定例ミーティングが”毎週”なのは何故なのか

定例ミーティング、皆やったことあるよね

おそらく、20歳以上の方なら一度は経験があるでしょう。
「定例ミーティング」というものの経験が。
社会人なら仕事で、学生でもゼミや研究室であると思います。

定例ミーティング、大体が”毎週”組まれますよね。
僕も、設定している（されている？）定例ミーティングのほぼ全てが”毎週”です。

この”毎週”組むことに対して、これまでは何の違和感もなかったのですが、面白い気づきがあったので共有がてら書いていこうと思います。

なんで”毎週”なんだっけ？

昨日、僕のクライアントと対面でミーティングをしていました。
ミーティングの周期は特にちゃんと決めておらず、昨日は多分2週間ぶりのミーティング。

僕はその方の思考整理というか壁打ちの壁を担当しており、昨日は3時間くらいじっくりと壁打ちをしていました。
雑談を交えつつ、進めるところはしっかり進めて。
この”3時間””対面”の意味も掘り下げてアウトプットしたいところですが、本題から逸れそうなのでまたの機会に。

ミーティングが終わり、次のミーティングを設定しようとした時、クライアントがこう言ってくれたのです。

次全然急がなくていいから、すみちゃんが次（この街に）来れるタイミングで対面でやろうよ！

あれ、急がなくていいの？毎週じゃなくていいの？
素直にそう思ったので、その真意を尋ねてみるとこんな回答が返ってきました。

毎週定例を組んだところで、1週間じゃどうせタスクは終わらないし、だったら月に1~2回がっつり話した方が良くない？

確かに。
この言葉だけで、僕はしっくりきました。

1ヶ月単位くらいで大きな方向性やゴールを決めて、あとはテキストでやり取りしながら進捗を確認する。
その方が、タスクを消化するための心の余裕が生まれるし、何よりゴールがぶれるリスクが軽減されるな、と気付いたのです。

逆に、1週間単位で定例ミーティングをしていると、多くのタスクを1週間という短い期間でこなすために無理が生じて、結局終わらなかったりする。
そもそも毎週何かを議論していたら方向性がずれ続ける。

とは言っても、適材適所だと思います。
毎週ミーティングをやった方がいい場合もきっとあるでしょう。

しかし、定例ミーティングを月1回に減らすメリットも大いにあるな、と感じたため今回のnoteに書いています。
この件についてはもっと科学して、さらに深いアウトプットをしていきたいと思います。

ちなみに、一年前に担当していたある案件で、定例ミーティングを週1回→月1回に減らしたら生産性が爆上がりしました。
月に1回ちゃんと方向性を決めておけば、毎週話さなくても仕事は進むしコミュニケーション量が減ることもない、という学びを得た一年前。

”忙しい”を科学していきたい

このように、業務の進め方やミーティング、コミュニケーションやITツールなどに関心が強い僕なのですが、その理由を言語化するとこうなりました。

”忙しい”をなくしたい

働き者の日本人には「忙しいのは喜ばしいこと」という価値観が根付いていますが、僕は決してそうは思いません。
忙しいのは大嫌いです。
だって、人が離れていくから。

そのほかにも、健康管理に割く時間が減ったりコミュニケーション量が減ったり、イライラして他人との摩擦を生んでしまったりと、”忙しい”にはメリットがあまりないと考えています。

ですが、なんだか忙しい人が多すぎるな、と。
望んでいても望まなくても、忙しい人が多すぎる。
それにより、色んなものに歪みが生まれている。
そんな気がしてならないのです。

だから、まずはそこを科学したい。
「なんで忙しいんだっけ？」と。
その一つとして、このミーティングの組み方も前提から疑って科学していきたいと思います。