トリガーと責任のコンビの威力

仕事をスムーズに行う上で、責任の所在を明確にすることは大変重要なことです。

僕は実際結構てきとーにやってしまっていました。

日常生活でも、例えば家での家事分担があいまいになっていると揉め事の発端になってしまいます。

それを解決することができる、トリガーという概念と一緒に責任について考えていきたいと思います！

トリガーと責任の関係性

まず、トリガーとは何のことを指しているのでしょうか？

ここでは、「何かをするためのきっかけ」や「何かを引き起こす要因」とした意味で用いています。

例えば毎朝、目覚まし時計によって起きている場合、「起きる」ということのトリガーは「目覚まし時計」になります。

次に、ビジネスシーンで考えてみましょう。

17時までに議事録を全体共有してと頼まれたとします。
当然、17時までに共有していればOK、共有できなければOUTになります。
この判別を行うトリガーとなるのが「17時」となるのです。

このとき、17時までに議事録を共有しなければならない責任が発生します。

このように、トリガーを設定すると責任が発生するし逆を考えると、責任を明確化するのであればトリガーを設定する必要があるということです。

トリガー設定の失敗例

トリガーを設定することはとても重要なことですが何も考えずに設定をしては意味がありません。

ここでトリガーの失敗例を紹介します。

①トリガーが曖昧
②トリガーが自分軸でない

1つずつ説明します。

まず、①トリガーが曖昧についてです。
僕が実際の業務でトリガーが曖昧になっていた例を紹介します。

クライアントへの納品物がありそれは
僕→社員さん①→社員さん②→クライアント
の順で納品されるものでした。

ここで、
社員さん①→社員さん②
社員さん②→クライアント
の納期は設定されていました。

しかし、僕→社員さん①の納期は明記されたものはなく、２人の中の暗黙の了解で行われていました。

ここでの問題はただ一つ。責任の所在が明確ではないことです。

社員さん①→社員さん②の納品が間に合わなかったとき、その責任が
僕にあるのか社員さん①にあるのかわからないのです。

これでは原因を突き止めて改善することができません。

次に、トリガーが自分軸ではないについてです。
これも実際の業務中での例を紹介します。

依頼タスクが降ってきたときのことです。
僕は、依頼をしてきた人の指示が来るまで動かないでいました。

この場合、依頼タスクを始めるトリガーは、「相手からの働きかけ」になります。

そこで僕は以下のようにアドバイスをもらいました。
「主体的に業務を進めないと何も始まらない。常に自分がボールを持つことを意識しなさい。」

その通りすぎて何も言葉が出ませんでした。

このことから、トリガーが自分軸ではないことの問題は、相手に責任を押し付けてしまうことになるでしょう。いわゆる他責思考というやつですね。

トリガーと責任は仕組化の基礎

仕組化をぐぐってみると、「属人的にならずに仕事を進める方法を構築すること」と出てきました。

これを実現するためには、まさにトリガーをきちんと設定して、責任の所在をはっきりさせることが重要だと感じます。

これはトリガーの失敗例から考えるとわかりやすいでしょう。

トリガーの失敗例として
①トリガーが曖昧
②トリガーが自分軸でない
を挙げましたが

例えば、これらのようなトリガーが記載されたマニュアルを複数人が閲覧した時、その解釈は人数分生まれてしまうでしょう。

「解釈が人によって変わる」は「属人的」とほぼ同義と言えるでしょう。

こうなることを防ぐために、トリガーと責任をしっかり定めることを意識することが大切になります。

トリガーと責任を明確にすることが仕組み化への第一歩となること間違えなしです！！