「情報共有」が成立する3条件を考えてみた（α版）

テレワークを進めるにあたって、「情報共有」に課題を抱いている人や企業も少なくないのでしょうか。

僕自身も例外ではなく、「これちゃんと情報共有できてるのかな？」と最近よく考えています。

このオンライン時代に「情報共有」はどうあるべきか？
そもそも「情報共有」とは何なのか？

それが成立する3条件について考えてみました。
今後ブラッシュアップしていきますが、現時点での考えを記していきます。

１．関係者全員が情報にアクセスできる

一つ目は、関係者全員が情報にアクセスできること。

たとえば、Aプロジェクトに関する情報であれば、プロジェクトメンバー全員がアクセス可能であることが求められます。
メンバー全員が近くにいなくても、ミーティングに欠席者がいても、その全員に等しく伝わる状況を作り出さなければなりません。

簡単なようで、意識していないとできないことですよね。
ミーティング中に話したことでも、欠席者がいたら実現できませんし、Slackでも関係者用のチャンネルではなくDMで個人的に送ってしまったりするものです。

「今自分が共有したい情報は、ちゃんと全員が見られる状況にあるのか？」と意識してみるといいかもしれません。

２．情報にいつでもアクセスできる

次は、時間軸について。
情報にいつでもアクセスできることが重要です。

たとえば、ミーティング中での発言にアクセスできるのは、その一瞬だけ。
ミーティングが終わった後には、その情報に触れることはできないのです。

また、テキストで共有したとしても、すぐに消えてしまうような状況で共有するのはよくないですよね。
イベントで用いられることが多いsli.doというツールでは、期限が過ぎると作成したページが削除されてしまいます。

この観点として、「検索可能かどうか」考えると良いのかもしれません。

この条件から、僕は「動画を見せる」は情報共有に含まれないと考えています。
なぜなら、ナレーションやテロップは検索できないからです。

３．情報を視覚的に見ることができる

3つ目は、視覚的に見ることができるです。

耳から入って来る情報はもちろん視覚的には見れませんし、たとえ動画だとしても、共有したい情報がテキスト化されていないと「耳から入ってきた」ことになります。

視覚的に見えることが重要なのには理由があります。
２と絡むのですが、静的な情報であるかどうかが求められるから。
つまり、情報がそこに留まっているかどうかが求められるからです。

耳から入って来る情報は、基本的に流れていきます。
目から入って来る情報だとしても、文字化されていないものは常に動いています。

そこに留まっているからこそ見ることができ、それを視覚的な情報として共有することができるのですね。

結論、「テキスト」でしかありえない

以上、簡単ですが3条件について書いてみました。
タイトルにも「α版」とつけている通り、まだまだブラッシュアップしていくので、アドバイス等いただけると幸いです。

このテーマについて考え始めたのには理由があります。
それは、「情報共有はテキストでしかありえない」という仮説です。

3条件を満たせるのは、テキストだけです。
動画、音声では、少なくともどれか一つが欠けてしまうのですね。

そして、このテーマについて考え始めた大きな理由が、「言った言ってない問題を解消したい」というものです。
ほとんどの組織で、この言った言ってない問題が生産性向上や組織活性の妨げになっていると感じています。

これを解消するには、「『言った』は情報共有には含まれません」という考えを根付かせることが大切だと考えています。
少しずつではありますが、このような情報伝達、情報共有に関する考えを深めて発信していきます。