トヨタの会議に学ぶ。30分のミーティングで次やることまで決めきる

ファインディというスタートアップの社長室で働いている河島です！
事業・組織を大きくするため邁進中です。

今日は仕事の習慣について紹介したく思います。

それは、
可能な限り社内ミーティングは30分に設定し、その時間で、次に誰がいつまでに何をやるまで決めきること

早速本題です。

先日、とあるメンバーから、河島さんはチャキチャキ次やることまで短い時間で決め切りますよね。と言っていただき、このトヨタの記事を思い出しましたので、この記事を題材に私が気をつけていることの共有です。

https://toyokeizai.net/articles/amp/421178?display=b

前提として、もちろん全てのミーティングを30分にすることはできないです。関係性を構築する社外とのミーティングや、採用面接は1時間かけることが多いです。

ただし、社内定例など慢性的に60分かけているものは、次から30分でできるかもしれません。

なお、私はトヨタ出身ではありません笑

トヨタの会議は30分

日本の会社では、会議や打ち合わせの所要時間として「1時間」を設定する場合が多いと思います。

しかし実際には、ほとんどの会議は30分で終わらせることが可能です。

最初から会議の所要時間を1時間と設定してしまうと、参加者は当然、その会議は1時間かかるものと思ってやってきます。本来なら30分で終わらせられる内容であっても、わざわざ1時間かけて会議をすることになるのです。これでは、後半の30分が無駄。

30分あれば、新幹線なら名古屋から京都まで行けてしまいます。企画書なら2、3枚は書けるでしょうし、対外的なちょっとフォーマルなメールを1通書くこともできます。それだけの時間を会議のたびに無駄にしていたら、年間ではすさまじい量の時間の浪費につながるでしょう。

誰かが話してて、周り野多くが手作業しているようなミーティングありませんか？

そういうミーティングは時間や目的を見直すと良いかもしれません。

たとえば、ミーティングが30分短くなれば、または30分のミーティングがなくなると、参加している人数 x 30分の時間が生まれます。

30分で話せなかったことは、テキストでシェアすればいいです。

複数人で議論しないと進まないものであれば、はじめて延長する意味があります。

会議の目的を明確に語れるか

会議をきっちりと30分で終えるためには、事前の準備が必要です。
たとえば、関係者には前もって、その会議で何を話し合うのか「議題（アジェンダ）」を周知しないといけません。
それも漠然とした大きすぎる議題ではなく、ある程度は具体的な「解像度の高い議題」を事前共有することが、トヨタでは求められていました。

議題は何で、何を確認、決める場か。一言でミーティングの趣旨を説明できるかは大事です。

ここが曖昧だと、ミーティングは大概惰性で行われており、なんとなくミーティングしてて仕事した感じがしてしまいます。

・何のためにこの議題が設定されてるか
・今日はこの場でどこまで議論すべきか
・そのために自分はどんなアウトプットを出すべきか

全員がこうしたマインドセットを持って会議に参加できていると、より有意義な会議の場になります。

とにかく時間を意識して決め切る

会議や打ち合わせの最後には「次は何を打ち合わせるか」を決めて終わらなければならないです。

30分の会議であれば、残り10分きったら、目的を頭に浮かべながら、今日はここまで決めたいから、議論をまとめていこう、ここまで決めるにはこれを話す必要がある、というのを考えながら議論をファシリテートしていきます。　　

そして議論の最後に
・誰が
・何を
・いつまでに
やるかを明確にします。

可能ならこれを簡単にテキストにして、残り1分でその内容を画面に写して、皆同じ認識か揃えると良いです。

話したことをすぐテキスト化して共有する習慣

過去にこういう記事を書きました。

https://note.com/suguru_kawashima/n/n79f3e64d20d4

ミーティングなどで話したことを箇条書きにメモをして、ミーティング終了後、関係者にシェアする。

大事なことはquick & dirty で、その場でメモし、終わった直後に送信する。

情報鮮度は何よりも早いほうがいいので、ミーティング直後で、簡単に話した内容がわかり、次のアクションがわかってればいい（特に社内向け）

自分より若手がいようが、だれか議事録係がいようが、テキストでタイプできるならしたほうがいいです。

メモ取った？？て後輩に言うより、メモをすぐ共有して、やって見せてると、そのうち真似します。

会議を短くするだけでなく、とにかくアウトプットを意識して全員が動くことで全体の効率があがり、さらに時間の節約になるので、皆にとって良いですよね。

当たり前かもしれない日常の習慣を振り返ると、意外と振り返れることがあります。

60分の定例をあえて今日から30分にしてみると何か気づきがあるかとしれませんね。