複合機を更新しないために取り組めること
こんにちは、山梨県北杜市のまちの税理士です。
先日複合機の更新をしました。
前回は購入したのですが、今回はリースにしました。いかんせん事務所の改装工事が予算オーバーしてしまい…。
何も考えずに当然のように更新してしまったのですが、ＤＸ化を推し進めている今、そもそも複合機は必要なのか？という疑問がフツフツとわいてきてしまいました。
そこで今回は、複合機の更新をしないためにどのような準備が必要なのか、思いを巡らせてみました。
１．現在の複合機の使用状況
そもそも複合機とは何でしょうか？
Wikipediaには↓のように記載されています。
まちの税理士事務所の使用目的と照らし合わせると、次のとおりになります。
使用目的① コピー（複写）機能
お客様からお預かりした資料をコピーして紙で残すケースが挙げられます。
使用目的② プリンター（印刷）機能
決算説明会でお客様に説明する資料の印刷、申告が終わった後にお客様に納品する決算報告書の印刷、電子申告後に税務署に提出する別途送付書類の印刷、電子申告の利用者識別番号を取得していない納税者の所得税や相続税などの紙提出を前提とした申告書の印刷（いわゆる「一見さん」の申告に係る申告書の印刷）が挙げられます。
使用目的③ スキャナー（保存）機能
お客様からお預かりした複数ページに及ぶ資料の保存、例えばまちの税理士が関与していなかった過去の決算報告書をお客様から入手してスキャンするケースが挙げられます。
使用目的④ ファックス（転送）機能
受信は税理士会からの案内文書と各種営業のファックス、送信は税理士会への返信が挙げられます。ペーパーレス化のために受信は紙で出力せずに、フォルダに転送されるように設定しているのですが、受信の通知があるわけではないので、こちらからフォルダにアクセスしなければ確認もれが生じてしまうこともあります。
２．複合機に頼らない方法
上記１で整理してみた結果、複合機に頼らない方法として考えたのは、次のとおりです。
”スキャナーをメインとした使用に移行し、プリンター単体機器とファクシミリ単体機器で補完する”
かなり仕掛的な結論にはなりますが、まちの税理士事務所の都合だけでは取り組めない部分もありますので致し方ないと思います。
対策① コピー（複写）機能
これはスキャンしてフォルダにＰＤＦで保存することで対策できます。もし資料に書き込む必要があれば、iPadとPDF Experで十分に対応できます。
対策② プリンター（印刷）機能
次の対策が考えられますが、一応プリンター単体機器は準備しておこうと思います。
・お客様への説明資料と納品資料は、Dropboxやメールを通じてお渡しする。
→決算報告書を紙で渡されたお客様が、銀行などに決算報告書をコピーして渡すことを想定すると、データで渡された方が印刷しやすいですよね。また、今までお客様にお渡ししていた決算報告書の名入のファイルは、決算説明会の際に、希望に応じて直接お渡しするようにします。
・税務署へ提出する別途送付書類は、電子申告の際PDFで添付するように努めて、極力減らす。
→お客様が多額の設備投資をして消費税の還付を受ける場合、あらかじめ設備投資に関する資料を税務署に提出するようにしているのですが、これをまちの税理士事務所では必ず別途送付書類として紙で提出していました。なぜかというと電子申告の際PDFで添付できる資料にはe-Taxの容量の問題があるからです（下記参照）。これからはこの容量におさまるように努めることにします。
・一見さんの申告は、電子申告を前提とする。
→これはまちの税理士事務所の都合にはなってしまいますが、申告を受託する際事前に説明をしておけばある程度受け入れられると予想しています。
対策③ スキャナー（保存）機能
前提として、お客様には紙媒体で資料を準備していただくのではなく、データで準備していただくことをお願いしようと思います。
また、下図のようなドキュメントスキャナーをスタッフが利用できるように複数台導入します。
この手のスキャナーは読み取り速度も速く、画像の補正にも長けています。
対策④ ファックス（転送）機能
これはもう家庭用レベルのファクシミリを購入すれば十分だと思います。
３．まとめ
便利さの一時代を築き上げた複合機ではありますが、いずれ紙媒体ではなく電子媒体に集約されていくことを考えれば、価格がグッとでも下がらない限り、需要は限定されていくと思います。
とは言うものの、「複合機に頼らない方法」を実行できる組織作りやルール作りをしなければ実現はできませんよね。
ぜひ、まちの税理士事務所のＤＸ化を垣間見れる↓の記事もチェックしてみてください。
最後に無駄話です(笑)。
そのむかし、まちの税理士はパンクバンドのギターボーカルをしていました(笑)。
今回の記事を作成していて、当時「ファクシミリ イズ ハイテクノロジー」というダンス調の曲を作ったことを思い出しましたとさ。
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