テキストコミュニケーションは、自分が面倒を買って出ると却って効率的

テキストコミュニケーション研究家の角田です。
今日も、テキストコミュニケーションの技術を駆使してZOOMミーティングを1件減らしました。
「これだけテキストでやり取りできてるので、今日のミーティングいらなくないですか？」って具合に。

以前、内々にテキストコミュニケーション講座を開催したときに「『自分が面倒を買って出る』ことが鉄則の一つです」ということを伝えました。
他の二つもあわせて、以下が3つの鉄則だと考えています。

この「自分が面倒を買って出ると却って効率的」という鉄則を言語化して以降、該当のテキストコミュニケーションが効率的か否かに注目してきたのですが、やっぱり面倒を買って出た方が効率的だとわかりました。
事例を交えてその真意について書いてみようと思います。

例1：日程調整

テキストコミュニケーションの大部分を占めると言ってもいい「日程調整」。
ミーティングやランチの予定など、テキストベースで調整してから会うことが多いですよね。

たとえば、僕がAさんとのミーティングを申し込むとして、以下のようなメッセージを送るとします。

僕「ご都合のよい日時をいくつかご提示ください」

それに続いて、このようなやり取りが発生するでしょう。

A「〇日〇時～、△日△時～、□日□時～が空いてます」
僕「では〇日〇時でお願いします！」
A「承知しました！」

よくあるコミュニケーションですね。
でも、テキストコミュニケーション研究家的には、これを見た瞬間に「あ～効率悪いな～」と思ってしまいます。

あくまで僕の考えではありますが、一通目でこう送った方がいいと考えています。

僕「〇日〇時～、△日△時～、□日□時～のうち、都合がいい日時を指定ください」

すると、こう続くでしょう。

A「では〇日〇時でお願いします！」
僕「承知しました！」

どうでしょう、一通減りましたよね？
誰しも即レスができるわけではないので、一通減るだけで数時間の時間削減が図れます。
ミーティング①の日程が決まらないからミーティング②の調整が始められない、なんてことありませんか？
地味ですが、そのロスもなくなっていくと考えています。

これは、自分が面倒を買って出た結果です。
そのおかげで物事全体が効率化し、結果的に自分が楽になるのです。

仮に、面倒を買って出ない場合に何が起こるのでしょうか。
おそらく誰しも経験があると思いますが、こんなことが起こりえます。

A「〇日〇時～、△日△時～、□日□時～が空いてます」
僕「すいません、全部空いていないので、もう一度いただけますか？」
A「…。☆日☆時と、◎日◎時と、…」
僕「（以下同文）」

なぜこういうことが起こるのか。
それは、「自分が確実に空いていることがわかっている」日程の中で調整できていないからです。
つまり、自分が空いているかどうかが相手の返答が来てからじゃないとわからない、ということになります。
これは、相手に面倒を押し付けてしまった結果で、それゆえに自分がもっと面倒なことを引き起こしてしまった、と言えます。

だから先に面倒を買って出て候補日を提示した方がいいし、先に提示しなかった場合も面倒を買って出ることでリカバリーは十分に可能です。
こんな感じで。

A「〇日〇時～、△日△時～、□日□時～が空いてます」
僕「すいません、全部空いていないのですが、☆日☆時と、◎日◎時はいかがでしょうか」
A「じゃあ☆日☆時にしましょうか」

ちょこっと面倒を買って出ただけで、また一通減りました。
こんな感じで、「面倒を買って出る」意識があれば、効率的にテキストコミュニケーションが進められます。

例2：手続き関係

これは、実際にあった出来事です。

僕が住んでいない場所に、僕宛ての封筒が届いたときのこと。
Bさんからその封筒の写メだけがペッと送られてきて、メッセージが全く添えられていませんでした。

「届いたよ」と僕に伝えたかったのでしょうが、それを見て僕は困惑してしまいました。
こんな感じで。

僕（僕に何を伝えたいの？郵送してくれるの？「郵送してほしい」って言ってほしいの？取りに来てほしいの？）

面倒は買って出るという鉄則のもと、「以下住所に送ってください」と僕から伝えたのですが、僕がBさんの立場ならこう送っていたでしょう。

B「封筒届いたけど、そっちに送ろうか？それともこっちに置いとく？」
僕「送ってくれたら嬉しいな」

これなら僕も迷わないで済みますし、相手を迷わせている時点でテキストコミュニケーションとしては赤点です。
でもそれは、自分が面倒を買って出ることで多くの場合避けることができます。

まとめ

今回は例を2つ提示しましたが、「自分が面倒を買って出た方がいい」と感じた出来事はまだまだたくさんあります。
それを開示することは特に予定していませんが、「自分が面倒を買って出た方がいい」はその全ての出来事を経て「鉄則」として僕にインストールされています。

この「自分が面倒を買って出る」を実行するために、以下2つのことをぜひ意識してほしいなと思います。
これを意識しているかいないかで、効率がだいぶ変わると思います。

①相手に面倒をかけない
②相手にどんな回答をしてほしいのかを考えてから送る