いつまでも終わらないタスクの特徴と処理対策

特徴と処理対策を把握して、タスクに追われる状況を回避して効率を上げていきましょう。

どうもせきもとです。

タスクには自分が登録したもの、他人から回ってきたものなどありますが、
いつまでも消えないタスクがでてきます。

このようなタスクには要不要が混同した状態が多く、のちのちプロジェクトに悪影響を及ぼすことも多いです。
このようなタスクには特徴と処理対策についてまとめてみました。

【結論】　

◆終わらないタスクの特徴
・細分化できていない
・必要性が曖昧
・担当者が不適切

◆処理対策
・１日以上かかるタスクは細分化する
・定期的にタスクの整理整頓をする

終わらないタスクの特徴

◆細分化できていない
・必要な作業内容が多岐にわたる
・自分だけで完結しない
・達成するのに数日かかる

着手するための計画を立てる必要や、把握に負担がかかるため、他のタスクよりも優先度を低くして着手を避けようとしやすいです。

◆必要性が曖昧
・管理者の思いつき
・他社事例を鵜呑みにする
・単なる希望の列挙

よく吟味されずに作られたものや、将来の理想像に基づいたりして作られたタスクは必要性が曖昧です。
口にするだけは簡単なので、この手のタスクは増えやすいです。

◆担当者が不適切

・自分のタスクなんだけど手が回らない
・自分の能力的にちょっとむずかしい
・担当者が間違ってる
・担当者が移動になった（退職した）のに再振り分けができていない

など、適任者に振り分けができていないものです。

【処理対策】

◆１日以上かかるタスクは細分化する

具体的にやるべきことを洗い出し、細分化しましょう。
目安としてはどんなに長くても１日で終わる作業にするのが良いです。

計画資料を作るなら、データ集め、データ分析、方針検討、デザイン、資料下書き、資料整形など、作業単位で区切っていきます。

具体的に洗い出すことで、このタスクに必要な実際の時間も見えてきますし、それを踏まえて本当に着手するのかの検討につなげることも出来ます。

◆定期的にタスクの整理整頓をする
タスクの進捗を定期的（少なくとも週に１回）に確認して、進行度が増えていないものは振り分けが適切なのか確認しましょう。

本当に取り組む必要性があるのかどうか、担当者が適切かなどを精査し、常にすべてのタスクが管理下に置かれている状態を作るのが大事です。
必要性が無いならタスクから削除するのも重要です。

【最後に】

終わらないタスクが溜まってくるとそれだけでストレスに繋がることもあります。
大きなタスクを細分化して少しずつ処理するほうが達成感にも繋がり、仕事が進みやすくなります。

タスクの整理整頓をしてうまく進めていきましょう。

最後までお読みいただき、ありがとうございました！
このような考え方があなたの役に立つことがあれば嬉しいです。

スキやフォローをしていただけると励みになります！