優れた人の共通点「いつまでにやるか」だけでなく「いつからやるか」

とかく己を律してセルフマネジメントの実施に努めようと思っても、なかなか思うように進まない３大要因というものがあります。

それが

　・パーキンソンの法則
　・学生症候群
　・マーフィの法則

です。
なかでも、パーキンソンの法則は

「お金持ちの敵」

と言われ、この心理的バイアスを放置していると時間もお金も浪費癖が治らず、大きな成功をつかむことは難しいとされています。

もちろん、日常の仕事においても大きな成功をつかむことは難しくなるでしょう。

限りある時間を有効に使えていない…目先の欲求に負けて非効率的なふるまいを許容するというのですから当然です。余剰のあるなしに関わらず、あったらあった分だけ「勿体ないと思って」全て使い切ってしまおうとするから何も残りません。いつもギリギリです。次のことを考える余裕する作れません。

そして、第一法則に限って言えば、この改善法こそ

　「期限を"終了期日"だけでなく、"開始期日"を設ける」

ことに他なりません。

みなさんは、自分の時間を最大限、有効にフル活用できていますか？

日頃なんとなく過ごしている仕事の進め方を1日10分短縮できれば、10年では300～400時間も短縮できます。１日８時間のうちの10分です。段取りをほんの少し改善したり、準備をしっかりしておくだけでもあっという間に改善できる程度の時間です。雑談で生産効率を落とす時間をほんの少し減らすだけでも可能でしょう。

ちょっと今までのやり方にアレンジを加えるだけで、ちょっとこだわりを捨てるだけで、ちょっと真面目に取り組む時間を増やすだけでものすごい量の時間を有意義に転用することが可能になります。

仕事の合間に15分の「予備時間」を設ける

仕事のスケジュールを詰め込み過ぎてしまうと、１つの作業が少し遅れただけで次の作業、そのまた次の作業と遅れがどんどん波及する悪循環が続いてしまいます。

こうした仕事の渋滞を解消するためには、「90分仕事をしたら15分休む」というようにあらかじめ仕事と仕事の合間に「予備時間」を設けておくことです。

そうすれば、万が一仕事に遅れが生じたとしても予備時間を活用して解消できるため、次の仕事に影響が出ることを避けられます。

私は、かれこれ15年以上、１日の仕事を複数同時に進めるような状況に置かれるため、常にタイムスライスしてこなすことが多いのですが、まったく種別も業務も関係性も異なる仕事を複数同時に進行するのはやはりつらいものです。

なによりも脳のスイッチが切り替わるまでに相当な負荷がかかります。これをスイッチングコストとして見た場合、やはり一旦リセットする時間が欲しくなります。

ですから、目の前の仕事がひと段落して次の仕事に取り掛かる時には大抵５～10分は休憩をはさむようにしています。

スキマ時間に５分で終わるタスクを入れる

会議やアポイントメントの前後や、電車での移動時間に発生する短いスキマ時間も積もり積もれば膨大なものになっていきます。

実際、１日８時間労働と言われて、本当に８時間仕事に集中している人というのは少ないことでしょう。これを無駄にせず上手に活用するためには、スキマ時間の目安といえる５分間を使ってできるタスクを事前に決めておくと効果的です。

「たった５分でできる仕事？そんなのあるわけないじゃん」

本当にそうでしょうか。

ニュースのチェック、メモの整理、資料の確認など、重要度と緊急度が圧倒的に低く且つ５分以内でできるタスクならば思考力をあまり必要としません。なんなら５分で終わってなくても次の合間に継続すればいい…というくらい重要度と緊急度が低ければ何も困りません。

脳のスイッチングコストにもほとんど影響を与えないことでしょう。

そのため、会議やアポイントメントといった思考力を求められる仕事の合間に行ったとしても負担は少ないので安心です。

もし、「気が乗らない」「気分じゃない」と言う理由でスキマの５分をただボーっと過ごすだけに費やしている人がいたら、とても勿体ないことをしているはずです。過去に遡って、いったい合計何時間を無駄にしてきているのか考えてみるといいでしょう。

作業の標準時間を知るために「タイマー」を活用する

仕事を効率化するためには、まず自分の現状を把握することが第一歩となります。

自己分析、自分を客観視する、etc.…が事実情報が把握できていなければ、具体的な改善策も出てきませんし、なんとなくでやっても効果が出るとは限りません。また、事実上法を収集することで

　「企画書を作成する」
　「レポートをまとめる」

など、自分が日常的に取り組む作業にかかる標準時間が把握できるようになり、ダラダラと仕事をすることも防げるようになります。

では、どうやって作業の標準時間を把握するのか。

オススメしたいのが「タイマー」の活用です。

自分が１つの作業を終えるのにどれだけ時間がかかっているのかくり返し計測しているうちに、自然と自分の標準時間が見えてきます。

ちなみに私は現在リモートワークが中心となっているため、毎日のように30分単位で

　「Alexa、30分後にアラーム」
　「Alexa、ストップ」

を繰り返しています。ここでは「30分で終わらせる」ためのタイマーとして使いたいのではなく「30分でどこまで進められたか」を知るために使っています。

時計に手をかける手間すらかけずにタイマーを設定できるって便利ですよね。目線を外す必要もないし、とても効率的です。

また、現状を把握できれば記録の更新を狙うことがモチベーションとなり、処理速度の向上を図ることにもつながるでしょう。

作業時間は区切りのいい時間に"しない"

スケジュール表などに作業の予定時間を書き込むとき、通常ならば時間は30分、1時間といった単位で区切ることが多いと思います。

しかし、人間には予定時間に合わせて作業自体を調整してしまう習性があります。

たとえば予定時間を１時間に設定すると、たとえしっかり集中していれば50分で終わる作業でもずるずると理由をつけて「まだ時間があるから」と１時間ピッタリまでかけてしまいがちです。しかも10分余計に作業したにもかかわらず、作業の質が向上することはほとんどありません。これが、パーキンソンの第一法則の本質です。

こうした冗長的な無駄を防ぐには、10分単位、5分単位で仕事の段取りを考えることが必要です。つまり、あえて区切りのいい時間に『しない』ことが仕事を効率化してくれるのです。

「いつまでにやるか」よりも「いつからやるか」

仕事のスケジューリングを行う際「いつまでにやるか」を決めることはもちろん重要ですが、それ以上に重要なのが「いつからやるか」です。

締め切りの期日を設定しただけでは何となく余裕があると考えて、着手するのが遅れがちになります。学生時代の夏休みの宿題がいい例ですよね。これが学生症候群です。そのうえいざ取りかかってみたら自分の想像以上の内容で、期日までに仕事が終わらないという失態を犯しかねません。

スケジュール当初、順調に進んでいるように見えていてもそれはただ単に簡単なところから始めたからそうなっているだけであって、「難しいもの」「量が多いもの」「時間がかかるもの」を後回しにしていたせいで、後半圧倒的にスピードが落ちて期日に間に合わなくなる…なんてのもよくある話です。

その時、ほとんどの人が自責を省みず、勘違いした「自分は忙しい」アピールをします。後半、ドタバタするころともなればもちろん忙しいのでしょうが、忙しくなっているのはもとをただせば自分の甘ったれた考え方が発端です。にもかかわらず忙しいことを理由に他人の相談や依頼等を断ったり、あるいは他人に支援を依頼したり、とにかく自分は大変なんだという自己陶酔に陥ります。そういう人はいずれ他人から敬意を払われなくなり、徐々に人が離れて行ってしまいかねません。

最後に

どんなことでもそうですが、まずは自分なりに経験してみることでその仕事の全体像を理解して、初めて「これならいつまでに仕上げられるだろう」とイメージできるようになるものです。

　「ただ教えられただけ」
　「ただ知識として吸収しただけ」

で、人が成長することは絶対にありません。

集合教育などの一過性の知識供与だけでは人が成長しない所以です。

必ず反復する機会が必要になります。
そしてそのためには必ずＯＪＴと連動する必要があります。

みなさんは、これまでに学んだ様々なことを日常の業務に活かしていますか？

活かしていなければ、数日～数週間で忘れてしまっていることでしょう。

１ヶ月もすればほとんど忘れてしまっていて、何１つ修得したものはないはずです。

必ず反復する機会を作ってください。

こうして学べたとしても、活かさなければ自身の成長には紐づかないのです。