【開発実績紹介】原状回復工事サポートシステム（契約書類の電子契約化）

　住宅系J-REITとして最大規模の資産を誇るアドバンス・レジデンス投資法人の資産運用を受託されているADインベストメント・マネジメント株式会社様の新規事業（原状回復工事の元請業務）で利用するために開発したシステムについてご紹介します。

お客様からのご要求

❶下請会社である施工会社様との契約業務（見積～発注）の効率化、および、契約書類の電子契約化
❷各部屋毎の設備情報のデータベース化
❸スケジュール（テナントの解約申込～立会い～工事発注～工事完了）を管理し、ボトルネックを早期発見
❹施工会社様による見積情報の入力負荷軽減および正確性の向上
❺基幹システムと自動連携（テナントの解約情報の受信、および、原状回復工事費用情報の送信）

対応策・効果

❶施工会社様とのやり取りをワークフロー化し、無駄な業務を削減
　当システムで契約書類をPDF形式で作成後、外部の電子契約サービス（クラウドサイン）にAPI連携することで、契約書類の電子契約化を実現
　印紙代、郵送代、および、押印～郵送作業に掛かる人件費を削減
❷見積申請画面に設備情報の入力項目を設け、入力された内容をデータベースに蓄積するとともに、Excel形式でのアウトプット機能を実装
❸ワークフローの処理日時をデータベースに記録し、工事情報の一覧検索画面で閲覧、および、Excel形式でのアウトプット機能を実装
❹見積金額等の計算に必要な様々なパラメータをマスタ化することで入力項目を最小限にし自動計算を実施
❺原状回復工事完了後に工事費用情報を基幹システムに自動連携することで、手入力によるヒューマンエラーを防止

お客様からのコメント

・原状回復工事は、退去から次のお客様が入居するまでのダウンタイム中に行うため、その期間を短くすることが収益率向上のためには重要。原状回復工事期間を短縮するという目標を掲げた結果、その効果があった。

・当初は想定していなかった効果として、データが蓄積されることで今後のデータ分析等の足掛かりとなる。

・システム導入により業務が整理され在宅勤務になっても滞りなく業務ができた。

開発環境等

OS：CentOS／開発言語：PHP／DB：PostgreSQL

おわりに

　今回の目玉の１つは、契約書類の電子契約化でしたが、お客様にて採用した電子契約サービス（クラウドサイン）から提供されたAPIを利用することで思いのほか、容易に実現することができました。
　昨今のコロナ禍におけるテレワーク対応で、ペーパーレス化の必要性が高まっているとともに、電子帳簿保存法（電帳法）の改正が2020年10月に施行され、条件が緩和されることで検討を進める企業が増えているので、今回の開発経験を活かして色々なお客様のご要望にお応えしたいと思います。

（お客様　ホームページ）
https://www.adim.co.jp/