私が進捗報告で意識したいこと3つ

こんにちは。ソウタです。

今回は私が団体活動で学んだことをアウトプットしていきたいと思います。

テーマは『進捗報告』です。

私が進捗報告で意識したいこと3つをシェアしていきたいと思います。

はじめに

進捗状況を報告することはなぜ重要なのでしょう？
ビジネスでは報告・連絡・相談が重要だとされています。いわゆる、「報連相」ですね。
しかし、「進捗の何を報告したらいいのかわからない」と悩む人も多いのではないでしょうか？

まず、進捗を報告する意味と目的について説明します。

進捗報告は単に今行っている仕事がどのくらい進んでいるのか、進んでいないのかを把握するだけのものではありません。

計画通りに進んでいない場合、あるいは今後進まない事が予測される場合、そのままの状態では仕事に支障が起こるでしょう。

進捗状況が悪ければ、今後の作業が滞りなく進めていくために、スケジュールを変えたり、仕事の振り分けを変える必要があります。

今の状況を知るだけでなく、未来の状況を変えるためにも、進捗報告が必要なのです。

1,進捗は順調か否か、結論から話す。→今後の動きも交えながら話すこと。

計画やプロジェクトは予定通り進んでいるか？をまず、大前提で話しましょう。
→YES or NOのどちらかに該当するか、その証拠を提示しながら報告しましょう。

YESでもNO、どちらであっても、次回までに何をするのかの今後の動きも交えながら報告することが大切です。報告を受ける相手からすれば、もちろん今の状況も知りたいですが、未来の状況を一番知りたいのです。進捗が順調でないものであればなおさらです。

2,報告は細かく分けて行うこと。

企画書や報告書など、何か上司に資料を提出する際は、100%仕上げたものを持っていくのではなく、10%、20％と区切って適宜、進捗を確認してもらう。

これは報告する相手と共通認識にズレがないか、確認するためでもあります。
先日、インターン先の上司にdocument文書で10枚程度の企画書を提出しました。その時に、指摘されたのですが、10枚のうちの1枚目で私と上司の間で認識がズレて仕事をしていたため、２枚目以降の文書がすべてやり直しという形になりました。このようなことがあったからこそ、100%の状態で提出するのではなく、適宜、相手との認識をすり合わせながら報告することが重要ですね。

3,悪い報告は隠さず、早めに行うこと。

仕事では、順調に行く場合とそうではない場合が考えられると思います。
進捗状況を報告する相手である上司や同僚も仕事が全て順調に行かないことは想定済みです。

人間の心理上、良い報告は誰でもしたいですが、悪い報告は誰もしたくありません。私も、過去に結果が上手くいっていなかったので、会議で『来週までに良い成果にするから』という口実で悪い報告を隠してしまった経験があります。だめですね・・・・
悪い報告を包み隠さず報告すれば、周りから自分のプライドを捨て、常に組織の一員として行動できる人なんだな、と信頼されます。進捗が順調でないことを報告すれば、どうやったらプラスの方向に持っていけるのかのアドバイスをもらえる可能性も大いにあります。

仮に、あなたが報告を受ける立場に立ってみましょう。良い報告ばかりを聞いていると、本当に！？と疑ってみることも必要かもしれません。

終わりに

仕事は、常にスケジュールと目標がセットで設定されているはずです。
もし、あなたが悪い報告をそのまま放置し続けると、全体のスケジュール感が遅れ、目標に大きく遠ざかることでしょう。常に、組織の一員、チームの一員として成果を出すことの目的を忘れずに行動することを心がけたいですね。