週30件→週5件にミーティングを減らした僕が取り組んだこと

「今週もミーティングが多いなぁ」と漏らしている方、少なくないのではないでしょうか。ミーティング多い（長い）問題は、社会人の誰もが一度は通る道です。しかし、解決に至っていない人も多いのが事実でしょう。

昨年秋まで、僕もその一人でした。気付けば月〜金までカレンダーがほとんどミーティングで埋まり、溢れたものは土日にも設定。もはや「ミーティング以外やることない」人みたくなっていました。

そんなミーティングだらけの自分に嫌気がさし、半年前からセルフミーティング改革を敢行。結果、週30件ほどあったミーティングが、"最大でも"週5件ほどになりました。"最大でも"ですよ。

ミーティングが減って、働き方が大きく改善された僕のセルフミーティング改革についてご紹介いたします。

ミーティングを開催する目的を相手に確認する/自分から伝える

鉄板だと思いますが、まずは目的の確認です。

去年よくあったのが、「今日どこかで（オンラインで）話せる？」という連絡。Questionに対する正確なAnswerは「あります/ありません」なのですが、これではミーティング可否の判断にしかなっていません。

だから、目的がわからないときは必ず「目的はなんですか？」と聞くようにしました。また、自分からミーティングを申し込むときは、「○○の目的でミーティングをさせてください！」と伝えるようになりました。

それによって、仮にミーティングをやるとしてもお互い心構えを持って実施できますし、何よりミーティングの削減に直結します。その理由を次に。

ミーティングが不要だと判断したら、遠慮せずその旨を提案する

上記で目的を聞いた後（すでに目的がわかってる場合は目的を理解した後）、「ミーティングじゃなくてもよくない？」と判断したときは遠慮せずに提案するようにしています。

たとえば、「テキストで済むのでテキストにしましょう」とか、対面で話せる場合は「あとで軽く教えてください」とか。この判断基準についてもしっかりとnoteで書きたいのですが、それは後日のお楽しみということで。

ミーティングが不要だと思ってるのにミーティングをするって、全員にとって不幸せだと思うんですよ。呼ばれた側は最初から乗り気じゃないし、それを主催側が察知してしまったらモチベーションが下がるし。

だから、不要だと感じたときは遠慮せずに「不要だと思います」と提案すべきです。そうすることで、相手もなぜミーティングをするのかを考えるきっかけにもなりますし、お互いのミーティング観のすり合わせにもつながります。

誤解を生まぬように言葉を添えますが、僕はミーティングは悪だとは思っていません。仕事をする上では絶対必要ですし、仕事の武器にもなりえます。ただ、無駄なミーティングは減らすべきだと考えています。

相手に何を聞くべきか/自分が何を伝えるべきか、を言語化してみる

では、仮に「ミーティングは不要です」という提案が通ったとしましょう。しかし、物事を進めなきゃいけないことに代わりはありません。

そのためにまずやるべきは、「相手に何を聞くべきか/自分が何を伝えるべきか、を言語化する」ことです。具体例を交えて書いてみます。

僕がイベントの主催者で、イベントスペースのオーナーとコミュニケーションを取るとしましょう。相手がミーティングをしたがっているとき、最初に「僕に何を聞きたいか教えていただけますか？」と目的を明確にしようと努めます。

そこで「当日の動きを知りたい」と返ってきたとしたら、当日の動きを相手に伝える必要があります。そこで僕が考えるべきは「相手がどんな情報を知ったら満足するのか？」ということです。

相手はイベントスペースのオーナー。大ざっぱに考えると、
・何時から何時まで使うのか
・どのタイミングで何人来るのか/どんな物品が届くのか
・イベントスペース側の動員が必要かどうか
などを知りたいのでしょう。これらをまず自分の中で言語化します。

仮にミーティングをやるとしても、これが言語化できていないならやる意味がないし、言語化できているならミーティングをやる必要がなくなります。ミーティングをやらずにコミュニケーションを取る方法を次に。

テキストでコミュニケーションを取る努力をする

ミーティングをやらないなら、テキストでコミュニケーションを取るしかありません。でも、心配する必要はありません。相手に何を聞くべきか/自分が何を伝えるべきかが言語化できていたら、テキストコミュニケーションでも驚くほど早く物事が決定します。

たとえば、「当日の動きを教えてください」という質問にしてしまうと、回答が長くなってしまいますよね。これならミーティングをやった方が早そう。

そうじゃなくて、質問を分解して、相手が簡単に答えられるようにするのです。
・何時から何時まで使いますか？
・いつ何人くらいの人が来ますか？そのために何を準備する必要がありますか？
・こちらのスタッフは何人必要ですか？
など。一問一答で答えられるように、またYes/Noで答えられるようにすることで、1〜2往復のメッセージで物事を決められます。

また、相手に話そうとしていることをテキストに起こすことで、自らミーティングを減らすことも可能です。テキストに起こして、「これに関して○日までに意見ちょうだい」と送っておくことで、自分は別の作業をしながら意見をもらうことができます。

こうやって、頑張って言語化し、頑張ってテキストコミュニケーションを図ることで、自分自身がうんと楽になるのです。一瞬一瞬だけ切り取ると「話した方が早い」と判断しがちですが、トータルで考えるとテキストコミュニケーションを駆使した方が時間の有効活用につながります。

「期間ごとのミーティングの回数」を最初に決める

しかし、先述のように、ミーティングは不要だとは思っていません。僕も最低限のミーティングはいつもおこなっています。

だから僕は、「期間ごとのミーティングの回数」を設定しています。少しわかりづらいと思うので具体例をあげると、「このプロジェクトではミーティングは月初に月1回だけ」といった感じです。

たとえば、週1回イベントを行うとして、チームメンバーと常にコミュニケーションを取る必要があるとしましょう。月初に先月の振り返りや今月の目標などを話し合って、残りのルーティンワークはテキストコミュニケーションのみで完結させることで、最低限のミーティングで物事を進めることが可能になります。

週30件→週5件にミーティングを減らした僕の変化

今回は、週30件→週5件にミーティングを減らした僕が取り組んだことというテーマで書いてみました。僕のセルフミーティング改革が少しでも参考になれば幸いです。

ミーティングが激減した僕の中に、大きな変化が生まれました。タスクを処理する時間を確保できるようになった、考える時間が増えた、料理をする余裕ができた、躊躇なく遊びに行けるようになった、など。

ミーティングを減らすことで、きっと皆さんにとってもいい影響があると思うので、ぜひ意識してみてください。