoogle Formから出力したスプレッドシートを活用すれば、メールの一斉送信のみならず、上記のようなグラフデータ（＝③予約人数状況表）も簡単に作成出来ます。しかもフォームで新規の回答が入る度にリアルタイムでグラフが更新されるという優れもの。

Google天才かよ！！！

燕市のイベント運営に関しては、湯沢町にいながら協力が出来たという経験が凄くプラスになりましたし「Googleのポテンシャル半端ねーなぁ...」と改めて感じました。

是非みなさんも新規の予約管理やお知らせ、アンケート等のデータ活用etc...としてGoogle Formを試してみてはいかがでしょうか。

今後もプログラミング未経験者だった者（＝私）の目線で、自分の仕事で便利だった機能や、皆さんにも転用できそうな機能が作れれば記録していこうと思います。

ではではまた。