ＩＴで処理速度を上げる

『Excelの達人』や『Accessの神様』は、職場では貴重な存在です。

一昔前の話ではありません。
今現在においてもシステムやツールだけでなく、ExcelやAccessであってもとにかく業務を効率化できる人は重宝します。そうでない人に比べて数倍～十数倍の生産性をたたき出せるからです。

私も前職の頃、毎日少しずつ時間を作っては、

・ＱＭＳのマネジメント支援ができるWebシステム
・プロジェクトマネジメント状況をモニタリングするWebシステム

の他、個人的に色々作って運用していました。

別にMS Officeに限った話ではありませんが、何らかの形でＩＴを駆使して効率的に、且つ品質高く仕事をしている人はすなわち優秀と言えるでしょう。なぜなら『人』の勘や経験に頼るよりも確実性や再現性が高く、信用ができるうえに、任せられる作業量が多ければ多いほど、生産性がグンと向上するからです。

そのため普段の仕事でｌＴスキルを伸ばしていけば、自身の作業効率が上がるだけでなく、周りに認められやすくなります。

ゆえに、既存のやり方に固執せず

　ＩＴを駆使して処理速度を上げる

ためにどれだけ注力できるかがその人のパフォーマンスを決定づけますし、そのパフォーマンスの高さが稀有なレベルであればあるほど、その人のバリューも高まることになります。

デスクワークが中心となっている人は、普段ＰＣを使ってプログラムを作成したり、文書をしたためたり、データや数字を扱う仕事をしていると思います。この時、仕事の処理速度という観点で考えると、圧倒的な差がつくのがＩＴスキルです。

ＩＴスキルといっても、ネットワークなど専門的な話ではなく、一般的な表計算ソフトやＤＢソフトをいかに使いこなせるかによって仕事のスピードは大きく変わります。資格の有無は関係ありません。

表計算ソフトで言えば、関数や各種設定を知っていて使いこなせるほど複雑な計算も一瞬でできるし、ミスも防ぎやすくなります。さらに再利用性の高い書式・様式を作っておけば、２回目以降は値を入れるだけで完了してしまうタスクもあるでしょう。

データベースソフトならばその考え方を理解し、自分でデータベースを構築することで、正確なインプットができるとともに、正しい情報管理が行え、それらをもとにあらゆるアウトプットへの応用が利くのです。

さらにはマクロというようなプログラミングの知識があれば、ルーチン業務のような決まった仕事は、クリックひとつで仕事を終わらせることさえできます。

「マクロ」は、仕組み化…すなわちシステム化の第一歩と言っても過言ではありません。プログラム的なマクロももちろんですが、サクラエディタや秀丸などでのルーチン業務も、マクロ化（仕組みとして手順を定型化）できるようになるのは発想がエンジニアのそれに近づいている証拠です。

あなたの職場にも一人や二人いませんか？

『Excelの達人』とか『Accessの神様』と言われ、職場のあちこちから飛んでくる要求に一瞬で応えてしまう人…。こういう人は自分の仕事が早いだけではなく、職場の効率アップ、利便性アップにも貢献できるので存在感も大きくなります。　

まぁ、ＩＴ業界に属していれば誰でもできていておかしくないスキルではありますが、いつでもできる環境が整っているせいか、意外とちゃんと身につけている人は多くないものです。

こういったＩＴのリテラシーを高めるにはどうすればいいのでしょう。

パフォーマンスが高い人の多くは、仕事のなかで覚えるという人がほとんどです。

　「必要性があるから覚えようと思う」
　「必要性が生じるから身に付きやすい」
　「必要となる機会が多いから反復され身体に染みつく」

のです。現時点であえてすぐに使う機会も無いようなものを覚えても無意味ですし、活用する間もなく忘れてしまうことでしょう。不要なスキルを検討することに時間など使っても人生の無駄遣いでしかありません。

パフォーマンスが高い人は「仕事をいかに正確に速く処理するか」「そのためには何が必要で、何が不要か」を普段からよく考えています。仕事を進めていくなかで「やりにくいな」とか「めんどくさいな」と思ったら「何かよい方法があるのではないか？」とすかさず新しい方法を探します。その場で調べたり、知っている人に教えてもらったりして自分のスキルを上げていくのです。

私自身も困ったときは、インターネットで「こんなことできないかな？」というようなキーワードで検索し、その都度調べては仕事を効率化していました。「できるかどうか」をあらかじめ知っておく必要はありません。「できたらいいな」と思ったら調べる、それだけです。

周囲の達人と言われる人たちもみんな同じでした。自分自身で「今のやり方がよいのか」「他にもっといい方法はないか」自問自答し、自ら学ぶという姿勢が当たり前になっているのです。

一方、パフォーマンスの低い人は「やりにくいな」とか「めんどくさいな」などとグチは言っても、知っているやり方でしかやろうとしません。新しい便利なやり方を学ぶより、すでにある不便なやり方を続けたほうがまだラクだと感じるのです。

それでも、「やりにくいな」とか「めんどくさいな」と気付いている間はまだ良いのです。最悪なのは、そのことすらもマヒしていてずっと現状維持することが仕事だと思って疑わない人です。なかには「他人にやらせてしまおう」と考える人も出てきます。

こうなっては、既にパフォーマンスの高い低いという問題ではありません。企業にとって害となっている可能性もあります（貰う報酬に見合った成果を出せていないのであれば、間違いなく害となっているのではないでしょうか）。

自らのパフォーマンスを向上するスキルは、自分から能動的に学ばない限り、放っておけばいつの間にか自然とできるようになる…なんてことはありません。だから成長しようと努力している人とそうでない人の差が非常に出やすくなっています。

『できる人』と『できない人』の差は、よく勉強する気があるか／ないか。
それだけです。

たしかにコツのようなものはありますが、何よりも知識欲が旺盛にならなければスタートすら踏めませんし、何よりもそういう姿勢をもって始めなければコツに気づくこともありません。

学びさえすればいいのですから、目に見える形でレベルアップをはかれるチャンスです。

もし仕事の合間に学ぶのが面倒だったり、体系立てて身につけたいと思うならもっとも手っ取り早いのは、

　研修などで教えてもらう

ことです。時間とお金はかかりますがそれ以上に得るものが多く、ある意味で投資と考えてもよいと思います。メリットは一度にたくさんのことが覚えられることと、わからないことをその場で聞けることです。

デメリットは、必ずしも仕事に直結する機能ばかりではなく、それらは時間とともに忘れてしまうことです。だから、興味があるかないか、面白いかどうか…と言う基準ではなく、実務ですぐにでも使う（復習する）ことができる知識を重点的に学ぶようにするとよいでしょう。

また書籍等で自分で学ぶのもよいでしょう。本なら手元においておけるので、困ったときにいつでも調べられます。もちろんインターネットでも調べられるかもしれませんが、書籍のいいところは体系立てて学べるところです。

逆にイメージしやすい、理解しやすいのはインターネットかもしれません。たとえばYoutubeなどで学べるならその方がわかりやすいこともあるでしょう。

ただし「必要なときに調べる」ことが目的なら、あらかじめ"目次"に目を通しておき、何ができるのかをだいたい把握しておいたほうがいいでしょう。常にすべてを暗記しておく必要なんてないのですから。