効率の良い役割分担の進め方

こんにちは、山本です。

以前回答していただいたアンケートにお答えする形で発信している、ディレクターの仕事術コラム第2弾です。 

▼前回のコラムはこちらから
24時間365日終わらない クライアント対応から抜け出すには？

↓↓↓今回のご質問↓↓↓

【ディレクターの困りごと】

デザインの仕事をしてるのですが、1人でなんでもやってしまって、誰かに頼むにもうまく渡せていません。役割分担の良い方法を知りたいです。

【山本の回答】

デザイン、ライティング、資料作成、HP制作など、広い意味での制作系の仕事をしている人にありがちな現象かと思います。

なんでも一人でやってしまって、うまく人に依頼できない人が抱える問題は複数あります。

が、今回は『役割分担の良い方法を知りたい』とのことなので、役割分担を進めるために大事なことに絞って僕の考え方をシェアします。

（役割分担にも様々な方法がありますので、あくまでも1つの参考例として受け取っていただけると幸いです。）

ちなみに「役割分担」はディレクターにとってのかなり重要な能力でもあるので、もし本気でお困りの場合はディレクター能力のある人の力を借りるのも一つの手です。

自分で行う場合の役割分担は、以下の6ステップで進めます。

簡単な補足も入れながら解説していきますね。

◆ステップ1：業務プロセスを詳細に把握する。

まずは自分が「何を、どんな手順で進めているか」を洗い出します。

ここで自分の業務の詳細を把握していないと、そもそも何をどう依頼すればいいかが分からなくなってしまいます。（そして実際そうなってしまっている人は多いです）

例えば、一言で「事務」と呼ばれることでも、詳細にプロセスを分解するとかなりたくさんの小さな作業が結集してたりします。

なので、まずは紙に書き出す、マインドマップ等を使って視覚化するなどして、徹底的に洗い出すことが大事です。

◆ステップ2：3つのカテゴリーに振り分ける

業務プロセスが把握できたら、依頼内容を精査していきます。

依頼内容を精査する時のポイントが、

☑︎自分じゃなきゃできないこと
☑︎依頼したいけど依頼が難しいこと（専門技術など）
☑︎依頼できること

の3つに振り分けることです。　
（できれば＋で仕事効率化ツールで処理可能なことにも振り分けて、ツール活用を検討するのもありです。）

この作業を進めると、自分じゃなきゃできないと思ってたことが意外と依頼できそうだったとなることもあれば、逆に、依頼したいと思っていたけど自分にしかできない強み的な能力だった、といったことが分かってきます。

ここまで整理できれば、次は依頼へ。

◆ステップ3：内容に基づいて依頼できる人を探す

ステップ2までをしっかりとやり遂げていたら、どんな業務をどんな人に任せれば良いかが見えてきます。

その内容に基づいて、個人での活動やチーム内で適役がいない場合には、知り合い経由やSNS、外注サイトを活用し、依頼できる人を探していきましょう。

チームで仕事をしている人は、チーム内の誰に依頼するかを考えます。

（※今回は役割分担についての話なので、依頼先探しの詳細は省きます。）　

◆ステップ4：依頼条件を擦り合わせる

依頼目的と具体的に依頼する業務、条件を伝えて、それが可能かを確認する。

依頼先の候補が見つかったら、ステップ2で決めた内容に基づき、依頼目的と具体的な内容を伝えて、それが可能かを確認します。

また、その時に依頼する上での条件も決めていきます。

☑︎納期
☑︎納品方法
☑︎求めるクオリティ
☑︎制約条件
☑︎連絡手段
☑︎報酬額

などがこれに当たります。

同じチームで仕事をするメンバーなら気軽に依頼しやすいかもしれませんが、外注する場合は「外注コスト」が発生するので、その報酬額も設定しなければいけません。

（※今回は役割分担の概要の話なので、依頼条件の詳細も省きます。）

◆ステップ5：決めた役割でうまく回るか試してみる

試しにやってみてもらって、コミュニケーションのズレがないかを確認する。

いざ依頼先が決まったら、試しにその業務を任せて、仕上りのクオリティやスピードが当初の合意通りかを確認します。

予定通りに進むのであれば、そのまま依頼を継続。

予定通りにならないのであれば、うまくいかなかった箇所をどうするか考えて再度試してもらいます。

それでもダメなら、依頼する先がカチッとハマらなかったということなので、ステップ3に戻り、別の依頼先を探すのが良いでしょう。

◆ステップ6：継続的に依頼し、業務をスリム化していく

依頼がうまくいけば、同じ依頼先に他の業務もお願いできないかを確認するのがオススメです。

というのも、仕事上関わる人が少ないほど、コミュニケーションコストを削減することができ、業務を効率化できるからです。

また、一度一緒に仕事をして自分のことを分かってもらえている相手なら、依頼、その後のコミュニケーションがスムーズに進みやすくもなります。　

〜〜〜〜〜〜

以上が、僕が実践している役割分担のやり方です。　

もしかしたら、　
「思った以上に複雑で大変」
と思われたかもしれませんが、だからといって自分で業務を抱えていてはいつまでも大変なまま。

ずっと自分のキャパが一杯の状態で、手を動かし続けることから逃れられなくなってしまいます。

この状態では、せっかくの事業もスケールしづらいですよね。

だからこそ、トライアルアンドエラーしながら、業務の最適化を進めていくことが肝になります。

ちなみに僕がディレクターとして案件に入るときは、このステップ1〜6を依頼主に変わって全部やることも多いです。

役割分担はディレクターの仕事術のかなり根幹だと思っています。

ぜひ、役割分担の参考にしてみてください。

これからもどんどん仕事術を追加していきますね。